4.1 Werknemers identificeren

bewaarplicht

Op grond van de Wet op de loonbelasting 1964 heeft u als werkgever een identificatieplicht. U moet dus de identiteit van een nieuwe werknemer vaststellen (de verificatieplicht) en een kopie van het originele en geldige identiteitsbewijs in de salarisadministratie bewaren (de bewaarplicht).

4.1.1 Verificatieplicht

identiteits-
bewijs

Het eerste onderdeel van de identificatieplicht bij de indiensttreding van een werknemer is de verificatieplicht. Dit houdt in dat u de identiteit van de nieuwe werknemer moet controleren aan de hand van zijn originele en geldige identiteitsbewijs. Hiervoor kunt u alleen een paspoort, identiteitsbewijs of vreemdelingendocument gebruiken (dus geen rijbewijs). Zorg ervoor dat u de identiteit van de werknemer vaststelt voordat hij aan de slag gaat!

Identiteit controleren

vastleggen

Bij ontvangst van de gegevens van de werknemer moet u deze controleren en vastleggen in uw administratie. Bij de controle van het identiteitsbewijs van de werknemer moet u in ieder geval letten op de volgende zaken:

• pasfoto;
• handtekening;
• nationaliteit;
• geldigheid van het identificatiedocument.

4.1.2 Bewaarplicht

nieuwe werknemers

geldig

origineel 
document

Het tweede onderdeel van de identificatieplicht bij nieuwe werknemers is de bewaarplicht. Werkgevers zijn verplicht om al hun werknemers formeel te identificeren. Dit houdt in dat u een kopie van het originele en geldige identiteitsbewijs moet maken en in de salarisadministratie moet bewaren. De kopie van het identiteitsbewijs mag een papieren of elektronische zijn. Daarnaast moet de kopie goed leesbaar zijn en alle persoonsgegevens van het originele document duidelijk weergeven. Hierbij gaat het in elk geval om:

• het documentnummer;
• de pasfoto;
• het BSN van de werknemer.

Van de pagina’s van het identiteitsbewijs zonder informatie hoeft u geen kopie te bewaren!

Verwerking

AVG

BSN

Zowel het vastleggen als bewaren van persoonsgegevens valt volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) onder het verwerken van persoonsgegevens. Verwerking omvat namelijk elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens, zelfs het raadplegen ervan. Verdere verwerking van BSN’s is echter gelimiteerd. Zo bepaalt de Uitvoeringswet AVG dat organisaties BSN’s niet mogen gebruiken als personeelsnummer.

4.1.3 Bewaartermijn

juridische 
belangen

Het vaststellen van de bewaartermijn is een essentiële stap in het archiveren. De bewaartermijnen vindt u vaak in wet- en regelgeving, bijvoorbeeld in de recent aangescherpte privacywetgeving, de archiefwet of sectorspecifieke regelgeving (zie hoofdstuk 3). Daarnaast kunnen juridische belangen ook meespelen bij bewaartermijnen. Denk bijvoorbeeld aan een afwijkende bewaartermijn voor gegevens van een (oud-)werknemer tegen wie een rechtszaak loopt.

Vijf jaar

uitdienst-
treden

beschikking

De bewaartermijn is door de categorie van gegevens vast te stellen. In de wet staat bijvoorbeeld nadrukkelijk dat uw organisatie de kopie van het identiteitsbewijs vijf jaar moet bewaren. Hierbij gaat het om een termijn van vijf volle kalenderjaren na uitdiensttreding van de betreffende werknemer. Deze bewaartermijn geldt ook voor:

• opgaven van gegevens voor de loonheffingen (inclusief eventuele gegevens over toepassing van de studenten- en scholierenregeling)
• de (kopieën van) beschikkingen en verklaringen die u van de werknemers heeft ontvangen. Denk hierbij aan een machtiging voor toepassing van een lager percentage dan volgens de tabel voor bijzondere beloningen.

Zeven jaar

zeven jaar

Zoals u in hoofdstuk 3 kon lezen geldt voor fiscale gegevens uit de salaris- en personeelsadministratie een bewaartermijn van zeven jaar. Deze termijn begint te lopen op 1 januari na het jaar waarin de betreffende gegevens in de loonadministratie zijn opgenomen.