8.3 Geen bijtelling privégebruik

Alleen in de volgende gevallen mag uw bv die bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak achterwege laten:

• U heeft een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat u niet meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden.
• U kunt met ander bewijs aantonen dat u niet meer dan vijfhonderd kilometer privé heeft gereden.
• U heeft een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst en een kopie afgegeven aan uw bv.

8.3.1 Sluitende rittenregistratie

U kunt met een sluitende en controleerbare rittenregistratie bewijzen dat u de auto van de zaak jaarlijks voor maximaal vijfhonderd privékilometer gebruikt. Een sluitende rittenregistratie bevat de volgende gegevens:

• autogegevens:
  • het merk;
  • type;
  • kenteken van de auto;
  • periode waarin de auto ter beschikking staat (de begindatum en als die bekend is, ook de einddatum van de beschikkingsperiode);
• ritgegevens (de enkelereisafstand tussen twee adressen):
  • datum;
  • ritnummer (per dag te nummeren);
  • begin- en eindstand kilometerteller;
  • vertrek- en bezoekadres;
  • de route, als het niet om de gebruikelijke route gaat;
  • het doel van de rit (privé of zakelijk);
  • eventueel privé-omrijdkilometers (bij een gemengde rit).

Controleren

Uw bv moet de juistheid van een rittenregistratie controleren aan de hand van bijvoorbeeld de kantooragenda’s, digitale routeplanners, garagenota’s en opgelopen verkeersboetes. Deze gegevens moet u bewaren bij uw loonadministratie, als ondersteunend bewijs richting de Belastingdienst. Blijkt de rittenregistratie toch niet in orde te zijn, dan klopt de fiscus bij uw bv aan. Uw bv draait dan op voor de naheffingsaanslag loonheffingen, rente en een eventuele boete.

8.3.2 Ander bewijs leveren

U kunt bijvoorbeeld ook schriftelijk afspreken dat privégebruik niet is toegestaan. Voor zo’n afspraak is vereist dat uw bv het privégebruik moet controleren en administreren, u niet verzekerd bent voor privégebruik, u nog een eigen auto heeft en er een passende sanctie geldt bij overtreding van het verbod (bijvoorbeeld een geldboete).

8.3.3 Verklaring geen privégebruik auto

U kunt bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen als u op jaarbasis niet meer dan vijfhonderd privékilometers met de auto van de zaak rijdt. Als u de verklaring ontvangt, moet u daarvan een kopie maken en die bewaren in de loonadministratie van uw bv. Met het aanvragen hiervan neemt u als werknemer ook alle verantwoordelijkheid op u. U moet op verzoek van de fiscus kunnen bewijzen dat u niet meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden met de auto van de zaak.