8.1 Te corrigeren gegevens
ongeacht invloed
kleine fouten
U moet zorgen dat elk gegeven in de loonaangifte correct is. Bij een fout in de aangifte moet u deze dan ook altijd corrigeren, ongeacht of dit van invloed is op de omvang van de verschuldigde loonheffingen. U moet dus ook fouten in namen, geboortedata en coderingen verbeteren. Als het om kleine fouten gaat – zoals een fout adres of een vergeten letter in een achternaam – is echter geen correctie nodig. U moet er dan alleen wel voor zorgen dat dit in de volgende loonaangifte goed wordt opgenomen.
Bij fouten in de werknemersgegevens is het zeker zaak dat u deze corrigeert. Die gegevens kunnen immers van belang zijn voor een eventuele uitkering van een werknemer.
Door een correctie kan blijken dat de onjuiste gegevens voor onjuiste cumulatieve bedragen in latere al ingediende loonaangifte(n) hebben gezorgd (meer informatie over deze VCR-methode vindt u in paragraaf 5.2). In dat geval zult u die latere aangifte(n) ook moeten corrigeren.
Inkomstenverhouding
altijd volledig collectief deel
mogelijkheid ondersteund
Als u een onjuiste of onvolledige loonaangifte heeft ingediend, moet u altijd een volledig ingevuld collectief deel van de aangifte insturen, met de gegevens die al juist waren en de verbeterde en ontbrekende gegevens. Bij een fout in het nominatieve deel van de aangifte (de werknemersgegevens) zijn er drie situaties mogelijk:
- Bij een vergeten inkomstenverhouding voegt u deze alsnog toe.
- Bij onjuist ingevulde gegevens moet u in elk geval voor die betreffende inkomstenverhouding alle gegevens opnieuw aanleveren, dus zowel de verbeterde gegevens als de gegevens die al juist waren.
- Bij een onterechte aangifte voor een inkomstenverhouding trekt u deze in (deze mogelijkheid wordt door de meeste softwarepakketten ondersteund).
Loonheffingennummer
Als u een fout heeft gemaakt in de vermelding van het loonheffingennummer van uw onderneming, betekent dit dat u feitelijk nog geen loonaangifte heeft gedaan. U zult dan ook in elk geval opnieuw loonaangifte moeten doen voor (en onder vermelding van) het juiste loonheffingennummer.
niets aan de hand
neem contact op
Wat u verder moet doen, hangt af van de fout die u in het loonheffingennummer heeft gemaakt. Zat die fout in het subnummer maar hoeft er voor dat subnummer geen loonaangifte te worden gedaan, dan is er niets aan de hand en hoeft u verder geen actie te ondernemen. Bij gebruik van een verkeerd subnummer terwijl er voor dat subnummer wel loonaangifte nodig is, zult u de ingediende aangifte moeten corrigeren. Zit de fout ergens anders dan in het subnummer maar heeft u geen foutmelding van de Belastingdienst ontvangen, neem dan contact op met de BelastingTelefoon (0800-0543).
Naheffingsaanslag als alternatief voor correctie
in de vorm van eindheffing
schriftelijk verzoek
U kunt onder het corrigeren van fouten in de werknemersgegevens uitkomen door de Belastingdienst om een naheffingsaanslag te verzoeken. U betaalt de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen dan in de vorm van eindheffing, samen met de verschuldigde premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW. U kunt alleen van deze mogelijkheid gebruikmaken als de (uitkerings)belangen van uw werknemers niet opwegen tegen uw administratieve lasten van het corrigeren van de werknemersgegevens. Bovendien geldt dat:
- het moet gaan om fouten in loonbestanddelen of om tariefsverschillen die niet of bezwaarlijk te individualiseren zijn;
- u een schriftelijk verzoek om een naheffingsaanslag naar uw belastingkantoor moet sturen, waarin u de betreffende bedragen specificeert;
- u aannemelijk moet maken dat het niet corrigeren van de werknemersgegevens geen onevenredige nadelige gevolgen voor een eventuele uitkering van UWV aan de werknemers met zich meebrengt.