4.2 De vrijstellingen

De zaken die onder de gerichte vrijstellingen vallen, zijn specifiek in de wet benoemd. Die zaken en hun bijbehorende voorwaarden voor de vrijstelling komen hierna aan bod.

4.2.1 Arbovoorzieningen

verplichtingen

Voor arbovoorzieningen geldt een gerichte vrijstelling als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De voorzieningen hangen samen met uw verplichtingen op grond van de Arbowet.
• De werknemer gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk).
• De werknemer is geen eigen bijdrage voor de voorzieningen verschuldigd.

Redelijk

grens aan vrijstelling

Bij arbovoorzieningen kunt u denken aan zaken als een veiligheidsbril, speciale beschermende kleding, een medische keuring of inentingen in het kader van verzuim- en preventiebeleid. Er zit wel een grens aan de vrijstelling: de arbovoorzieningen moeten redelijk zijn. Een met diamanten afgezette veiligheidsbril is bijvoorbeeld niet redelijk en is dus niet vrijgesteld.

extra voorwaarde

Verder vallen zowel een cursus stoppen met roken als een EHBO-cursus – inclusief eventuele herhalingscursus en bijscholing rond het EHBO-diploma – onder de gerichte vrijstelling als de cursus in redelijkheid onderdeel is van uw arboplan. Ook een reflexzone- of stoelmassage kan onder de genoemde voorwaarden onbelast blijven. Hierbij geldt eveneens de extra voorwaarde dat uw organisatie een arboplan heeft en de massage daar in redelijkheid deel van uitmaakt. Bovendien moet de massage tijdens werktijd plaatsvinden.

4.2.2 Branche-eigen producten

absoluut maximum

Kortingen en vergoedingen bij de aanschaf van producten uit eigen bedrijf kunnen gericht vrijgesteld zijn. Voor gebruik van deze vrijstelling moet het gaan om branche-eigen producten van uw onderneming of van een aan uw onderneming verbonden vennootschap (zie voor de kwalificatie als verbonden vennootschap het kader in paragraaf 6.2). Verder mag de onbelaste korting of vergoeding niet meer bedragen dan 20% van de waarde in het economisch verkeer van het product. Als absoluut maximum geldt een onbelaste korting of vergoeding van € 500 in totaal per werknemer per jaar.

4.2.3 Extraterritoriale kosten

tijdelijke verblijf

bepaalde werknemers

De zogenoemde extraterritoriale kosten zijn de (extra) kosten die werknemers maken vanwege hun tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst.

bijbehorende voorwaarden

Bij bepaalde werknemers die vanuit Nederland naar het buitenland worden uitgezonden en bepaalde werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen, is onder voorwaarden een vergoeding voor deze tijdelijke kosten gericht vrijgesteld. Ditzelfde geldt voor een verstrekking ter voorkoming van het maken van de extraterritoriale kosten. Wordt niet aan de bijbehorende voorwaarden voldaan, dan is deze onbelaste vergoeding of verstrekking niet mogelijk. U kunt het belaste bedrag dan wel als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen en het zo in onbelast loon voor de werknemer omzetten. Anders moet u het als loon bij de werknemer verwerken.

Keuze

werkelijke kosten

zonder nader bewijs

Als u met zulke internationale situaties en extraterritoriale kosten te maken krijgt, heeft u de keuze om de – in redelijkheid gemaakte – werkelijke kosten onbelast te vergoeden (of ter voorkoming daarvan een verstrekking te geven) of gebruik te maken van de 30%-regeling:

• Bij onbelaste vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten van de werknemer moet u deze kosten aannemelijk maken en de vergoeding per werknemer in de loonadministratie vastleggen.
• Bij toepassing van de 30%-regeling kunt u de werknemer zonder nader bewijs maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding – oftewel 30/70 van het loon exclusief de vergoeding – onbelast vergoeden ter dekking van zijn extraterritoriale kosten. Op rendement.nl/salarisdossier vindt u diverse tools met meer informatie over toepassing van de 30%-regeling.

