2.6 Denk vooruit: planning en rolverdeling
archiveringsslag
vakantie
Vaak kiezen organisaties ervoor om slechts één of twee keer per jaar een archiveringsslag uit te voeren op hun informatie. De meest geschikte momenten lijken hiervoor de zomervakantie en de kerstvakantie. Het nadeel hiervan is dat dan juist veel werknemers op vakantie zijn en daarom niet kunnen meehelpen met de werkzaamheden. Het is beter om net na de vakanties te archiveren en op te ruimen. Werknemers kunnen dan wat afstand nemen van hun eigen werksituatie en zich iets minder laten leiden door de waan van de dag.
Geef archiveren een structurele plaats in uw dagelijkse werkzaamheden. Op die manier voorkomt u dat u aan het eind van het jaar achter de feiten aanloopt.
2.6.1 Tijd vrijmaken om goed te archiveren
oude archieven
aanspreekpunt
Voor een goede archiveringsslag heeft u per afdeling minimaal één week tot maximaal twee weken nodig. Het opruimen van de oude archieven wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. Stel voor het maken van een archiveringsslag een projectmanager aan die met kennis van zaken en aan de hand van de processen samen met de proceseigenaren:
- de uitzonderingen bepaalt;
- als aanspreekpunt fungeert voor vragen van werknemers aan de IT-afdeling.
2.6.2 Gegevenseigenaarschap
aanwijzen
Het correct archiveren van gegevens brengt het nodige werk met zich mee. Om dit in goede banen te leiden is het belangrijk om de verantwoordelijkheid over het archief en de processen daarnaartoe goed te waarborgen. Door gegevenseigenaren aan te wijzen, kunt u de verantwoordelijkheid spreiden over de betrokkenen. Gegevenseigenaars zijn dan makkelijk te raadplegen bij vragen over de gegevens. Ze zijn dan ook meteen verantwoordelijk voor de kwaliteit ervan.
Een eigenaar kiezen
salaris gegevens
In veel gevallen is de eigenaar van de gegevens te bepalen aan de hand van de locatie waar de gegevens worden gecreëerd. Denk aan salarisgegevens die door de salarisadministratie zijn aangemaakt, maar die de HR-afdeling ook gebruikt. Het eigenaarschap over de gegevens van personeelsleden ligt bij HR en die van de salarisverwerking bij de salarisadministratie. Wie is dan de eigenaar van deze gegevens als zij voor meer dan tien jaar in het archief staan? Is dat nog steeds dezelfde persoon? Dit is vaak lastig te achterhalen. Bovendien komen grote hoeveelheden gegevens vanuit de gehele organisatie bij elkaar in het archief. Het is belangrijk om vooraf voor één eigenaar van het archief te kiezen.