5.1 Factuurvereisten
verplichte gegevens
Uw onderneming is verplicht om op de factuur de wettelijk verplichte gegevens te vermelden. Deze gegevens zijn van belang voor de BTW.
Moet u een factuur uitreiken, dan is het belangrijk om de juiste gegevens daarop te vermelden. Op rendement.nl/fadossier vindt u een tool met meer informatie over deze factuurvereisten.
5.1.1 Elektronisch facturerenHEADER_BREAK
vorm
De vereisten voor een factuur gelden ook voor een elektronische factuur. De vorm van de factuur maakt dus niet uit. Voor elektronisch factureren moet u rekening houden met één extra voorwaarde.
Uw afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Dat betekent dat de klant de elektronische factuur mag weigeren als hij deze niet in elektronische vorm wil ontvangen.
BetalingHEADER_BREAK
bewijs
Als een klant uw factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat hij ermee akkoord gaat. De geaccepteerde betaling kunt u dan gebruiken als bewijs dat uw klant akkoord is gegaan met het elektronisch verzenden.
5.1.2 Aangepaste regelsHEADER_BREAK
buitenland
toeslag
De hoofdregel is dus dat uw onderneming bepaalde gegevens in de factuur moet opnemen. In sommige situaties moet uw onderneming rekening houden met aangepaste regels. Dit geldt onder andere voor:
- Toepassing van de verleggingsregeling: in dat geval betaalt niet de leverancier, maar de afnemer de BTW. Dit geldt onder andere voor onderaanneming, het uitlenen van personeel, zakendoen met het buitenland en onroerende zaken. Op de factuur vermeldt u ‘BTW verlegd’ en het BTW-nummer van de afnemer.
- Automatische afschrijvingen: bij het gebruik van deze afschrijvingen, kunt u de afrekening van de bank als factuur beschouwen. Daarin moet vermeld zijn: de datum waarop de afschrijving plaatsvond, de naam van uw onderneming, een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd, het BTW-bedrag of de gegevens waaruit dit kan worden berekend (zoals het totaalbedrag en het BTW-tarief). Automatische afschrijvingen komen vaak voor bij verenigingen en abonnementen.
- Verzamelfactuur; u mag bij leveringen bonnen afgeven die niet aan de eisen voor de factuur voldoen. U moet dan een verzamelfactuur maken die alleen of samen met de bonnen wel voldoet aan de eisen.
- Kredietbeperking; om ervoor te zorgen dat uw klanten op tijd betalen, kunt u op uw facturen een kredietbeperkingstoeslag vermelden. Betalen uw klanten te laat, dan betalen zij u deze toeslag. Over deze (betaalde) toeslag betaalt u BTW.
- Inruil van goederen; bij een ruiltransactie vermeldt u op de factuur naast de verplichte gegevens de waarde van beide geruilde goederen en de BTW die daarover betaald moet worden. Vindt de inruil geheel in natura plaats, dan moet u de waarde van de geruilde goederen vaststellen en op de factuur vermelden.
Vereenvoudigde factuur voor kleine bedragenHEADER_BREAK
Uw onderneming mag soms een vereenvoudigde factuur uitreiken. Dit mag alleen als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 of als de factuur een wijziging is van de oorspronkelijke factuur.
verwijzing
Op deze factuur vermeldt u dan de volgende gegevens: de datum waarop de factuur is uitgereikt, de naam en adresgegevens van uw onderneming, welke goederen of diensten uw onderneming heeft geleverd, de BTW en bij wijziging van de oorspronkelijke factuur een verwijzing naar die factuur. Bij intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen mag u geen vereenvoudigde factuur uitreiken.
5.1.3 Niet verplicht om te facturerenHEADER_BREAK
vrijgesteld
Uw onderneming maakt een factuur voor alle goederen en diensten die u levert. Ook in dit geval gelden er een aantal uitzonderingen. De volgende ondernemingen hoeven geen factuur uit te reiken:
- ondernemingen die zich bezighouden met taxivervoer en openbaar vervoer;
- ondernemingen in de horeca;
- ondernemingen die vrijgestelde goederen of diensten leveren. Bent u gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet u voor de belaste goederen of diensten wel factureren;
- ondernemingen die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen).
ParticulierenHEADER_BREAK
vervoermiddel
Uw onderneming hoeft ook geen factuur uit te reiken als u goederen of diensten verkoopt aan particulieren. Dit geldt echter niet in de volgende situaties:
- uw onderneming is een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of tandtechnisch werk. Hiervoor is wel vereist dat ten minste 80% van uw afnemers ondernemer is;
- u levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land;
- uw onderneming valt onder de regels voor afstandsverkopen.
Bij afstandsverkopen moet u rekening houden met drempelbedragen. De hoogte van de drempel verschilt per land. Komt u niet boven de drempel uit, dan mag u gewoon Nederlandse BTW in rekening brengen.
5.1.4 Beveiligen facturenHEADER_BREAK
authentiek en integer
De Belastingdienst stelt ook als voorwaarde dat de facturen authentiek en integer zijn (zie ook paragraaf 3.5.2). U mag zelf bepalen of u uw facturen beveiligt en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). U kunt bijvoorbeeld naast de factuur ook andere documenten bewaren, zoals de offertes, opdrachtbevestigingen en bewijzen van betaling.