13.2 De salarisafdeling
meeste kennis
voorlichting
lastige taak
De salarisafdeling heeft meestal de meeste kennis in huis van de WKR. Deze afdeling speelt dus een belangrijke rol in de voorlichting binnen uw onderneming over hoe dit fiscale regime voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers werkt. De salarisafdeling is vaak ook de afdeling die de rest van de onderneming in beweging moet zien te krijgen om zich met de werkkostenregeling bezig te gaan houden; in de praktijk vaak een lastige taak.
Externe partijen kunnen ook een rol spelen
Belastingdienst
Soms moet u ook externe partijen betrekken bij het uitvoeren van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan de externe cateraar waarmee u afspraken moet maken over de hoeveelheid maaltijden die de werknemers van een onderneming in de betreffende bedrijfskantine nuttigen, en wat ze daarvoor aan eigen bijdrage betalen (zie paragraaf 6.3.3). Of denk aan de Belastingdienst, waarmee u mogelijk afspraken heeft gemaakt over de behandeling van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers.
Verwerking
De salarisafdeling houdt in de gaten of de vrije ruimte volloopt. Alle vergoedingen en verstrekkingen die aan de werknemers plaatsvinden, moeten een correcte fiscale verwerking krijgen.
rol voor financiële afdeling
goede communicatie
geïntegreerd of gekoppeld
Hier is echter ook een rol voor de financiële afdeling weggelegd (zie paragraaf 13.3). Om de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers juist te kunnen verwerken voor de loonheffingen, heeft de salarisafdeling bijvoorbeeld informatie nodig over de factuurwaarde ervan. En dat is informatie waarover de financiële administratie beschikt (zie ook paragraaf 13.3). Zonder deze informatie van de financiële afdeling kán de salarisafdeling niet eens aangifte loonheffingen doen. Het is dan ook essentieel dat er goede communicatie plaatsvindt tussen de salarisafdeling en de financiële afdeling.
Software
In sommige softwaresystemen is de salarisadministratie met de financiële administratie geïntegreerd of gekoppeld. Een boeking voor de WKR in de salarisadministratie wordt dan tegelijkertijd vergeleken met de hoogte van de vrije ruimte. Dan is meteen duidelijk of die al dreigt te worden overschreden. Heeft uw organisatie deze koppeling niet, dan moet u samen met de financiële administratie de kosten in categorieën verdelen.
afzonderlijke lijst
U kunt dan ook een zogenoemde extracomptabele administratie aanleggen, oftewel, gebruikmaken van een afzonderlijke lijst of spreadsheetprogramma. Bespreek bovendien met de financiële administratie hoe de kosten moeten worden verwerkt als de vrije ruimte is overschreden, aangezien over het meerdere 80% eindheffing is verschuldigd.
Afdracht
eindheffing
Het is de salarisafdeling die berekent hoeveel eindheffing er eventueel verschuldigd is wegens overschrijding van de vrije ruimte. En die de verwerking daarvan in de loonaangifte en de bijbehorende afdracht verzorgt.
Elk salarispakket heeft een eigen manier om de verschuldigde eindheffing wegens overschrijding van de vrije ruimte in de loonaangifte op te nemen. Het enige wat altijd vaststaat, is dat als er niets verschuldigd is, u ook niets hoeft te vermelden.