8.1 Wat is eigenlijk SBR-software?
functionele eigenschappen
Om deze vraag zo goed mogelijk te beantwoorden, beschrijven we een aantal functionele eigenschappen waaraan SBR-software zou moeten voldoen en die bepalen welke SBR-software voor uw situatie de beste oplossing biedt.
8.1.1 Welke rapportages worden ondersteund?
fiscaal
krediet
De eerste belangrijke vraag is welke SBR-rapportages de software ondersteunt. Zijn dat alleen fiscale rapportages, zoals aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, BTW en bijvoorbeeld intracommunautaire prestaties? Ondersteunt de Kamer van Koophandel het genereren van deponeringen? Hoe zit het met rapportages ten behoeve van het Centraal Bureau voor de Statistiek? Hoe zit het met de kredietrapportages ten behoeve van de banken?
8.1.2 Hoe is de relatie tot taxonomieën?
imposant
Een tweede beoordeling van de aanwezige SBR-functionaliteit is gebaseerd op de wijze waarop de software omgaat met de gebruikte taxonomieën. Zoals eerder aangegeven, is een taxonomie in de meeste gevallen een imposante verzameling XML-bestanden, waar de gebruiker eigenlijk niets van wil weten. Toch is het wel goed als u de vragen uit het kader hieronder in het achterhoofd houdt.
Vragen over SBR-software en taxonomie
- Hoe presenteert de software de inhoud van de taxonomie?
- Hoe worden brongegevens gekoppeld aan een taxonomie?
- Hoe worden nieuwe versies van een taxonomie ter beschikking gesteld?
- Kunnen meerdere (versies van) taxonomieën naast elkaar worden gebruikt?
- Hoe wordt voorkomen dat een verkeerde taxonomie wordt gebruikt?
- Hoe worden verouderde taxonomieën buiten gebruik gesteld?
8.1.3 Hoe worden de brongegevens vastgelegd?
brongegevens
Een andere invalshoek voor de beoordeling van SBR-software is de wijze waarop de brongegevens worden vastgelegd.
- Worden de financiële gegevens vastgelegd in de eigen database of worden de financiële gegevens opgehaald uit andere pakketten?
- Worden de niet-financiële gegevens vastgelegd in de eigen database of worden de niet-financiële gegevens opgehaald uit andere pakketten?
- Kunnen gegevens handmatig in het SBR-rapport worden gewijzigd, toegevoegd, verwijderd?
8.1.4 Zijn de brongegevens gekoppeld aan de taxonomie?
koppelen
Een belangrijke eigenschap is het koppelen van de brongegevens aan de taxonomie. Dit kan een complexe situatie opleveren die de juiste aandacht behoeft.
motorkap
rapportagestructuur
Het koppelen van de brongegevens aan de taxonomie kan op verschillende manieren gebeuren:
- Het kan zijn dat het koppelen volledig onder de motorkap gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld bij de BTW-rapportage binnen een financieel pakket. De software beschikt over de benodigde kennis over waar de niet-financiële gegevens zijn opgeslagen én kan bepalen op welke grootboekrekeningen de BTW-mutaties worden opgeslagen.
- Een andere mogelijkheid is als een grootboekrekeningschema moet worden gekoppeld aan een taxonomie. Hier kennen we vele varianten: soms is het grootboekrekeningschema direct gekoppeld aan een taxonomie. In andere situaties moet het grootboekrekeningschema worden gekoppeld aan een rapportagestructuur van een leverancier van rapportagesoftware. Dan zal de taxonomie gekoppeld zijn aan de rapportagestructuur.
- Vervolgens zou de koppeling ook nog plaats kunnen vinden op basis van het referentiegrootboekschema. Die koppeling is een activiteit die de nodige nauwkeurigheid vergt.
De automatische koppeling op basis van de omschrijvingen én het gebruik van versioning informatie die (vaak) wordt meegeleverd met een nieuwe versie van de taxonomie en wijzigingen in de taxonomie automatisch doorvoert, kunnen de gebruiker helpen.
8.1.5 Hoe kan de gebruiker het SBR-rapport inzien?
leesbaar
Een ander aandachtspunt is de wijze waarop de gebruiker de inhoud van het gegenereerde SBR-rapport kan bekijken. Het SBR-rapport zelf is een XML-bestand, dat alleen met veel moeite is te ontcijferen. Voor de gebruiker is het zeer wenselijk dat er een mogelijkheid is om het SBR-rapport in goed leesbare vorm weer te geven. Dit hoort onderdeel van de software te zijn.
8.1.6 Is er controle op de eisen aan een SBR-rapport?
eisen
Ook is het belangrijk om vast te stellen op welke wijze de SBR-software ervoor zorgt dat het gegenereerde SBR-rapport voldoet aan alle eisen die aan het rapport worden gesteld. Dit kan door zelfgeprogrammeerde controles die op twee momenten hun werk doen:
- bij de vastlegging van gegevens;
- bij het starten van het generatieproces.
Fouten dienen zo dicht mogelijk bij de bron te worden geconstateerd en niet pas op het moment dat een SBR-rapport bij de uitvragende partij wordt aangeboden.
8.1.7 Zijn onderdelen van het SBR-proces ondersteund?
ondersteuning
accountant
Inzicht in welke onderdelen van het SBR-proces worden ondersteund door de SBR-software is ook van groot belang om een goed inzicht in de mogelijkheden te krijgen. Dat geldt ook voor de wijze waarop de voortgang in het proces wordt bewaakt. Ook hiervoor kunt u een rijtje vragen langsgaan:
- Hoe worden de brongegevens vastgelegd of verzameld?
- Hoe vindt de koppeling met de taxonomie plaats?
- Hoe wordt gecontroleerd/vastgesteld dat de gegevens correct zijn?
- Hoe kan de gebruiker controleren of het gegenereerde SBR-rapport correct is?
- Hoe kan de gebruiker vastleggen dat hij akkoord is met de inhoud van het SBR-rapport?
- Hoe kan een SBR-rapport worden aangeboden aan een externe accountant voor het uitvoeren van een controle?
- Hoe kan een controleverklaring van een externe accountant aan het SBR-bericht worden toegevoegd?
- Hoe kiest een gebruiker een te genereren SBR-rapport?
- Hoe kan het SBR-rapport worden verstuurd naar de uitvragende partij?
- Hoe worden retourberichten van de uitvragende partij verwerkt?
- Op welke wijze kan verantwoording over het gehele rapportageproces worden afgelegd?