5.2 Beëindigingsovereenkomst opstellen
vastleggen
Als de werknemer en u overeenstemming hebben bereikt over het ontslag met wederzijds goedvinden, legt u dat vast in een vaststellingsovereenkomst, ook wel beëindigingsovereenkomst genoemd. Hierin zet u de gemaakte afspraken zwart-op-wit.
Bedoelingen
wederzijds goedvinden
transitievergoeding
In de beëindigingsovereenkomst zet u zo volledig mogelijk de bedoelingen van u en de werknemer uiteen. Als u vermeldt dat het een beëindigingsovereenkomst betreft en dat de werknemer en u met wederzijds goedvinden uit elkaar gaan, kan de werknemer later niet meer stellen dat het om een instemming met de opzegging gaat (een andere ontslagvorm). Dit is belangrijk omdat u zich bij een eenzijdige opzegging door de werkgever aan bepaalde opzegregels moet houden en bij ontslag met wederzijds goedvinden niet. Ook bent u bij eenzijdige opzegging door de werkgever een transitievergoeding verschuldigd. Bij ontslag met wederzijds goedvinden bent u niet verplicht om deze vergoeding te betalen (zie paragraaf 5.2.3).
5.2.1 Vaste onderdelen
naam
ondertekening
In de beëindigingsovereenkomst neemt u sowieso de volgende gegevens op:
- naam en adres werkgever;
- naam en adres werknemer;
- per welke datum de dienstbetrekking eindigt;
- wanneer de eindafrekening plaatsvindt;
- dat er geen dringende reden is voor het ontslag;
- dat het initiatief om het dienstverband te beëindigen van de werkgever komt en waarom;
- dat het gaat om een beëindiging met wederzijds goedvinden;
- datum en plaats van de ondertekening van de overeenkomst door de werkgever en de werknemer.
Op rendement.nl/hrdossier vindt u een handig voorbeeld van een beëindigingsovereenkomst – inclusief invulinstructies – dat u aan uw eigen situatie kunt aanpassen.
Houd u aan de opzegtermijn in de cao of in de wet om ervoor te zorgen dat de werknemer nog in aanmerking kan komen voor een WW-uitkering.
5.2.2 Aanvullende afspraken
loonafspraken
pensioenregeling
Voor de beëindigingsovereenkomst heeft uw organisatie de vrijheid om zelf te bepalen wat er allemaal wordt vastgelegd en afgesproken met de werknemer. Naast de hiervoor genoemde gegevens, kunt u in de beëindigingsovereenkomst ook andere gegevens opnemen. Vaak gaat het om afspraken over het einde van de dienstbetrekking. Voorbeelden van aanvullende afspraken zijn:
- de bedenktermijn voor de werknemer (zie paragraaf 5.3);
- eventuele vrijstelling van arbeid tot de einddatum;
- loonafspraken tot de einddatum;
- eventuele ontslagvergoeding;
- eventueel geldend concurrentie- of relatiebeding;
- afhandeling pensioenregeling;
- inleveren bedrijfseigendommen;
- het wel of niet betalen van juridische hulp voor de werknemer;
- dat de overeenkomst van kracht blijft als de werknemer toch geen aanspraak maakt op een WW- of ZW-uitkering;
- eventuele finale kwijting (zie paragraaf 5.4);
- hoe en door wie over het vertrek wordt gecommuniceerd.
5.2.3 Vergoeding
onderhandeling
Hoewel u bij ontslag met wederzijds goedvinden niet verplicht bent een transitievergoeding te betalen, zult u vaak toch met de werknemer onderhandelen over een ontslagvergoeding. De werknemer zal anders niet zo snel met deze vorm van ontslag instemmen. Bij de onderhandeling kunt u de transitievergoeding als houvast gebruiken. Het is namelijk goed voor te stellen dat een werknemer in ieder geval hetzelfde bedrag aan ontslagvergoeding wil ontvangen.
Niet alle werknemers zijn op de hoogte van de wettelijke regels. Benoem daarom expliciet dat de werknemer naast de ontslagvergoeding geen aanspraak maakt op een (wettelijke of contractuele) vergoeding, dan wel dat de transitievergoeding is verwerkt in de ontslagvergoeding.
Eindafrekening
vakantiedagen
WWZ
U moet een eindafrekening opmaken voor de afwikkeling van financiële zaken zoals het loon, niet-opgenomen vakantiedagen en de vakantiebijslag. Als u nog wat te verrekenen heeft of als is afgesproken dat u bijvoorbeeld niet het volledige vakantiesaldo uitbetaalt, is het goed om dit in de overeenkomst op te nemen. Denk ook aan bonusbetalingen en de uitbetaling van opties of aandelen.
Goedkoper uit met wederzijds goedvinden
De Wet werk en zekerheid heeft ervoor gezorgd dat in de periode 2018-2019 89% van alle ontslagen via een beëindigingsovereenkomst tot stand kwam, bleek uit een analyse enkele jaren geleden. In 2011-2012 was dat 62%.
Kosten
improductiviteitskosten
Dat is onder meer te verklaren vanuit kostenoogpunt: in de geëvalueerde periode was een werkgever gemiddeld € 27.500 kwijt voor wederzijds goedvinden, € 39.900 bij opzegging via UWV en € 48.300 bij ontslag via de rechter. Het gaat om een som van tijdbestedingskosten, juridische kosten, vergoedingen en improductiviteitskosten (loon vanaf de laatste feitelijke werkdag tot de einddatum van het contract). Ook de looptijd speelt een rol. Het traject van wederzijds goedvinden kost gemiddeld 16 weken, bij UWV is het 28 weken en bij de rechter 32 weken.
5.2.4 Wettelijke opzegtermijn
cao
Bij ontslag met wederzijds goedvinden hoeft u in principe geen rekening te houden met de wettelijke opzegtermijn. In de praktijk gebeurt dit wel voor het recht op een WW-uitkering. De opzegtermijn is afhankelijk van de duur van het dienstverband op het moment dat u de arbeidsovereenkomst opzegt (cao-afwijkingen daargelaten):
- Is een werknemer korter dan vijf jaar in dienst, dan is uw opzegtermijn één maand.
- Is een werknemer vijf jaar of langer, maar korter dan tien jaar in dienst, dan is uw opzegtermijn twee maanden.
- Is een werknemer tien jaar of langer maar korter dan vijftien jaar in dienst, dan is uw opzegtermijn drie maanden.
- Is een werknemer vijftien jaar of langer in dienst, dan is uw opzegtermijn vier maanden.