U bent hier

Onderneming & Fiscus
…
BTW-regels bij zakendoen met het buitenland2. Goederen leveren binnen de Europese Unie2.3 Administratieve verplichtingen
Voor Onderneming & Fiscus

2.3 Administratieve verplichtingen

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier Fiscaal Rendement
Publicatiedatum: juni 2019

extra

betaling

Voor intracommunautaire leveringen en intracommunautaire verwervingen gelden naast de algemene administratieve verplichtingen extra eisen. Bij een intracommunautaire levering moet het volgende blijken uit uw administratie:

  • U heeft goederen geleverd aan een ondernemer die BTW-aangifte doet. Dit kunt u bewijzen met:
    • de factuur,
    • het betalingsbewijs;
    • het BTW-identificatienummer van uw klant.
  • U heeft de goederen naar een ander EU-land vervoerd.

2.3.1 BTW-identificatienummer

controle

Bij een intracommunautaire levering is het voor u als leverancier belangrijk om te achterhalen of uw klant inderdaad ondernemer is. Als u 0% BTW in rekening brengt en blijkt bij controle van uw administratie dat uw klant geen BTW-aangifte hoeft te doen, krijgt u namelijk een naheffingsaanslag. U moet dan alsnog BTW betalen over de goederen die u zonder BTW heeft geleverd.

Controle

VIES

geldigheid

Wilt u vooraf er zeker van zijn dat u zakendoet met een BTW-ondernemer? Controleer dan het BTW-identificatienummer van uw afnemer met het zogeheten VIES-systeem op de website van de Europese Commissie. Op deze site controleert u:

  • de geldigheid van het BTW-identificatienummer;
  • naam- en adresgegevens van uw afnemer.

Bewaar het resultaat van de controle in uw administratie. Print het uit of sla het op in uw computer. Is het nummer niet geldig of wijken de naam- en adresgegevens af? Neem dan contact op met de afnemer.

Intracommunautaire verwerving

Bij een intracommunautaire verwerving geeft u uw BTW-identificatienummer aan de leverancier. Uw leverancier mag alleen zonder BTW leveren als hij uw BTW-identificatienummer op de factuur vermeldt.

apart

Het is verstandig om de intracommunautaire leveringen en verwervingen apart te registreren in uw administratie. Registreer de bedragen per afnemer en per leverancier afzonderlijk, bij voorkeur op basis van het BTW-identificatienummer. Op die manier kunt u de leveringen en verwervingen later gemakkelijk overnemen op de BTW-aangifte en de Opgaaf ICP.

2.3.2 Goederen zijn vervoerd

bevestiging

betalingen

U moet ook kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten en zijn vervoerd naar een ander EU-land. Dit doet u met bijvoorbeeld:

  • bestelformulieren en orderbevestigingen;
  • de polis van een vervoersverzekering;
  • een kopie van de vrachtbrief;
  • bewijzen van betalingen uit het buitenland;
  • facturen op naam van de buitenlandse koper;
  • een vervoersverklaring (bij afhaaltransacties).

2.3.3 Factuureisen

verlegd

Bij een intracommunautaire levering moet uw factuur voldoen aan extra eisen. Naast de gegevens die u normaal op een factuur vermeldt, staan er op de factuur van een intracommunautaire levering ook:

  • het BTW-identificatienummer van uw afnemer;
  • ‘BTW verlegd’ met een verwijzing naar tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968 of artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112.

Als u buitenlandse BTW in rekening brengt aan een klant die geen aangifte hoeft te doen, moet uw factuur ook voldoen aan de buitenlandse factuureisen.