4.2 Samenwerken in een team
Is er een projectteam samengesteld, dan kunnen u en de projectmedewerkers van start met het project! Het is aan te raden het team zo snel mogelijk bij elkaar te laten komen, liefst al tijdens de projectvoorbereiding.
Weet iedereen wat hij moet doen?
grip
voortgang
De start van een project is vaak hectisch. Teamleden moeten grip krijgen op het project, hun eigen rol en die van de andere teamleden, en dat gaat niet over één nacht ijs. Als projectleider kunt u samen met de projectmedewerkers verifiëren of de taken en doelen voor iedereen bij aanvang duidelijk zijn met deze controlevragen:
- Is het doel van het project duidelijk?
- Kennen de teamleden hun eigen rol en die van de ander?
- Kennen de teamleden hun eigen expertise, en die van de andere teamleden?
- Weten de teamleden welke inspanning van hen wordt verwacht?
- Hoe houdt het team de voortgang in de gaten?
- Wat is de tijdsplanning van het project?
- Welke mensen worden op welk moment ingezet?
- Hoe informeren de teamleden elkaar over de voortgang en de resultaten?
- Wie stelt vast of de resultaten goed genoeg zijn en op basis waarvan?
- Waar is het teamoverleg?
- Wie werken er samen?
Expertise
ingrijpen
Zo kunnen de teamleden aan elkaar wennen, gezamenlijk doelen stellen en het projectplan samen vormgeven. In deze fase kan blijken dat er te weinig expertise aanwezig is uit een bepaald vakgebied, of dat er teamleden zijn die absoluut niet met elkaar door een deur kunnen. Juist op dit moment kunt u nog ingrijpen; later in het project zijn veranderingen lastiger door te voeren.
4.2.1 Stadia
onwennig
Het moment dat een project daadwerkelijk van start gaat, is vaak wat onwennig. Teamleden moeten elkaar leren kennen en iedereen zoekt naar wat wel en wat niet kan, en wat er van hem wordt verwacht. Veel teams doorlopen een aantal stadia voordat de teamleden effectief met elkaar samenwerken.
Een bekend model is dat van Tuckman, dat onderstaande vijf stappen bevat. Het is een model: iedere organisatie is anders en dus zijn ook de teamprocessen verschillend.
Forming
voorzichtig
In het allereerste begin is er eigenlijk nog geen team, maar een groep met individuen die met elkaar gaan samenwerken. In dit beginstadium zijn de teamleden voorzichtig, ze laten nog niet het achterste van hun tong zien. Bekenden zoeken elkaar vaak op. Het team is in dit stadium meestal nog niet effectief.
Storming
Vanaf het moment dat een projectteam echt gaat samenwerken, is er pas echt werk aan de winkel. De teamleden merken dat er verschillende ideeën bestaan over het bereiken van de doelen van het project.
De stormingfase kenmerkt zich door discussies en conflicten. Teamleden zijn hard op zoek naar hun eigen rol binnen het team en het project, en stellen hun plaats in de groep vast.
Norming
Als de discussies effectief worden gevoerd, ontstaat er langzaam overeenstemming en vormt zich een groep. De teamleden krijgen vertrouwen in elkaar, en er ontstaan normen en waarden: zo doen we dat in dit project. De teamleden voelen zich meer en meer een groep die hetzelfde denkt en die dezelfde doelen nastreeft.
Gevaarlijke groepsvorming
proces
De tweede stap (storming) is een gevaarlijke: dit is het eigenlijke proces van groepsvorming en dit gaat vaak gepaard met meningsverschillen en conflicten. Dit kan zich uiteindelijk ten goede keren en een prima basis vormen voor de verdere samenwerking, maar dit hoeft niet. Het komt ook voor dat een projectteam door de verschillen uiteenvalt, of dat de sfeer zo negatief wordt, dat het team niet meer effectief werkt. In het laatste geval zult u moeten overwegen of het de moeite waard is om de samenstelling van het team intact te laten, of dat u ingrijpende wijzingen wilt doorvoeren. Als projectleider kunt u de andere leden van het projectteam vragen om u bij deze keuzes te adviseren.
Performing
oplossing
Dit is het meest vruchtbare deel van een samenwerking: de losse teamleden zijn een echte groep geworden en het team werkt effectief samen. Iedereen kan zich vinden in de ontstane groepscultuur. Er zijn nog steeds discussies, maar die worden benut om betere oplossingen te vinden. De teamleden kennen hun taken en rollen, en handelen daarnaar.
Mourning
Dit laatste stadium kondigt het einde van het project aan. Is het project geslaagd, dan vinden de projectleden het meestal jammer dat de groep uiteen gaat.
4.2.2 Vaardigheden
deadline
conflict- hantering
De projectleden dragen verantwoordelijkheid voor hun eigen taken en deadlines, maar ook voor de groep als geheel. Dit vraagt om specifieke vaardigheden, zoals:
- de planning halen en de groep informeren als dit niet gaat lukken;
- elk groepslid de ruimte geven voor eigen initiatief;
- effectief overleggen, discussiëren en afspraken maken;
- omgaan met meningsverschillen en conflicthantering binnen de groep;
- gezamenlijke beslissingen nemen;
- kritiek geven en ontvangen.
4.2.3 Groepscultuur
normen
Rome is niet in één dag gebouwd, en een effectief team zeker ook niet. Het kost tijd en energie voordat de neuzen dezelfde kant op staan en de teamleden dezelfde normen, waarden en doelen hebben. Een groepscultuur kan verschillende vormen aannemen, maar projectgroepen met een ‘sterke’ cultuur waarin de projectleden zich kunnen vinden, werken vaak zeer resultaatgericht.
In een team met een ‘zwakke’ cultuur gedragen de teamleden zich vaak stijf en formeel ten opzichte van elkaar, is er weinig gevoel van saamhorigheid en weinig teamspirit.
Invloed
spelregels
Cultuur ontstaat vanzelf, maar deze is wel degelijk te beïnvloeden, bijvoorbeeld door u als projectleider die in het begin van het project de spelregels opstelt. Vindt u bijvoorbeeld vaste werktijden belangrijk, of let u vooral op output van de teamleden? Is iedereen gelijk? Moeten alle projectmedewerkers altijd bij elkaar naar binnen kunnen lopen? Is enthousiasme de basis van het project, of is het iets dat gewoon ‘gedaan moet worden’? Het zijn stuk voor stuk elementen die de groepscultuur van een team mede bepalen.
Creëer een groepsgevoel
evenementen
U als projectleider kunt een grote bijdrage leveren aan het creëren van een groepsgevoel en -cultuur. Bij de start van een project kunt u al de juiste randvoorwaarden scheppen, zoals het creëren van een plek waar de projectleden bij elkaar in de buurt aan het project kunnen werken. Zorg ook voor een projectruimte, waar teamleden alle informatie over het project kwijt kunnen en waar het projectoverleg wordt gehouden. U kunt evenementen organiseren om de onderlinge band te versterken, zoals heisessies, uitjes of borrels met het projectteam.