Uitzondering

naast 30%-
vergoeding

Het is niet mogelijk om zowel de 30%-regeling toe te passen als de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast te vergoeden. Bij wijze van uitzondering zijn wel onbelast mogelijk naast een 30%-vergoeding de vergoedingen voor of verstrekkingen van de volgende zaken:

• aanvraag of omzetting van tewerkstellingsvergunning;
• kennismakingsbezoek aan het werkland;
• schoolgelden van een internationale school (of internationale afdeling van een gewone school);
• tijdelijke opslag en overbrenging van de inboedel;
• verhuizing.

4.2.4 Hulpmiddelen

Er geldt een gerichte vrijstelling voor hulpmiddelen die de werknemer ook op een andere plaats dan de werkplek kan gebruiken en die hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt.

noodzakelijkheidscriterium

alsnog onbelast

Onder de noemer hulpmiddelen vallen in principe ook gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, maar die kunnen op grond van het noodzakelijkheidscriterium gericht zijn vrijgesteld (zie paragraaf 4.2.6). Als ze echter niet aan de eisen van het noodzakelijkheidscriterium voldoen, maar wel aan de voorwaarden voor deze gerichte vrijstelling van hulpmiddelen, kan de vergoeding ervoor of verstrekking of terbeschikkingstelling ervan op grond van laatstgenoemde vrijstelling alsnog onbelast gebeuren.

4.2.5 Maaltijden

Er geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding voor of verstrekking van maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.

overwerk

In deze specifiek benoemde situaties is ook sprake van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter:

• bij (on)verwacht overwerk of werk op koopavonden;
• bij therapeutisch mee-eten;
• bij werkzaamheden aan boord van boorplatforms, kermiswagens, schepen en vliegtuigen.

aangewezen

Verder zijn maaltijden als onderdeel van tijdelijk verblijf (zie paragraaf 4.2.10) gericht vrijgesteld. Hiervan is sprake bij:

• dienstreizen;
• het heen en weer reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats en de werkplek, waarbij er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de werkplek te gaan wonen;
• reizen van mobiele en ambulante werknemers (zie de volgende pagina);
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek (waarbij de rekening die de werknemer heeft betaald dan wel aantoonbaar voor een zakelijk etentje moet zijn geweest);
• werkzaamheden op niet-permanente locaties (denk aan bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew).

Een vergoeding voor of verstrekking van zo’n maaltijd is dus onbelast als deze als eindheffingsloon wordt aangewezen.

Kosten

normbedrag

twee situaties

Van meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden van werknemers mag u de werkelijke kosten onbelast vergoeden. U mag ook aansluiten bij het normbedrag dat in 2019 geldt voor kantinemaaltijden: € 3,35 per maaltijd (zie ook paragraaf 6.3.3). Voor de vergoeding maakt het niet uit waar de werknemer de kosten heeft gemaakt, of dat nu bij de bakker, in een restaurant of bij de supermarkt is geweest.

Ambulant

referentie­periode

Een werknemer geldt als ambulant in twee situaties:

• Hij reist in één week vanuit huis steeds naar verschillende werkplekken.
• Hij reist doorgaans op minstens één dag per week heen en weer tussen zijn huis en dezelfde werkplek en doet dat op maximaal twintig dagen. Dit zogeheten 20-dagencriterium moet u beoordelen over de referentieperiode. Die periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de betreffende werkplek reist en eindigt in de week waarin hij dat voor het laatst doet (zie ook onderstaand kader).

Vervallen

Zodra er geen sprake meer is van een meer dan bijkomstig zakelijk karakter of van tijdelijk verblijf, vervalt de gerichte vrijstelling. Hierdoor moet u de werkelijke kosten van de vergoeding voor of verstrekking van de maaltijd of het eerdergenoemde normbedrag of als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

4.2.6 Noodzakelijkheidscriterium

persoonlijk ontwikkelen

U kunt gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die werknemers nodig hebben voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor op grond van het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Omdat dit een veelomvattende vrijstelling is, wordt deze in het volgende hoofdstuk apart behandeld.

