8.3 De keuze
deels
zelf invulling geven
De uiteindelijke verwerkingskeuze kunt u bijvoorbeeld per loonbestanddeel, per werknemer of per groep werknemers maken. U heeft daarbij ook de mogelijkheid om deels voor de verwerking als werknemersloon en deels voor de verwerking als eindheffingsloon te kiezen. Verder is het niet nodig dat werknemers eerst zelf kosten maken voordat u deze – via het aanwijzen als eindheffingsloon – onbelast kunt vergoeden. De werknemers hoeven dus bijvoorbeeld geen bonnetjes en dergelijke bij u in te leveren, wil u de kostenvergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte kunnen onderbrengen.
Kaders
Uw onderneming kan zelf invulling geven aan de beslissing voor het al dan niet aanwijzen als eindheffingsloon. Maar u moet uw keuze uiteraard wel maken binnen de kaders van wat in de individuele arbeidsovereenkomst of eventuele cao is afgesproken en met inachtneming van de (wettelijke) regels rond de arbeidsvoorwaarden van werknemers.
U kunt de keuze voor het al dan niet aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte niet altijd vrij maken. Soms is namelijk een bepaalde fiscale afhandeling voorgeschreven. De mogelijke inperkingen van uw keuzevrijheid komen aan bod in hoofdstuk 9.
Voordeel
niet per werknemer
Het administratieve voordeel van het aanwijzen als eindheffingsloon is dat u de vergoedingen en verstrekkingen die u in de vrije ruimte onderbrengt niet per werknemer hoeft te administreren.
onbelast voor onderneming
Verder kan het benutten van de voor uw onderneming geldende vrije ruimte ook financieel voordeel opleveren. Als u een vergoeding of verstrekking als loon bij de werknemer verwerkt, bent u daarover namelijk premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) verschuldigd. Als u deze vergoeding of verstrekking als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt, maakt u dit loon niet alleen onbelast voor de werknemer, maar ook voor uw onderneming! Over het eindheffingsloon hoeft u namelijk geen premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW te betalen.
Bovendien vormt het aangewezen eindheffingsloon bij eventuele overschrijding van de vrije ruimte ook alleen loon voor de loonbelasting, wat u dan voldoet in de vorm van 80% eindheffing. Dit pakt vaak zelfs nog voordeliger uit dan wanneer u een looncomponent bruteert (zie ook paragraaf 11.1).