11.2 Diverse voorbeelden
aandachtspunten
buiten de werkplek
Hierna komen voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen aan bod die in de praktijk vaak als eindheffingsloon worden aangewezen, met de specifieke aandachtspunten die daarbij spelen.
Collectiviteitskorting op een verzekering
niet als voordeel gezien
De korting die werknemers via hun werkgever kunnen regelen bij bepaalde verzekeringen, hoeft niet in de vrije ruimte te worden ondergebracht. Het is meer het collectief dat de korting voor de werknemer regelt, en niet zozeer de dienstbetrekking. Zo’n collectiviteitskorting wordt dan ook niet als een voordeel uit dienstbetrekking gezien en vormt dus geen loon voor de werkkostenregeling (zie ook paragraaf 2.2.2).
11.2.1 Fiets
Er gelden geen aparte regels voor een fiets van de zaak. U heeft dus veel vrijheid voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van een fiets aan werknemers. Voorwaarde is uiteraard wel dat u de fiets als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt, anders is er gewoon sprake van loon voor de werknemer.
wel regels
Per 2020 komen er trouwens wel regels voor een ter beschikking gestelde fiets. Als de werknemer de fiets ook privé kan gebruiken, gaat er een bijtelling van 7% van de waarde van de fiets als loonbijtelling gelden voor dit privégebruik.
Uitruilen
populair doel
Een fiets van de zaak is in de praktijk een populair doel in een cafetariaregeling. Omdat er vaak wordt gesproken over een nettovergoeding of ‘fiscaal voordelig voor de werknemer’, kunt u niet anders dan de vergoeding of verstrekking van de fiets als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen om er zo onbelast loon voor de werknemer van te maken. In paragraaf 10.3 vindt u uitgebreid terug hoe zo’n uitruil voor een onbelaste fiets in z’n werk gaat.
11.2.2 Geschenken
geen aparte regeling
ideële waarde
Er bestaat geen aparte regeling voor geschenken: alle geschenken aan werknemers vormen in principe belast loon. Dat geldt ook voor geschenken met ideële waarde. Maar u kunt feitelijk elk gewenst geschenk – zowel in natura als in geld – onbelast voor de werknemer maken door het als eindheffingsloon onder te brengen in de vrije ruimte. Hierbij moet u wel de gebruikelijkheidstoets in acht nemen (zie paragraaf 9.3).
Geschenken met ideële waarde kunnen overigens bijvoorbeeld wel als een voordeel buiten de dienstbetrekking kwalificeren (zie paragraaf 2.2.2) en daardoor alsnog geen loon vormen.
In de praktijk zullen uiteraard alle belaste geschenken in de vrije ruimte terechtkomen. Als goed werkgever kunt u het immers niet maken een geschenk op de loonstrook van de werknemer te laten verschijnen en hem er loonbelasting/premie volksverzekeringen over te laten betalen.
Cadeaubon
op voorraad
aanschafkosten
Stel dat uw onderneming als extra beloning in bepaalde situaties een VVV Cadeaubon geeft aan werknemers. U zult die bonnen op voorraad hebben en niet bij elke gelegenheid een nieuwe cadeaubon aanschaffen. Pas op het moment van uitdelen aan een werknemer is er sprake van een genietingsmoment en dus van loon, en dus van het in aanmerking nemen van de kosten. Dit loon kan – en zal naar alle waarschijnlijkheid – als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte komen.
op de werkplek
Uw onderneming heeft de aanschafkosten echter al eerder gemaakt. Dat betekent dat de financiële administratie voor de cadeaubonnen zal moeten werken met een voorraadrekening.
11.2.3 Internet
bij werknemer thuis
Alleen internet dat op de werkplek ter beschikking is gesteld, is onbelast loon vanwege de nihilwaardering die hiervoor geldt (zie paragraaf 7.2.8). Een vergoede of verstrekte internetverbinding bij de werknemer thuis is altijd loon voor de werknemer, tenzij het internet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium voldoet (zie hoofdstuk 5). In dat geval is de vergoeding van de abonnementskosten namelijk gericht vrijgesteld. De belaste vergoedingen en verstrekkingen voor internet kunt u overigens desgewenst ook als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.
