1.3 Voorbereiding
hoe inrichten
afspraken
goed voorlichten
Als uw onderneming een cafetariaregeling – waaronder het keuzebudget – wil invoeren, zijn de nodige voorbereidingen noodzakelijk. Zo moet worden geïnventariseerd wat uw organisatie precies wil aanbieden, hoe (ingewikkeld) u het flexibel belonen wilt inrichten en waar de werknemers behoefte aan zouden hebben. Hierbij is mogelijk overleg met de ondernemingsraad (OR) of vakbond nodig. De OR bijvoorbeeld heeft geen instemmingsrecht rond de cafetariaregeling maar moet wel goed worden geïnformeerd over de (werking van de) regeling. Verder moeten er afspraken worden gemaakt over de waarde (prijs) van bepaalde loonbestanddelen, zoals vakantiedagen.
Voorlichting over cafetariaregeling
Uw organisatie moet werknemers goed voorlichten over de werking van de cafetariaregeling, over de mogelijkheden die de regeling biedt en over de gevolgen van het gebruik ervan. En u moet duidelijke afspraken maken over wat er gebeurt als werknemers bijvoorbeeld meer of minder gaan werken of uit dienst gaan tijdens een lopende uitruil. Al dit soort zaken legt u vast in een cafetariareglement (zie ook paragraaf 6.1).
administratieve systeem
geautomatiseerde
Ook moet goed worden nagedacht over de administratieve afhandeling van de regeling. Uw administratieve systeem moet zo zijn ingericht dat de werknemers hun keuzes eenvoudig kunnen maken en dat hun keuzes, inclusief de fiscale en budgettaire consequenties ervan, tijdig en juist kunnen worden verwerkt dan wel zichtbaar zijn. Zeker een keuzebudget brengt een flinke administratieve last met zich mee, want u moet per werknemer bijhouden hoeveel budget hij periodiek opbouwt en hoeveel daarvan hij al heeft besteed. Diverse marktpartijen bieden geautomatiseerde systemen die alle mogelijkheden voor het uitruilen van arbeidsvoorwaarden of besteding van keuzebudget laten zien en die het administratieve beheer ervan mogelijk maken. Hier hangt uiteraard een prijskaartje aan.
Het invoeren van een cafetariaregeling – waaronder een keuzebudget – is altijd maatwerk. De regeling is immers afhankelijk van uw specifieke situatie. Zorg dat u alles goed regelt, zodat het flexibel belonen écht werkt en er achteraf geen naheffingen en boetes volgen.
Oordeel
aan fiscus voorleggen
afkeuring
U heeft de mogelijkheid om de opgestelde cafetariaregeling – of andere wijziging van de overeengekomen beloning – ter beoordeling aan de Belastingdienst voor te leggen. De fiscus geeft hierover dan een goedkeuring of afkeuring af voor wat betreft de gevolgen ervan voor de loonheffingen. Zo heeft u daar vooraf zekerheid over. De Belastingdienst geeft geen oordeel af over uw cafetariaregeling – of andere wijziging van de overeengekomen beloning – als deze bepalingen bevat die in strijd zijn met wettelijke bepalingen waarvan u niet mag afwijken. Er is dan namelijk sprake van een nietige of vernietigbare wijziging.
Bij afkeuring van de regeling door de Belastingdienst vervalt het recht tot uitruil. Het is dan niet langer toegestaan om het brutoloon te verlagen. De betreffende doelen kunt u dan uiteraard alsnog onbelast (regulier) aan werknemers uitdelen, maar dan brengt dat extra kosten voor uw organisatie met zich mee.
overduidelijk nadelig
De Belastingdienst zal in opstand komen tegen situaties van wijzigingen van de overeengekomen beoordeling die – naast de beoogde gevolgen voor de loonheffingen – overduidelijk nadelig zullen uitpakken voor de werknemer en verder ook geen praktische betekenis hebben. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij een uitruil van een bonus à € 200 voor een fiets van € 150.
Fiscus accepteert kostenneutrale uitruil
automatisch afwijst
Het is niet zo dat als een werknemer bij een uitruil op grond van uw cafetariaregeling een hoger brutobedrag inlevert dan hij er netto voor ontvangt, de Belastingdienst de uitruil automatisch afwijst. In een recent aan de fiscus voorgelegde casus wilde een werknemer € 600 als doel van een uitruil van brutoloon ontvangen om zonnepanelen mee te leasen. De werkgever wilde geen extra kosten aan de uitruil hebben en berekende dat om een kostenneutrale uitruil te bereiken, de werknemer € 740 brutoloon als bron moest inzetten. De werknemer hield dan alsnog netto € 171 meer over dan zonder de uitruil. De Belastingdienst oordeelde geen problemen te hebben met deze uitruil waarbij de werkgever feitelijk werd gecompenseerd voor de mogelijke eindheffingslast bij overschrijding van de vrije ruimte.
niet in opstand
Het kan zijn dat een wijziging van de overeengekomen beloning alleen (mogelijk) nadelig uitpakt doordat deze op grond van de pensioenregeling doorwerkt in de pensioengrondslag. De fiscus komt niet in opstand tegen zo’n situatie.