3.2 Moment van loonaangifte doen
U doet aangifte loonheffingen over een aangiftetijdvak. Al het loon dat in dat tijdvak fiscaal is genoten moet u in de betreffende aangifte verantwoorden. In de eerder genoemde Aangiftebrief loonheffingen staat welk aangiftetijdvak de Belastingdienst voor uw onderneming heeft vastgesteld, meestal een periode van een kalendermaand of van vier weken. Slechts in enkele gevallen is het aangiftetijdvak een andere periode:
- Er geldt een aangiftetijdvak van een kalenderhalfjaar voor werknemers van zelfstandige binnenschippers die aan boord van het schip wonen;
- Er geldt een aangiftetijdvak van een kalenderjaar voor personeel aan huis, personeel in het kader van een persoonsgebonden budget sociale werkvoorziening en meewerkende kinderen.
Als u van aangiftetijdvak wilt veranderen, moet u het formulier Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen gebruiken, dat is te downloaden via de website belastingdienst.nl. Wilt u dat de wijziging per 2016 ingaat, dan moet het formulier uiterlijk 14 december 2015 bij de fiscus binnen zijn.
Na afloop
ook tijdens het aangiftetijdvak
De aangifte loonheffingen doet u na afloop van het betreffende aangiftetijdvak. Alleen als u weet dat de gegevens van de loonaangifte toch niet meer gaan wijzigen, kunt u de aangifte ook al tijdens het aangiftetijdvak doen. Het doen van loonaangifte voordat het betreffende aangiftetijdvak is begonnen, is echter niet mogelijk; de Belastingdienst zal de aangifte dan afwijzen. Alleen bij loonaangiften voor directeuren-grootaandeelhouders (dga’s) die niet zijn verzekerd voor de werknemersverzekeringen en voor pensioen- en stamrecht-bv’s kunt u loonaangifte doen voordat het betreffende aangiftetijdvak is begonnen.
uiterste aangiftedata
In de Aangiftebrief loonheffingen staat precies vermeld wanneer de loonaangiften van uw onderneming uiterlijk bij de Belastingdienst binnen moeten zijn. Een overzicht van de uiterste aangiftedata kunt u ook downloaden via de website van de Belastingdienst.
Geen loonheffingen, toch aangifte doen
nihilaangifte
nulaangifte
Ook als uw onderneming geen loonheffingen verschuldigd is, moet u tijdig loonaangifte doen. Het hangt van de situatie af of u dan een zogeheten nihil- of nulaangifte moet doen:
- Een nihilaangifte is nodig als uw onderneming in het aangiftetijdvak geen werknemers in dienst had. Het collectieve deel van de aangifte laat u leeg of u vult 0 in en het nominatieve deel vult u niet in.
- Een nulaangifte is nodig als uw onderneming in het aangiftetijdvak wel werknemers in dienst had, maar geen loon heeft uitbetaald. U vult de loonaangifte helemaal in, maar bij het loon, de loonheffingen en de verloonde uren in het nominatieve deel vermeldt u 0.
Loontijdvak
welk loontijdvak
Let op dat een aangiftetijdvak iets anders is als een loontijdvak. Het aangiftetijdvak is het tijdvak waarover u loonaangifte doet. Het loontijdvak is het tijdvak waarover de werknemers het loon hebben genoten. Uw onderneming bepaalt welk loontijdvak wordt aangehouden. Hierbij heeft u de keuze uit een tijdvak van een jaar, maand, vier weken, week, dag maar bijvoorbeeld ook zes dagen. Als u met de werknemers afspreekt dat u per maand uitbetaalt, dan is het loontijdvak een maand.
praktisch
Het is het meest praktisch als uw aangiftetijdvak aansluit bij het door de onderneming gehanteerde loontijdvak. Als dit niet het geval is, kunt u dit mogelijk laten aansluiten door het aangiftetijdvak te wijzigen (zie de vorige pagina).
uitbetaalde loon
aantal loondagen
Anders moet u rekening houden met de volgende zaken:
- U doet per aangiftetijdvak aangifte van het in dat tijdvak uitbetaalde loon. Bij toepassing van de loon-oversystematiek (zie paragraaf 3.3) rekent u nabetalingen aan werknemers over tijdvakken van hetzelfde kalenderjaar echter toe aan die tijdvakken.
- U mag bij de rubriek Datum aanvang inkomstenverhouding geen datum invullen die buiten het aangiftetijdvak ligt. Als de datum buiten het aangiftetijdvak ligt, moet u de eerste datum van het aangiftetijdvak opnemen. Slechts in enkele gevallen is het invullen van een datum buiten het aangiftetijdvak toegestaan.
- U moet per aangiftetijdvak het aantal loondagen (SV-dagen) invullen waarover de werknemer loon ontvangt, ongeacht of u dit loon in het betreffende aangiftetijdvak uitbetaalt of in een ander tijdvak.