2.3 Overige gegevens
Aangezien u wettelijk verplicht bent om alles wat voor de belastingheffing van belang kan zijn te bewaren, moet u bijvoorbeeld ook relevante correspondentie, contracten en notulen vastleggen en bewaren. De omvang van uw administratie zal dan ook afhankelijk zijn van de omvang van de onderneming en wat voor werkzaamheden u verricht.
Elektronische communicatiemiddelen
ter beschikking stellen
Gegevens uit elektronische communicatiemiddelen behoren ook tot de administratie. Als de fiscus daar om vraagt, moet u deze gegevens ter beschikking kunnen stellen in de gewenste vorm. Voor zover het zakelijke gegevens en correspondentie betreffen, behoren die tot de administratie, en moet u ze gedurende de fiscale bewaartermijn bewaren. Scheid zakelijke correspondentie dus van correspondentie die alleen privé is. Denk hierbij aan een digitale agenda, WhatsApp en e-mailberichten.
De e-mailberichten moeten goed worden geordend, gearchiveerd en te reproduceren zijn. Let er ook op dat het bij nieuwe soft- of hardware nodig kan zijn om de e-mails te converteren om de vorm en inhoud ervan te behouden.