5.3 Beslissen
beslis- moment
De fasen van een project hangen nauw samen met beslissingen die tijdens het project genomen moeten worden. Meestal vallen de beslismomenten op het eind van een fase. Een beslismoment aan het einde van de definitiefase kan bijvoorbeeld over de begroting gaan. Is deze sluitend, dan is er groen licht voor de uitvoeringsfase. Zitten er nog gaten in de financiering, dan moet het projectteam eerst naar een oplossing zoeken.
‘Losse’ beslismomenten
afhankelijk
In sommige gevallen horen de beslismomenten niet bij een fase, maar staan ze er los van. Dit is bijvoorbeeld het geval als het van tevoren moeilijk in te schatten is wanneer het projectteam een beslissing moet nemen. Dit komt vooral voor als u afhankelijk bent van externe partijen. Het projectteam wacht bijvoorbeeld op een extern onderzoeksrapport dat grote gevolgen kan hebben voor het verdere verloop van de projectplanning.
Een mijlpaal is een (tussentijds) resultaat van een project of het resultaat van een belangrijke beslissing. Denk aan een sluitende begroting, een grote order, een ontwerp, een behaald doel of een contract met een externe andere partij.
Niet over één nacht ijs
helder
Een besluit nemen kost meestal maar een paar minuten, maar voor het eenmaal zo ver is, kunnen er weken of zelfs maanden overheen gaan. Vaak bestaat er ook discussie over wat er eigenlijk precies besloten moet worden. U kunt dit meestal het beste formuleren, dus schrijf een goed en helder besluit en leg de beschrijving van dit besluit voor aan de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft dan meteen een goed beeld van de te nemen beslissing en hoeft er niet naar te gissen.
Splitsen
faseovergang
Het is bovendien soms verstandig om een besluit bij een faseovergang te splitsen. Vraag dan eerst goedkeuring voor de opgeleverde tussenresultaten en vervolgens voor het plan voor de volgende fase. Wordt het tussenresultaat niet goedgekeurd, dan moet het team bij een besluit over beide onderdelen het hele plan weer veranderen. Dat is niet efficiënt.