Heeft de werknemer een 3-in-1-pakket – dus internet, telefoon en televisie – dan moet u bepalen welk deel van de factuur voor de internetaansluiting is. Eventueel gaat u na wat de provider voor een apart internetabonnement rekent. Alleen dat deel valt onder de gerichte vrijstelling.
11.2.4 Personeelsactiviteiten
altijd in vrije ruimte
Personeelsactiviteiten – zoals personeelsfeesten en -uitjes en recepties – vormen belast loon. Net als bij geschenken het geval is (zie paragraaf 11.2.2), zullen personeelsactiviteiten dus altijd in de vrije ruimte terechtkomen.
zakelijk karakter overheerst
Soms kunnen personeelsactiviteiten echter (deels) onbelast zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als de activiteit op de werkplek plaatsvindt. Voor de verstrekte consumpties die geen onderdeel van een maaltijd vormen die dan aan werknemers worden verstrekt, geldt in elk geval een nihilwaardering (zie paragraaf 7.2.2). En ook bij een personeelsactiviteit buiten de werkplek kunnen de consumpties onbelast zijn vanwege een nihilwaardering. Dit is het geval als het zakelijke karakter overheerst, dus als het feestelijke aspect slechts hooguit bijkomstig is.
slechts bepaalde situaties
Eventuele vergoedingen aan werknemers voor personeelsactiviteiten zijn altijd belast loon. Dit loon kunt u desgewenst als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen en het zo onbelast voor de werknemers maken.
11.2.5 Personeelslening
Slechts in bepaalde situaties is het rentevoordeel dat werknemers van een personeelslening hebben onbelast vanwege een nihilwaardering, namelijk als zij de lening gebruiken voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter (zie paragraaf 7.2.7).
rentepercentages vergelijken
Als niet aan die voorwaarden is voldaan, geldt de nihilwaardering niet. U moet dan een marktconform rentepercentage van het leenbedrag – minus de eventuele rente die de werknemer heeft betaald – als loon verwerken. Hiervoor moet u zelf de actuele rentepercentages van een aantal verschillende banken vergelijken. Het rentebedrag dat u als loon aanmerkt, kunt u desgewenst als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen.
berekenen eenvoudiger
Wanneer u het belaste rentevoordeel moet verwerken, hangt af van de met de werknemer gemaakte afspraken. Lost hij maandelijks af, dan verwerkt u de belaste rente ook maandelijks. Lost de werknemer gaandeweg het jaar (iets) af, dan doet u dit in dat betreffende tijdvak.
Het zou kunnen dat het kabinet ervoor kiest een normrente te gaan hanteren, net als vroeger. Dit zou het berekenen van het te belasten rentevoordeel bij personeelsleningen eenvoudiger maken. Bij het schrijven van dit dossier is het afwachten of hierover op Prinsjesdag 2019 meer bekend wordt.
11.2.6 Personeelsvereniging
hangt af van situatie
In de praktijk blijkt het voor veel werkgevers onduidelijk hoe zij moeten omgaan met de bedragen die zij betalen voor een personeelsvereniging. De fiscale werkwijze hangt van de specifieke situatie af.
Overname
voordeel voor werknemer
Als de werkgever de contributie voor de werknemer betaalt – dus de werkgever neemt de contributiebetaling over van de werknemer – geldt dit als belast loon. Dit is immers een voordeel voor de werknemer, die niet zelf de contributie voor de personeelsvereniging hoeft te betalen. Desgewenst kunt u dit voordeel als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen.
Aanvulling
nog geen voordeel
afgerekend
Het kan ook zijn dat de werkgever een bijdrage aan de personeelsvereniging betaalt, náást de contributie die de werknemers zelf betalen. Hoewel in de praktijk vaak anders wordt gedacht, vormt deze bijdrage géén loon. Er is immers nog geen sprake van een voordeel voor de werknemer. Op het moment dat de werkgever de bijdrage aan de personeelsvereniging betaalt, hoeft er dus niets in de vrije ruimte te komen om het voor de werknemer onbelast te maken.
