1.4 Brandstofkosten
Uw onderneming kan over de verrekening van de brandstofkosten voor de auto van de zaak diverse afspraken maken met de werknemer of de leasemaatschappij.
Brandstof bij fullservice contract inbegrepen
afrekening
Bij het gebruik van leaseauto’s betaalt uw onderneming de leasemaatschappij een vast bedrag per maand. Bij de keuze voor een fullservice leasecontract zijn ook de brandstofkosten inbegrepen. In het termijnbedrag zit in dat geval een voorschot op de brandstofkosten. De afrekening met de leasemaatschappij verloopt meestal via twee facturen: één voor de reguliere huur en één voor het voorschot met verrekening van de werkelijke brandstofkosten in de voorgaande maand.
afspreken
U kunt met de werknemer afspreken dat uw onderneming alle tankbeurten voor haar rekening neemt, óók die voor de privéritten. U kunt hierbij afspreken dat de werknemer een vaste eigen bijdrage voor de brandstofkosten betaalt.
nadeel
U kunt ook afspreken dat de werknemer de brandstof voor zijn privégebruik zelf betaalt (of niet van u vergoed krijgt). Het nadeel hiervan is de administratieve rompslomp: de werknemer moet dan een rittenregistratie bijhouden om het brandstofverbruik aan zakelijke of privéritten te kunnen toewijzen, die u vervolgens moet verwerken in de loonadministratie. Een vaste eigen bijdrage is meestal handiger.
Tankpas
tankbonnen verwerken
Neemt uw onderneming alle brandstofkosten voor haar rekening – eventueel gecompenseerd door een vaste eigen bijdrage – dan moet de werknemer de tankbonnen bewaren en moet u die bonnen in de administratie verwerken. Een tankpas voorkomt deze administratieve rompslomp. En de werknemer hoeft dan ook de brandstofkosten niet voor te schieten. Bovendien kunnen met de tankpas vaak ook zaken als olieverversing en wasbeurten worden afgerekend.
kilometerstand
De meeste leasemaatschappijen werken met een tankpas, maar ook bij een eigen wagenpark is een tankpas een optie. De werknemer voert bij het afrekenen van de tankbeurt alleen de kilometerstand in. Hierdoor heeft u meteen inzicht in het brandstofverbruik en de gereden kilometers.
Bij gebruik van een tankpas ontvangt u eens per maand een factuur met een overzicht van alle tankbeurten met de (lease)auto’s. Voor deze service betaalt u een vast bedrag per maand. Een vergelijking van tankpasaanbieders vindt u op rendement.nl/salarisdossier.
Onbelast
intermediaire kosten
De brandstofkosten die uw werknemer voorschiet voor gebruik van de auto van de zaak kunt u hem onbelast vergoeden, ongeacht of het gaat om zakelijk of privégebruik van de auto. Dit zijn namelijk intermediaire kosten en een vergoeding voor zulke kosten geldt niet als loon.
zonder meer
U kunt dan ook in de gebruikersovereenkomst of de autoregeling opnemen dat uw onderneming alle kosten die een werknemer maakt ten behoeve van de auto van de zaak als intermediaire kosten beschouwt. Onbelaste vergoeding (of rechtstreekse betaling) van die kosten is dus zonder meer mogelijk, ook als het bijvoorbeeld om brandstofkosten tijdens een weekendje weg of vakantie in het buitenland gaat.
Uw onderneming hóéft privékosten rond de auto van de zaak niet voor haar rekening te nemen. Als u dat wel doet, kunt u als tegenprestatie de eigen bijdrage voor privégebruik van de werknemer verhogen; dit kunt u dan in mindering brengen op de bijtelling (zie ook paragraaf 4.4).