3.4 Extra administratieve verplichtingen
extra verplichtingen
Bij het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van zaken aan werknemers heeft u soms met extra administratieve verplichtingen te maken. Het is van belang om hieraan te voldoen, omdat dit anders nare financiële gevolgen kan hebben!
Veel van de extra administratieve plichten spelen bij vergoedingen voor en verstrekkingen en terbeschikkingstellingen rond zakelijk vervoer van werknemers. Hierna volgen enkele voorbeelden.
Kilometervergoeding
U moet voor iedere werknemer per betalingstijdvak bijhouden voor welk aantal kilometers u een vergoeding heeft betaald en die gegevens bij de salarisadministratie bewaren. Dat moet ook voor incidentele reizen die u hem vergoedt, maar dat hoeft dan niet per se bij de salarisadministratie te gebeuren. En voor het kunnen salderen van een variabele kilometervergoeding aan werknemers moet u schriftelijk vastleggen dat de hogere kilometervergoedingen ook dienen ter dekking van de lagere kilometervergoedingen.
Ov
aannemelijk maken
Om het gebruik van openbaar vervoer door de werknemer aannemelijk te maken bij onbelaste vergoeding van plaatsbewijzen, kunt u bijvoorbeeld bij de administratie – dit hoeft niet per se bij de salarisadministratie – de (kopieën van de) gebruikte plaatsbewijzen bewaren.
De administratie van plaatsbewijzen hoeft niet per werknemer te gebeuren, zolang maar een directe en duidelijke link is te leggen tussen de aan de werknemers betaalde vergoedingen en de bewaarde plaatsbewijzen.
Privégebruik auto
kopie bewaren
ondertekende versie bewaren
Heeft de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst, dan moet u hiervan een kopie in de salarisadministratie bewaren om de bijtelling voor privégebruik van de (bestel)auto van de zaak achterwege te mogen laten. In het geval dat de werknemer met een bestelauto van de zaak deze niet privé gebruikt, kunt u namens hem een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ bij de Belastingdienst indienen. U moet dan een door hem ondertekende versie van die verklaring bij de salarisadministratie bewaren.
controle op naleving
En als met de werknemers met een (bestel)auto van de zaak is afgesproken dat zij deze niet privé mogen gebruiken – eventueel via een collectieve afspraak met de fiscus – moet u dat schriftelijk vastleggen en dit verbod op privégebruik bij de salarisadministratie bewaren. Uw bevindingen naar aanleiding van de (aantoonbare) controle op naleving van het verbod moet u ook vastleggen.