2.1 Informatie inwinnen

bevestigd

Als u van plan bent een sollicitant aan te nemen, wilt u later niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Een goede screening kan de kans op zulke verrassingen verkleinen. De bedoeling van het inwinnen van informatie is om datgene wat u al denkt, door een ander bevestigd te krijgen.

Zo krijgt u een duidelijker beeld van kandidaten over wie u twijfelt.

Gekleurd beeld

Daarbij moet u wel goed weten wie u deze extra informatie verstrekt en wat zijn of haar verhouding is met de sollicitant. Het zijn meestal personen met wie de kandidaat een professionele of sociale band heeft. De kans is groot dat ze enigszins gekleurde informatie geven.

Privacy

legitieme reden

noodzakelijk

informatieplicht

bewaarplicht

Omdat screening zeer ingrijpend kan zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer, is deze alleen onder de volgende wettelijke voorwaarden toegestaan:

• U heeft een legitieme reden (gerechtvaardigd belang). Dit belang is meestal dat u erop moet kunnen vertrouwen dat de (toekomstige) werknemer integer en betrouwbaar is.
• De screening moet noodzakelijk zijn. Dit houdt in dat u het doel van uw onderneming niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening kunt bereiken.
• U heeft een informatieplicht. U moet de sollicitant of werknemer vooraf laten weten dat er een screening zal plaatsvinden en achteraf melden wat de resultaten zijn.
• U mag de gegevens die uit de screening zijn verkregen niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze verkregen zijn.
• U heeft een bewaarplicht. U mag de gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening. Zorg er ook voor dat gegevens goed beveiligd zijn.

Integriteitsverklaring

voorzichtig

In sommige branches (bijvoorbeeld het bankwezen) is het gebruikelijk om bij de (ex-)werkgever van sollicitanten een integriteitsverklaring op te vragen. Hierin kan de voormalige werkgever aangeven of de sollicitant volgens hem integer en betrouwbaar is. Voorzichtigheid is wel geboden, want verklaringen van branchegenoten kunnen subjectief zijn en het is soms onduidelijk wat ‘integriteit’ precies inhoudt.

Verklaring Omtrent het Gedrag

VOG

strafrechtelijke feiten

Ook kunt u sollicitanten voor fraudegevoelige functies vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) op te vragen bij de gemeente of bij de screeningsautoriteit Justis. Deze verklaring bewijst dat een sollicitant in het verleden geen strafrechtelijke feiten heeft gepleegd. Een ‘schoon’ verleden garandeert echter niet dat een werknemer in de toekomst geen frauduleuze neigingen zal ontwikkelen.