7.3 Bestendige gedragslijn
bedrijfs- economisch
belasting-voordeel
Goed koopmansgebruik geeft u vrijheid bij de keuze van een manier van het bepalen van de winst. Daarbij is elke manier toegestaan, zolang die bedrijfseconomisch aanvaardbaar is en niet in strijd is met de wet. Heeft u eenmaal een methode gekozen, dan moet u deze de daarop volgende jaren gebruiken. Dit staat bekend als de bestendige gedragslijn. U mag alleen van methode wisselen als goed koopmansgebruik dit rechtvaardigt; niet voor eenmalig belastingvoordeel.
Hoofdregel administratieplicht
fiscaal aanvaardbaar
Als hoofdregel geldt dat u alle winsten en verliezen moet toerekenen aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Uw administratie moet op zodanige wijze zijn ingericht, dat u aan de hand daarvan uw fiscale winst kunt berekenen. In deze context bezien, mag u onder ‘goed koopmansgebruik’ dus verstaan dat wat bedrijfseconomisch en fiscaal aanvaardbaar is, als dat niet in strijd is met fiscale wetgeving. In de woorden van de Belastingdienst: ‘de boekhouding op een algemeen geaccepteerde manier voeren’. Geeft u hieraan gehoor, dan kunt u op een goed onderbouwde manier uw aangifte VPB indienen.
7.3.1 Enkelvoudig boekhouden
kleine bv’s
privé- stortingen
ordners
Kleine bv’s hanteren voor hun fiscale winstbepaling vaak het systeem van enkelvoudig boekhouden. Volgens dit systeem houdt u een kasboek bij, waarin u alle kasuitgaven en -ontvangsten vastlegt. Uit het kasboek moet duidelijk blijken wat de bron van de ontvangsten van uw onderneming is (bijvoorbeeld verkopen, privéstortingen of opgenomen leningen) en wat de bestemming van uw uitgaven is (bijvoorbeeld inkopen, lonen of aflossingen). In een bankboek bewaart u uw bankafschriften, die u eventueel kunt voorzien van aantekeningen, zodat u achteraf eenvoudig kunt zien wat de bron van de ontvangsten en de bestemming van de uitgaven is. Berg inkoop- en verkoopfacturen, privéopnames en kostennota’s in ordners op.
Bij enkelvoudig boekhouden houdt u dus geen grootboek of journaalposten bij waarmee u de toe- of afname van uw eigen vermogen registreert. Aan het eind van het jaar moet u eventuele investeringen uit de uitgaven verwijderen en de afschrijving bepalen.
BTW
kosten- egalisatie-reserve
dubbel boekhouden
Het systeem van enkelvoudig boekhouden is – ook bij kleine ondernemingen – niet altijd bruikbaar en aanvaardbaar. Als u gebruikmaakt van fiscale faciliteiten, zoals een herinvesteringsreserve of een kostenegalisatiereserve, of als u ook ondernemer bent voor de BTW, kunt u bij enkelvoudig boekhouden niet uw af te dragen en te vorderen BTW over een bepaald tijdvak uit uw administratie halen. De BTW moet u tenslotte afdragen in het tijdvak waarin u de factuur uitreikt en niet in het tijdvak waarin u de betaling ontvangt (zie hoofdstuk 5).
7.3.2 Dubbel boekhouden
debiteurenpost
In het systeem van dubbel boekhouden maakt u wel gebruik van een grootboek en journaalposten. U boekt betalingen altijd tegen op een kosten-, opbrengsten- of balansrekening in het grootboek, zodat de debet- en creditzijde altijd gelijk zijn aan elkaar. Opbrengsten boekt u op het moment dat u de factuur uitreikt. De tegenboeking is een vordering op de klant, zodat er op de balans een debiteurenpost ontstaat. De betaling van de factuur boekt u dan op een later moment tegen op de vordering, zodat de vordering weer van de balans verdwijnt.