3.1 Fiscale bewaarplicht
bewaren
inzichtelijk
De wettelijke administratieplicht houdt in dat u van uw vermogenstoestand en van alles wat uw bv betreft een administratie moet voeren en bewaren. Dit moet op zodanige wijze dat op elk moment uit de bij de administratie behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers, de informatie is te halen die van belang is voor de belastingheffing. De essentie is dat alle gegevens in uw administratie inzichtelijk en duidelijk zijn. De controleambtenaar moet zonder veel moeite snel goed inzicht kunnen krijgen in de gegevens die tot de administratie behoren, zodat hij zijn conclusies kan trekken of de aangifte correct is.
Basisgegevens administratie
bewaarplicht
Voor de basisgegevens van uw administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
Werknemersverzekeringen
loonstaten
kalenderjaren
Voor de werknemersverzekeringen geldt een bewaarplicht van ten minste vijf jaar van de loonstaten (of de bescheiden die u in de plaats daarvan moet bijhouden) en de loonadministratie. Loonbelastingverklaringen, kopieën van identiteitsbewijzen en de bijlagen studenten- en scholierenregeling moet u ten minste vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren. Deze termijn gaat in na afloop van het kalenderjaar waarop de documenten betrekking hebben.
Ook als u stopt met uw onderneming of geen inhoudingsplichtige meer bent, moet u de gegevens nog de volledige termijn bewaren die hiervoor geldt.
Gegevensdragers
afspiegeling
Bij het administreren van de ondernemersactiviteiten gaat het om veel meer dan alleen de reguliere boekhouding. De Belastingdienst wil niet alleen de cijfers zien maar ook kunnen beoordelen of uw administratie een goede afspiegeling is van de feitelijke gang van zaken in uw bv. Denk aan de rittenadministratie, maar bijvoorbeeld ook aan de projectadministratie of de uitbetalingen aan derden. Bij de controle draait het om álle gegevensdragers aan de hand waarvan de controle en belastingheffing van belang kunnen zijn, waaronder:
- de gehele (financiële) administratie;
- kladberekeningen;
- kasboeken;
- kassarollen;
- afsprakenboeken en (zak)agenda’s;
- nota’s en kwitanties;
- cd’s, usb-sticks en dergelijke en hun inhoud;
- notulen, correspondentie;
- contracten.
Omzetten van gegevens naar andere vorm
omzetten
reproduceren
Als u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan, is sprake van conversie. Bijvoorbeeld bij het scannen van bonnen of omzetten van facturen naar pdf. Ook als u op een nieuw computersysteem overgaat, is sprake van conversie. Hierbij moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- U zet alle gegevens over.
- U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is.
- U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
printen
Het is niet toegestaan om computerbestanden te printen en de oorspronkelijke bestanden te verwijderen.
Strafvervolging
strafbaar
kopieën
Het niet voeren van een administratie en niet of onjuist of onvolledig verstrekken van informatie als de wet een verstrekkingsplicht bevat, is strafbaar, net als:
- het niet voor raadpleging beschikbaar stellen van gegevensdragers of het beschikbaar stellen van gegevensdragers in valse of vervalste vorm;
- het niet verlenen van medewerking bij controle;
- het niet bewaren van verplicht te bewaren gegevensdragers;
- het niet toestaan dat de inspecteur kopieën, leesbare afdrukken of uittreksels maakt van gegevensdragers;
- het niet verlenen van toegang tot een gebouw of grond.
Er vindt geen strafvervolging plaats bij vrijwillige inkeer (hoofdstuk 9). Evenmin is strafvervolging mogelijk als er een fiscale transactie is afgesloten of als voor hetzelfde vergrijp al een bestuurlijke boete is opgelegd.
Gegevens bij externe partij
externe partij
onderzoek bij derden
Als gegevensdragers van uw administratie zich bij een externe partij bevinden, zoals bij een administratie- of accountantskantoor of belastingadviseur, heeft deze ook de verplichting de gegevensdragers of de inhoud daarvan voor raadpleging beschikbaar te stellen. Wel heeft deze een afgeleid verschoningsrecht (zie hoofdstuk 2). In principe stelt hij u hiervan op de hoogte, maar hij is dit niet verplicht. De controleambtenaar kan ook gebruikmaken van de bevoegdheid om onderzoek te doen bij derden door bescheiden te vragen bij ondernemingen die zaken met u doen. Zij zijn verplicht deze gegevens en inlichtingen te verstrekken.
Bij het aankondigen van het boekenonderzoek hoeft de controleambtenaar niet te zeggen in verband met welke derde partij hij een onderzoek instelt.