4.2.7 Opleidingen en studies

Er geldt een gerichte vrijstelling rond studies of opleidingen die werknemers volgen om zich persoonlijk te ontwikkelen waardoor zij (meer) inkomen uit werk en woning kunnen (gaan) verwerven. Onder voorwaarden zijn de vergoedingen hiervoor en verstrekkingen hiervan onbelast.

valt niet onder vrijstelling

niet al vergoed

Dit geldt bijvoorbeeld voor zaken als lesgelden, studieboeken en andere leermiddelen, evenals voor procedures Erkenning verworven competenties (EVC). Een studeerruimte valt niet onder deze vrijstelling, net zo min als gratificaties of premies voor afronding van de studie, ongeacht de hoogte hiervan. Deze zaken kunt u desgewenst wel als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.

Voorwaarden

Er gelden bij deze gerichte vrijstelling drie voorwaarden:

• De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
• De studie of opleiding is gericht op de uitoefening van een toekomstig beroep.
• In het geval van een vergoeding heeft de werkgever deze gegeven dan wel toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten voor de werknemer spelen.

geen gevolgen

U kunt met de werknemer hebben afgesproken dat hij de vergoeding voor of verstrekking van de studie in bepaalde situaties moet terugbetalen, bijvoorbeeld als hij de studie uiteindelijk niet afrondt. Dat heeft geen gevolgen voor de gerichte vrijstelling, die blijft gewoon van toepassing.

4.2.8 Op peil houden kennis en vaardigheden

Het onderhouden van kennis en verbeteren van vaardigheden die de werknemer nodig heeft voor zijn (huidige) werk, zijn gericht vrijgesteld.

kwaliteits­borging

Dat betekent dat u vergoedingen voor en verstrekkingen van voor het werk benodigde zaken als congressen, cursussen, seminars, studiereizen en vakliteratuur onbelast aan de werknemer kunt geven. Ook wettelijk voorgeschreven inschrijving en door de beroepsgroep geëiste inschrijving in een beroepsregister zijn gericht vrijgesteld. Dit geldt ook voor een vrijwillige inschrijving in een register, zolang hierbij voldoende kwaliteitsborging door de beroepsvereniging is. Verder vallen onder deze vrijstelling ook outplacement (het geheel van diensten en adviezen om via het verbeteren van kennis en vaardigheden zo snel mogelijk een geschikte nieuwe werkplek te vinden voor de werknemer) en prepensioencursussen (gericht op de voorbereiding op een nieuwe levensfase en niet vooral recreatief).

Loon

abonnement op dagblad

met eigen vervoer

De vrijstelling geldt alleen als aan de voorwaarde wordt voldaan dat de betreffende zaken nodig zijn voor het onderhouden of verbeteren van kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Een abonnement op een dagblad dat geen vakliteratuur vormt, is bijvoorbeeld niet vrijgesteld. U moet de vergoeding of verstrekking ervan dan als (eindheffings)loon verwerken.

4.2.9 Reiskosten

Een vergoeding voor de reiskosten die werknemers maken als zij zakelijk reizen met eigen vervoer is voor maximaal € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld. Hierbij zit de vergoeding voor zaken als parkeer-, veer- en tolgelden inbegrepen. Het maakt verder geen verschil met welk eigen vervoermiddel de werknemer de zakelijke reis maakt, of dat bijvoorbeeld een eigen auto, motor of fiets is. U mag maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

Loon

meerdere is loon

Is de vergoeding meer dan € 0,19 per kilometer – of vergoedt u bijvoorbeeld ook parkeerkosten náást de € 0,19 per kilometer – dan is het meerdere loon. Ook bij een vergoeding van privékilometers of bij een vergoeding terwijl de werkgever voor vervoer heeft gezorgd, is er sprake van loon.

Dit loon kunt u bij de werknemer verwerken of desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.