Pas bij eventuele uitkering door de personeelsvereniging heeft de werknemer voordeel van die bijdrage door de werkgever. En pas op dat moment zal daarover dan ook afgerekend moeten worden. Dan kunt u ervoor kiezen om dit loon in de vrije ruimte onder te brengen en het zo onbelast te maken voor de werknemer.
gerichte vrijstelling
Op grond van de fondsenvrijstelling kan een uitkering uit de personeelsvereniging alsnog onbelast blijven. De werkgeversbijdrage aan de vereniging moet hiervoor de afgelopen vijf jaar – of kortere bestaansduur ervan – hooguit het totaal van de werknemersbijdragen zijn geweest.
11.2.7 Producten uit eigen bedrijf
Onder voorwaarden geldt er voor een korting of vergoeding bij de aankoop van branche-eigen producten een gerichte vrijstelling (zie paragraaf 4.2.2). Wordt niet aan de voorwaarden voldaan, dan is de korting of vergoeding belast loon voor de werknemers, net zoals een verstrekking van producten uit eigen bedrijf dat is. Dit loon kunt u desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen. Voor de waarde van verstrekte branche-eigen producten die u als eindheffingsloon aanwijst, gaat u uit van de prijs in de winkel (zie paragraaf 6.2).
11.2.8 Sportschool
Het komt in de praktijk veel voor dat werkgevers met hun werknemers afspreken om de contributie van een sportschool te vergoeden. Alleen de terbeschikkingstelling van fitness op de werkplek kan sowieso onbelast gebeuren, door de nihilwaardering die ervoor geldt (zie paragraaf 7.2.1).
ook andere faciliteiten
Vergoedingen of verstrekkingen voor fitness buiten de werkplek zijn dus belast. Vanwege de gemaakte afspraken zult u die vergoedingen en verstrekkingen ook onbelast aan de werknemers willen of zelfs moeten geven. Hiervoor moeten ze dan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
Méér dan alleen fitness in de vrije ruimte
opnemen als ruildoel
Door het gebruik van de vrije ruimte maakt het niet uit of u naast de conditie- of krachttraining ook andere faciliteiten – zoals kinderopvang of de zonnebank – als eindheffingsloon aanwijst. Ook de door de werknemer zelf uitgekozen individuele sportschool of zijn sportclub kunt u als eindheffingsloon aanwijzen. In principe mag fiscaal gezien immers alles in de vrije ruimte worden ondergebracht, binnen de grenzen der gebruikelijkheid. Maar het is uiteraard aan uw onderneming om te bepalen hoe ver een vergoeding of verstrekking rond (bijvoorbeeld) fitness aan werknemers in de praktijk reikt.
Cafetaria
voordeel
Als uw onderneming er zelf geen kosten aan wil hebben, maar de werknemers wel een onbelast voordeel gunt, kunt u de fitness ook opnemen als ruildoel van een cafetariaregeling (zie hoofdstuk 10).
onder voorwaarden
U moet de fitness dan alsnog als eindheffingsloon aanwijzen. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, heeft uw onderneming er echter verder geen kosten aan, eerder een financieel voordeel (zie paragraaf 11.1).
11.2.9 Telefoon
Voor de vaste telefoon op de werkplek geldt een nihilwaardering (zie paragraaf 7.2.8). Voor de mobiele telefoon die uw onderneming werknemers vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, kan onder voorwaarden een gerichte vrijstelling gelden op grond van het noodzakelijkheidscriterium (zie hoofdstuk 5).
Elk communicatiemiddel dat niet aan de voorwaarden voldoet, zult u als eindheffingsloon moeten aanwijzen om onbelaste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ervan aan de werknemer mogelijk te maken.
11.2.10 Vakbond
vergoeding is belast loon
Voor veel werkgevers geldt de afspraak – vaak op grond van een cao – dat zij de contributie van een vakbond voor de werknemers voor hun rekening nemen. Of dat zij deze contributie op zijn minst als ruildoel in een cafetariaregeling aanbieden.
De vergoeding van de vakbondscontributie is belast loon. Desgewenst kan dit loon als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte worden gebracht om het alsnog onbelast voor de werknemers te maken.
Het aanwijzen als eindheffingsloon van de vakbondscontributie is sowieso een vereiste als een cafetariaregeling dit als onbelast doel voor de werknemer aanbiedt voor het uitruilen van arbeidsvoorwaarden (zie hoofdstuk 10).