5.2 Archivering

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: augustus 2018

zeven jaar

Op basis van de wettelijke bewaarplicht bent u in principe verplicht om de administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Onder deze bewaarplicht vallen ook factuurgegevens. Vanwege deze verplichting zult u ook aan bepaalde eisen moeten voldoen bij het archiveren van verzonden en ontvangen facturen.

5.2.1 Facturen bewarenHEADER_BREAK

verplicht

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt moet u bewaren in uw administratie. Dat is verplicht, zodat de fiscus uw administratie kan controleren.

U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. Een elektronische factuur drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.

ReproducerenHEADER_BREAK

oorspronkelijke vorm

U bewaart de facturen zeven jaar. Documenten over onroerende zaken, zoals facturen en notariële akten, moet u zelfs tien jaar bewaren. Essentieel is dus dat u een factuur in haar oorspronkelijke vorm bewaart, dan wel kunt reproduceren. Bent u in staat om de factuurgegevens te reproduceren tot het oorspronkelijke factuurbericht, dan is het niet noodzakelijk om de originele factuur te bewaren.

Zorg dat u de administratie op orde heeft. Bij twijfel over de bewaarplicht van bepaalde documenten kunt u het beste contact opnemen met de Belastingdienst om het verder af te stemmen.

Ter verbetering van uw eigen bewijspositie kunt u overwegen om aanvullende maatregelen te nemen. U kunt hierbij denken aan het bewaren van papieren kopieën.

ControleHEADER_BREAK

waarborgen

minimaal

De Belastingdienst controleert gedurende de bewaarperiode onder meer of u kunt aantonen dat:

u maatregelen heeft genomen die de controleerbaarheid van het proces waarborgen;
de facturen authentiek en integer zijn;
u maatregelen heeft genomen die de duurzame en integere opslag van de elektronische gegevens waarborgen;
de facturen inderdaad zijn uitgereikt (in het geval van zakelijke klanten);
de ontvanger expliciet (door een akkoord) of impliciet (door betaling van de factuur) heeft geaccepteerd dat u de facturen elektronisch heeft verzonden;
de facturen de minimaal vereiste gegevens bevatten, zoals de omschrijving van de goederen of de dienst, het aantal, de stuksprijs en het toegepaste BTW-tarief.

Verder moet u de relatie kunnen aantonen tussen de factuur en de order die hieraan ten grondslag heeft gelegen, evenals de relatie met de debiteurenadministratie en de ontvangst van de betaling.

Factuurgegevens in een nieuw jasje HEADER_BREAK

ander formaat

inhoudelijk juist

Soms is het gewenst of zelfs noodzakelijk om factuurgegevens om te zetten naar een ander formaat. Bijvoorbeeld van het ene naar het andere administratiesysteem, of het digitaliseren van uw papieren archief. Bij de conversie van gegevens moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

U moet alle gegevens overzetten naar het nieuwe formaat.
U moet de gegevens inhoudelijk juist overzetten.
De nieuwe gegevensdrager moet gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
De geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke tijd ge(re)produceerd en leesbaar worden gemaakt.
Controle kan binnen een redelijke termijn plaatsvinden.

VerlorenHEADER_BREAK

integriteit

Belangrijk is dat u aandacht besteedt aan echtheidskenmerken, zoals de authenticiteit van de herkomst (is de afzender degene die hij zegt te zijn) en de integriteit van de inhoud. Bij conversie kunnen deze kenmerken immers verloren gaan, zoals een watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document.

BeheersingsmaatregelenHEADER_BREAK

zekerheid

In dit soort gevallen zult u afdoende beheersingsmaatregelen in uw onderneming moeten hebben getroffen om de gewenste zekerheid te geven bij een controle door de Belastingdienst.

5.2.2 BewaarplichtHEADER_BREAK

De fiscale bewaarplicht ziet niet alleen op de facturen van uw onderneming, maar is ruimer.

Bron- en afgeleide gegevensHEADER_BREAK

vastlegging transactie

De Belastingdienst maakt allereerst het onderscheid tussen bron- en afgeleide gegevens. Onder brongegevens wordt verstaan een eerste of primaire vastlegging van een transactie. Bijvoorbeeld het vastleggen van een order die geplaatst is via uw orderadministratie. De brongegevens leiden tot vastleggingen in een of meer informatiesystemen, waarbij wordt gesproken over afgeleide gegevens. Een verkoopfactuur is een voorbeeld van een afgeleid gegeven. De basis van de verkoopfactuur is dan de order die is vastgelegd.

Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat afgeleide en brongegevens naar elkaar verwijzen. Er wordt dan gesproken over controlespoor of audittrail.

Vaste gegevensHEADER_BREAK

stamgegeven

Naast de bron- en afgeleide gegevens is de Belastingdienst ook geïnteresseerd in vaste gegevens. Deze vaste gegevens kunnen voor meerdere transacties gelden en worden ook wel stamgegevens genoemd. Veelvoorkomende voorbeelden van stamgegevens zijn: adressen van debiteuren en crediteuren en artikelgegevens, zoals omschrijving van het artikel en de prijzen.

Basisgegevens vallen ook onder de bewaarplichtHEADER_BREAK

controles

De bewaarplicht geldt voor de basisgegevens van uw onderneming. Deze gegevens heeft de Belastingdienst nodig om controles mogelijk te maken. Voor de basisgegevens moet u denken aan:

het grootboek;
de debiteuren- en crediteurenadministratie;
de voorraadadministratie;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie.

DetailgegevensHEADER_BREAK

verdichting

In principe moet u alle detailgegevens bewaren. Administratiesystemen, zoals een grootboek- of debiteurenadministratie, kunnen vaak samenvattingen geven van meerdere transactiegegevens. Dit laatste wordt verdichting genoemd. U mag gegevens verdichten, maar u moet er wel voor zorgen dat de achterliggende, gedetailleerde gegevens zeven jaar bewaard blijven.

Overige gegevensHEADER_BREAK

loggen

Om het proces van (elektronisch) factureren achteraf te kunnen controleren, is het verstandig om ook de volgende zaken te archiveren:

het factureringssysteem in relatie tot het informatiesysteem dat hieraan is gekoppeld;
een weergave van de beschikbare rapportages en het eventuele gebruik daarvan in de onderneming van de verzender;
onderkende foutsituaties en de daarop te ondernemen acties en getroffen maatregelen ter herstel en ter voorkoming van volgende foutsituaties;
eventuele faciliteiten voor het loggen van transacties en handelingen door gebruikers en operators;
bestanden en datavelden;
eventuele specifieke afspraken.

Bewaarplicht geldt ook voor gegevens in de cloud HEADER_BREAK

via internet

Steeds meer ondernemingen maken gebruik van cloud computing. Dit is het via internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens. Hierdoor is een belangrijk deel van uw fiscale bewaarplicht afhankelijk van de aanbieders van cloud computing.

StoppenHEADER_BREAK

stoppen met aanbieder

U moet zich dan wel afvragen hoe u aan de fiscale bewaarplicht kunt voldoen als u wilt stoppen met de aanbieder (exitstrategie) of de aanbieder ophoudt te bestaan. In beide situaties bent u wel zelf aansprakelijk voor het voldoen aan uw fiscale bewaarplicht. Dat terwijl uw gegevens opgeslagen staan bij een ‘derde partij’.

U bent hier