Variabel

Als uw onderneming werknemers een variabele kilometervergoeding geeft, mag u de onbelaste vergoedingsgrens toetsen met een gemiddelde kilometervergoeding. Dit zogenoemde salderen mag echter alleen als u schriftelijk heeft vastgelegd dat de kilometervergoedingen van boven de € 0,19 ook dienen om de reizen waarvoor u een lagere kilometervergoeding geeft te dekken.

einde dienstbetrekking

keuze

U moet de gemiddelde kilometervergoeding vóór de uiterste aangiftedatum van de laatste loonaangifte over het lopende kalenderjaar berekenen. Als de uitkomst namelijk bovenmatig is, moet u dit loon – desgewenst als eindheffingsloon – in die aangifte opnemen. Bij een eerder einde van de dienstbetrekking moet u de uitkomst in de loonaangifte over het tijdvak van einde dienstbetrekking opnemen. U moet de berekening van de gemiddelde kilometervergoeding dan maken vóór de uiterste aangiftedatum van die aangifte.

Openbaar vervoer

plaatsbewijzen

Een vergoeding voor de kosten van zakelijke reizen met openbaar vervoer is ook gericht vrijgesteld. Hierbij heeft u de keuze om een vergoeding per kilometer te geven – die voor maximaal € 0,19 per kilometer onbelast is – of om de werkelijke reiskosten onbelast te vergoeden.

U kunt er ook voor kiezen om plaatsbewijzen aan de werknemer te verstrekken, wat zowel losse kaartjes als ov-abonnementen kunnen zijn. Ook voor deze zakelijke plaatsbewijzen geldt een gerichte vrijstelling. Dat geldt eveneens voor de terbeschikkingstelling van losse plaatsbewijzen.

voldoende zakelijk gebruik

Bij het onbelast vergoeden van de werkelijke ov-kosten moet u aannemelijk maken dat de werknemer met openbaar vervoer heeft gereisd. Dit doet u door bijvoorbeeld (kopieën van) de vervoerbewijzen of transactieoverzichten van de ov-chipkaart bij uw administratie te bewaren.

overnachting

Bij de vergoeding of verstrekking van een ov-abonnement – bijvoorbeeld een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart – of voordeelabonnement geldt de gerichte vrijstelling alleen bij voldoende zakelijk gebruik. Een vergoeding van de aanschafkosten van een ov-chipkaart is niet vrijgesteld. Zo’n vergoeding en elke andere onzakelijke vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is dus loon voor de werknemer, of eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

4.2.10 Tijdelijk verblijf

Een vergoeding voor of verstrekking van tijdelijk verblijf aan werknemers is gericht vrijgesteld. Hierbij kunt u denken aan een overnachting tijdens een dienstreis. Er is sprake van tijdelijk verblijf als het gaat om een ambulante werknemer (zie paragraaf 4.2.5). Er is ook sprake van tijdelijk verblijf als het gaat om een werknemer die heen en weer reist tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, waarbij er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de werkplek te gaan wonen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat de werknemer nog in zijn proeftijd zit en dus nog niet wil verhuizen.

Loon

verband

Zodra er geen sprake meer is van tijdelijk verblijf, vervalt de gerichte vrijstelling. Dat gebeurt dus als er niet langer sprake is van een ambulante werknemer, of als er geen zakelijke redenen meer zijn om niet bij de werkplek te wonen. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan de situatie dat de werknemer uit privéoverwegingen niet wil verhuizen. In dat geval moet u de vergoeding of verstrekking rond het verblijf als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

4.2.11 Verhuizingen

Er geldt een gerichte vrijstelling voor verhuizingen, en dan specifiek voor de verhuiskosten die verband houden met de dienstbetrekking. Als dat verband er is, kunt u de volgende kosten onbelast aan werknemers vergoeden:

• de werkelijke kosten van het overbrengen van de boedel;
• de (overige) verhuiskosten, voor maximaal € 7.750.

Aan- en verkoopkosten van woningen zijn niet onbelast te vergoeden aan werknemers. Desgewenst kunt u zulke vergoedingen wel als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen en er zo alsnog onbelast loon voor de werknemer van maken, als dit tenminste niet ongebruikelijk is.

4.2.12 VOG

Per 2020 gaat de vergoeding van de aanvraagkosten van een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) waarschijnlijk ook onder de gerichte vrijstellingen vallen (zie paragraaf 1.2).