2.5 Bewaarplicht BTW
factuur
voorbelasting
Uw onderneming heeft als BTW-plichtige ook een administratie- en bewaarplicht. Hierbij neemt de factuur een centrale rol in. Het tijdstip waarop uw onderneming de BTW verschuldigd is, hangt immers af van het tijdstip waarop de factuur is uitgereikt of een vooruitbetaling is verricht. Bovendien kunt u de aan uw onderneming in rekening gebrachte BTW alleen als voorbelasting aftrekken als u beschikt over een correcte factuur (zie paragraaf 2.5.2).
2.5.1 Factuur uitreiken
vooruitbetaling
afstands-verkopen
In de BTW-wetgeving staat niet alleen welke gegevens verplicht op een factuur moeten staan, maar ook wanneer u een factuur moet uitreiken en hoe lang u deze moet bewaren. U bent op basis van de BTW-wetgeving verplicht om een factuur uit te reiken:
- bij leveringen of diensten die worden verricht aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
- bij een vooruitbetaling die wordt ontvangen voor een levering of dienst aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
- bij zogenoemde afstandsverkopen en waarbij de One Stop Shop-regeling (OSS) niet wordt toegepast;
- bij de levering van een nieuw vervoermiddel aan een particulier in een ander EU-land.
Bewaar alle originele facturen, maar ook rekeningen en nota’s van uw leveranciers en invoerdocumenten.
2.5.2 Factuurvereisten
fiscale eenheid
vrijstelling
Voor de BTW moet een factuur deze gegevens bevatten:
- de datum van uitreiking;
- een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, voor de identificatie van de factuur;
- de BTW-identificatienummers van de leverancier en de afnemer (bij een fiscale eenheid het BTW-nummer van de onderneming die de prestatie levert);
- de naam en het adres van de leverancier en de afnemer;
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
- de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is, of van de eventuele vooruitbetaling;
- de vergoeding voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, belasting niet inbegrepen, en eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en rabatten;
- het toegepaste BTW-tarief;
- het te betalen BTW-bedrag.
Overige niet-BTW-factuurvereisten zijn KvK-nummer leverancier, bankrekeningnummer en BIC/IBAN.
Geen BTW-aftrek bij een factuurgebrek
fout
Constateert de Belastingdienst een fout in de inkoopfactuur, dan kunt u als afnemer het recht op aftrek van BTW verliezen. Kleine factuurgebreken mogen er volgens het Europese Hof echter niet toe leiden dat het recht op BTW-aftrek wordt ontzegd. Meerdere gebreken op een inkoopfactuur kunnen wél leiden tot het weigeren van het recht op BTW-aftrek. Voldoet een factuur niet aan de factuureisen, neem dan zo spoedig mogelijk contact met de leverancier op en vraag om een nieuwe factuur.
Vereenvoudigde factuur
minder gegevens
Als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 (inclusief BTW) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, dan hoeven er op deze factuur minder gegevens te staan dan op een ‘normale’ factuur. Bij het laatstgenoemde moet u wel duidelijk naar de oorspronkelijke factuur verwijzen en de aangebrachte wijzigingen vermelden. Op een vereenvoudigde factuur staan in elk geval:
- de factuurdatum;
- de naw-gegevens van de leverancier of dienstverlener;
- de aard van de geleverde goederen of diensten;
- het te betalen bedrag aan belasting.
2.5.3 Bewaartermijnen
herzienings-termijn
civiele procedure
Voor de factuur geldt in principe de algemene bewaartermijn van zeven jaar. Deze termijn is overigens een minimumverplichting. Zo moet u in verband met de herzieningstermijn van de aftrek van voorbelasting voor onroerende zaken de gegevens voor deze zaken tien jaar bewaren. Sommige gegevens kunt u beter langer bewaren. Dit geldt vooral voor gegevens die van belang kunnen zijn als bewijs in civiele procedures. Denk bijvoorbeeld aan contracten met een langlopende werking, schuldovereenkomsten en borgstellingen.
Toepassing van de kleineondernemersregeling
investering
Als uw omzet exclusief BTW in een kalenderjaar niet hoger is dan € 20.000, kunt u een beroep doen op de kleineondernemersregeling (KOR). U hoeft dan geen BTW op verkoopfacturen te vermelden en geen BTW-aangifte te doen. Dat betekent ook dat u BTW moet herzien en dat de aftrek van BTW op investeringen en inkopen niet mogelijk is. Ook kunt u niet meer opteren voor BTW-belaste verhuur. Op rendement.nl/fadossier leest u alles over de (internationale) toepassing van de KOR.
Afstandsverkopen
Het kan zijn dat uw onderneming goederen of diensten levert aan klanten die geen BTW-aangifte doen (e-commerce). Of misschien levert u goederen die u eerst nog moet invoeren van buiten de Europese Unie (afstandsverkopen). In beide gevallen kunt u gebruikmaken van de Unieregeling of de
éénloket-systeem
Invoerregeling van het éénloketsysteem (de OSS-regeling). U voldoet de BTW voor deze leveringen dan in één keer in Nederland in plaats van in verschillende landen. Voor deze leveringen en diensten geldt een bewaarplicht van tien jaar.