4.6 Werken met zzp’ers

Werkt u met zzp’ers? Let er dan op dat u gegevens van zzp’ers niet mag archiveren alsof het gaat om gegevens van uw personeel. Tot 1 mei 2016 was het bewaren van identificatiebewijzen van zzp’ers wettelijk verplicht. Maar als u nu een zzp’er inschakelt, mag u niet langer een kopie van zijn identiteitsbewijs maken en in uw administratie bewaren.

Wet DBA

VAR

minimumtarief

Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en het vervallen van de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) is er geen wettelijke grond meer om een zzp’er om een kopie van zijn identiteitsbewijs te vragen. De wet DBA voldoet echter niet aan de verwachtingen. Deze wet is nog steeds van kracht, maar wordt niet volledig gehandhaafd. Er wordt momenteel gewerkt aan een nieuwe regelgeving met een minimumtarief voor zzp’ers, een zelfstandigen- en een opdrachtgeversverklaring. Deze wordt in 2021 verwacht.

Ontwikkelingen in de wetgeving

BTW-nummer

Tot 1 januari 2020 hadden zzp’ers een BTW-nummer dat hun BSN bevatte. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens overtrad de Belastingdienst hiermee de privacywet. Daarom hebben alle zzp’ers in de laatste maanden van 2019 nieuwe BTW-identificatienummers gekregen. Dit nieuwe BTW-nummer vervangt het BTW-nummer in alle correspondentie met zakelijke contacten. Denk hierbij aan facturen, de bedrijfswebsite en andere communicatiemiddelen

4.7 De internationale organisatie

Tot nu toe ging het steeds over het Nederlandse retentierecht en de daarbij behorende bewaartermijnen. Opereert uw organisatie internationaal, dan heeft u te maken met uiteenlopende of zelfs conflicterende lokale retentiewetgeving(en). In dit geval zijn er enkele kwesties waar u goed over na moet denken voordat u begint met archiveren.

4.7.1 Bewaarvorm

Om te beginnen moet u nagaan of het retentierecht ook in dat land een verplichte bewaarvorm kent. Er wordt steeds meer elektronisch gearchiveerd om zo de uitvoering van het retentiebeleid te vergemakkelijken. Toch is het in sommige landen wettelijk vastgelegd dat u bepaalde documenten in de oorspronkelijke vorm moet bewaren. Denk hierbij aan:

• bestuursnotulen;
• verzegelde documenten;
• vertrouwensdocumenten;
• originele documenten onder voorbehoud van een gerechtelijke procedure.

4.7.2 Ken uw verantwoordelijkheden

Organisaties die in een internationale context opereren, zijn onderhevig aan een veelvoud van wetten en regels. In het geval van shared service organisaties of organisaties met een hoofdkantoor dat voor alle wereldwijde vestigingen de administratie verzorgt, kan dit leiden tot conflicterende bewaartermijnen. In principe is dit geen probleem, zolang er duidelijk is welke bewaartermijnen gelden voor welke gegevens.

Facturen

Neem een bestand met facturen. Het kan zijn dat u facturen van een klant in België langer moet bewaren dan van een klant in Nederland. U heeft dan twee mogelijkheden:

• U maakt een onderscheid tussen de facturen en bewaart deze per land langer of korter.
• U kiest voor harmonisatie van de bewaartermijn op basis van het langste bewaartermijn. Deze optie leidt er wel vaak toe dat u een deel van de gegevensset te lang bewaart.

4.7.3 Overlap bewaartermijnen

De meeste landen hebben eigen wettelijke bewaartermijnen. Wereldwijd, maar zelfs binnen Europa zijn deze niet hetzelfde. Het belangrijkste aandachtspunt is, als u te maken heeft met verschillende bewaartermijnen, het vaststellen van de juiste bewaartermijnen. Dit doet u niet alleen voor uw eigen vestiging, maar ook voor de vestigingen van uw organisatie in andere landen.

Als leidraad voor de juiste bewaartermijn is het meest veilige om de langste bewaartermijn te hanteren voor de gehele organisatie. Wetgeving verandert regelmatig en daarom is het belangrijk om in ieder geval jaarlijks een analyse te doen van de wetgeving.