2.4 Bewaarplicht
categorieën
Binnen uw organisatie wordt een veelheid aan data verwerkt. De overheid heeft in verschillende wetten vastgelegd dat bepaalde categorieën gegevens verplicht moeten worden geadministreerd en bewaard.
Deze plichten worden ook wel aangeduid met bewaar- en/of administratieplichten. Wanneer uw organisatie bij haar bedrijfsvoering geen gehoor geeft aan die plichten, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn.
In de AVG is geen termijn opgenomen voor het bewaren van persoonsgegevens. Organisaties moeten zelf bepalen hoe lang gegevens nodig zijn voor het doel waarmee ze verzameld zijn. Als die niet meer nodig zijn, of de bewaartermijn is verlopen, moet de organisatie ze vernietigen.
2.4.1 Soorten bewaarplichten
De wet kent een drietal belangrijke bewaarplichten, namelijk de fiscale bewaarplicht, de administratieplicht en de Archiefwet.
Fiscale bewaarplicht
administratie
De fiscale bewaarplicht houdt in dat de digitale en papieren administratie en de zogenoemde gegevensdragers (bijvoorbeeld een usb-stick) een bepaalde periode bewaard moeten blijven.
Deze bewaarplicht geldt ook als administratie wordt uitbesteed aan externen zoals een administratie- of accountantskantoor. U kunt de fiscale bewaarplicht terugvinden in artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR).
Administratieplicht
BTW
overheidsorganen
Een andere belangrijke bewaarplicht is de administratieplicht voor het bestuur van rechtspersonen. Volgens artikel 2:10 BW is dat bestuur verplicht om de gegevens over de organisatie in een – voor de Belastingdienst controleerbare boekhouding – vast te leggen. De administratie moet overzichtelijk en zodanig gedetailleerd bijgehouden zijn dat daaruit bijvoorbeeld blijkt hoeveel BTW de organisatie aan de Belastingdienst moet afdragen.
Archiefwet
Ten slotte geldt voor overheidsorganen nog een omvangrijke bewaarplicht in het kader van de Archiefwet. In deze Archiefwet en de daaraan verbonden ministeriële regelingen is niet alleen bepaald hoe overheidsorganen hun archief moeten inrichten en beheren, maar ook onder welke voorwaarden de bewaarde informatie mag worden verstrekt aan het publiek.
afwegen
De bewaartermijnen die voortvloeien uit de wet- en regelgeving moeten straks in sommige gevallen worden afgewogen tegen de rechten van betrokkenen op grond van de AVG. Het kan namelijk zo zijn dat de AVG in een bepaalde situatie in strijd is met een bewaarplicht.
Discussie conflicterende wetgeving loopt hoog op
klacht
De rechter in Rotterdam sprak zich onlangs uit over een zaak waarin de WBP en de Archiefwet conflicteerden. Het ging om een man die een klacht had ingediend bij de Inspectie voor de Volksgezondheid (IGZ). Die stuurde de klacht door naar het Landelijk Meldpunt Zorg (LMZ). Op verzoek van het LMZ stuurde de klager diverse schriftelijke stukken om de klacht te ondersteunen. De klacht werd niet in behandeling genomen, waarop de persoon op basis van de WBP de wederpartij verzocht om alle gestuurde stukken te vernietigen. IGZ en LMZ weigerden echter het dossier te vernietigen op basis van een bewaarplicht van tien jaar uit de Archiefwet.
Informatieplicht
gezondheidsgegevens
De rechter gaf de klager gelijk omdat in dit geval de vereisten uit de WBP leidend waren, indien in strijd met de verplichtingen in de Archiefwet. Ook stelde de rechter vast dat de man niet van tevoren op de hoogte was gebracht dat er sprake was van een bewaartermijn, waardoor er niet voldaan was aan de zogeheten informatieplicht. Verder wees de rechter erop dat gezondheidsgegevens niet zomaar mogen worden bewaard voor archiefdoeleinden.
Raad van State, 23 augustus 2017, ECLI (verkort): 2232