5.2 Fasen

Een project doorloopt doorgaans vier fasen:

Afhankelijk van het project kunt u hier meerdere fasen aan toevoegen.

5.2.1 Initiatieffase

projectdoelen

In deze fase ontstaat het ‘idee’ van een project, en werpt iemand zich op als opdrachtgever. Deze opdrachtgever beschouwt zichzelf als de eigenaar van het project en hij zorgt ervoor dat het project wordt opgestart en uitgevoerd. De opdrachtgever zoekt naar een projectontwerper of projectleider met wie hij het idee verkent. In dit stadium ontstaan de projectdoelen en maken de initiatiefnemers vaak een kosten-batenanalyse.

5.2.2 Definitiefase

afbakening

In dit stadium van projectplanning wordt de eerste ‘ruwe’ schets van het project nader ingekleurd. Dit gebeurt meestal door u als projectleider en een voorlopig projectteam, dat zich buigt over een scherpere definitie van het project. De teamleden praten verder door over de afbakening van het project, de deadlines, de projectdoelen en de werkstructuur. In dit stadium komen vaak al verschillende visies van de teamleden aan het licht.

Projectcontract tekenen

uitvoering

Aan het einde van deze fase tekenen de opdrachtgever en de projectleider samen het zogenoemde projectcontract. Hierin staan alle afspraken over de uitvoering van het project.

5.2.3 Uitvoeringsfase

oriënteren

draaiboek

oplevering

Als de opdrachtgever het projectcontract heeft ondertekend, begint de daadwerkelijke uitvoering van het project. Het team gaat nu aan de slag met de beschreven projectdoelen. De uitvoeringsfase wordt soms ook weer opgedeeld in drie afzonderlijke fasen.

• In de eerste (sub)fase oriënteert het projectteam zich op ontwerpen, bijvoorbeeld ontwerptekeningen, blueprints of prototypen.
• In de tweede fase bereidt het projectteam de uitvoering voor. De teamleden maken een draaiboek, bestellen hulpmiddelen, en sluiten contracten met aannemers en leveranciers.
• De derde fase is de werkelijke uitvoeringsfase. De afgesproken projectresultaten worden geproduceerd en opgeleverd. Bij de oplevering van het projectresultaat controleert de opdrachtgever of het project aan de vooraf gespecificeerde kwaliteitseisen voldoet. Gaat hij akkoord, dan wordt het resultaat overgedragen aan de gebruikers van het projectresultaat.

5.2.4 Afsluitingsfase

overdragen

In deze fase wordt het eindresultaat gebruikt, beheerd en onderhouden door de afnemers en de teamleden. Dit laatste is vaak noodzakelijk, omdat een projectresultaat meestal niet zomaar kan worden overgedragen aan de gebruikers. De teamleden ondersteunen de gebruikers vaak nog een periode na de formele oplevering van het projectresultaat, bijvoorbeeld bij het oplossen van storingen en klachten bij technische projecten of het inbedden van een product in de organisatie. Deze fase heet daarom ook wel de ‘nazorgfase’.

Goed afsluiten

kwaliteit

Een project kan soms als een nachtkaars uitgaan, als u als projectleider de overdracht slecht, of helemaal niet organiseert. Dit is jammer voor het projectteam, en ook schadelijk voor een organisatie, omdat een matige afronding van het project invloed kan hebben op de reputatie bij afnemers en klanten. Allereerst is het belangrijk dat u goede afspraken met afnemers maakt voor het geval de geleverde kwaliteit onvoldoende is. Juist als er geen adequate nazorg is geregeld, kan een project onnodig lang voorthobbelen. Zorg daarom dat duidelijk is:

• wie vragen en klachten van gebruikers afhandelt;
• welke ondersteuning het projectteam nog biedt na afloop van het project;
• wie waarvoor verantwoordelijk is.

Evalueren

ervaring

Daarnaast is het aan te raden om een project goed te evalueren. Zijn de projectdoelen behaald? Is het projectteam binnen het budget gebleven? Het is de bedoeling dat het team leert van de ervaringen en dat toekomstige projecten zo soepeler kunnen verlopen.