3.1 Screening
langlopende relaties
risico
Bij relatief kleine vorderingen is het risico dat uw onderneming loopt te overzien. In de praktijk komt het echter vaak voor dat ook bij omvangrijke transacties de screening van de klant achterwege blijft. Vooral bij langlopende relaties is het vertrouwen groot. Blijkt achteraf dat de klant niet kan betalen en al in de problemen zat op het moment van de order, dan heeft dat directe gevolgen voor de liquiditeit en mogelijk zelfs voor de solvabiliteit van uw onderneming. U ondervangt dit risico deels door nieuwe én vaste klanten te screenen. Er staan u een aantal laagdrempelige middelen ter beschikking om een eerste controle uit te voeren.
3.1.1 Juistheid rekeningnummer
Veel ondernemingen die werken met automatische incasso’s controleren de juistheid van het opgegeven rekeningnummer vaak door te vragen om € 0,01 te betalen.
Als uw onderneming te maken heeft met een klant via internet, kunt u op de website van de politie controleren of het e-mailadres, telefoonnummer of bankrekeningnummer van de (ver)koper bekend is in de politiedatabase.
Bankrekening
geldigheid bankrekening
Nederlandse rekeningnummers hebben een logaritme als extra zekerheid, waarbij het nummer via een bepaalde formule deelbaar moet zijn door 11. U kunt de geldigheid van een bankrekeningnummer controleren met een zogenoemde IBAN-checker. Op internet kunt u verschillende websites vinden die rekeningnummers kunnen controleren.
3.1.2 Ingeschreven bij de KvK
basisgegevens
In het Handelsregister kunt u controleren of een onderneming waarmee u zakendoet ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het Handelsregister toont alleen wat basisgegevens, zoals het KvK-nummer en het adres van de hoofdvestiging. Een uittreksel (kosten: € 2,65) is een officieel bewijs van inschrijving, met informatie over de oprichtingsdatum en de namen van de aandeelhouders en bestuurders. Naast de KvK kunt u ook met OpenCompanies van Graydon (opencompanies.nl) bedrijfsinformatie van andere ondernemingen controleren.
Verplicht controle van BTW-identificatienummer
Europese Commissie
Levert uw onderneming goederen en diensten zonder BTW, dan moet u het BTW-identificatienummer van de afnemer goed controleren. Op de website van de Europese Commissie (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) kunt u de geldigheid van het BTW-nummer controleren (en ook die van Nederlandse afnemers).
U kunt op die website van de Europese commissie ook de naam- en adresgegevens van de afnemer terugvinden. Blijkt bij een controle van de Belastingdienst dat de afnemer geen BTW-ondernemer is, dan krijgt u een naheffingsaanslag BTW.
3.1.3 Gedragssymptoom
coulanter opstellen
Vaak laten ondernemingen de teugels vieren op het moment dat de economie weer in de lift zit. Zij stellen zich coulanter op bij slecht betalingsgedrag. De realiteit is echter dat het onder alle omstandigheden belangrijk is om de kredietwaardigheid van klanten te beoordelen. Slecht betalingsgedrag komt misschien meer voor in een economische recessie, het is echter vooral een gedragssymptoom: de ene consument of zakelijke klant is de andere niet.