3.5 Verwerken in loonstaat

in kolom 3

Belaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan de werknemer moet u in zijn loonstaat verwerken. Belaste kostenvergoedingen neemt u op in kolom 3 van de loonstaat: Loon in geld. Belaste verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (loon in natura) boekt u in kolom 4: Loon anders dan in geld.

apart in kolom

U kunt de totale waarde van eventuele eigen bijdragen van de werknemer voor zijn loon in natura apart in kolom 4 van de loonstaat opnemen. U mag dit ook al meteen in mindering brengen op de in die kolom op te nemen totale waarde van het loon in natura.

te veel kostenvergoeding

Terugbetalen

negatief loon

geen negatief loon

Het kan gebeuren dat uw werknemer te veel aan kostenvergoeding heeft ontvangen, bijvoorbeeld door een verkeerde overboeking of het niet tijdig aanpassen van een vaste kostenvergoeding aan gewijzigde omstandigheden. U moet dan het te veel uitbetaalde bedrag bij de werknemer terugvorderen. Bij de terugbetaling door de werknemer van te veel ontvangen kostenvergoeding zijn er twee situaties mogelijk:

• De terugbetaling vormt negatief loon, omdat de eerdere vergoeding belast was. Er is als het ware sprake van een negatieve nabetaling, die u hetzelfde kunt behandelen als een (positieve) nabetaling. Het terug te betalen bedrag verlaagt dus het belastbare loon in de periode van terugbetaling. Onder voorwaarden mag u dit negatieve loon echter verwerken in het tijdvak waarop de terugbetaling betrekking heeft volgens de ‘loon-oversystematiek’.
• De terugbetaling vormt geen negatief loon, omdat de eerdere vergoeding onbelast was omdat het een gerichte vrijstelling of aangewezen eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte betrof. Als u het terugbetaalde bedrag aanwijst als eindheffingsloon, houdt uw organisatie meer vrije ruimte over.