2.3 Ken uw proces

proces
beschrijving

ondergeschikt

In de praktijk wordt vaak een set aan gegevens of een specifiek systeem als startpunt gekozen voor archivering. Toch vormen werkprocessen een beter uitgangspunt, want ze zijn van nature minder onderhevig aan verandering. Zo zal een werknemer meestal minder fouten maken als het voor hem duidelijk is hoe hij een bepaald proces moet uitvoeren, en hij dit kan nalezen in een procesbeschrijving. Dit zal ook een hogere kwaliteit van werk opleveren. De resultaten zijn bovendien vanuit het oogpunt van archivering beter te voorspellen. De uit de werkprocessen voortvloeiende gegevens en documenten zijn dan ook altijd ondergeschikt aan het betreffende proces, inclusief het proces van archiveren. Deze manier van werken geeft u ook een sterk argument tegen het idee dat informatie die is opgemaakt tijdens werkuren als persoonlijk eigendom is te beschouwen.

Werkprocessen

verantwoorden

werving

pensioen

salarissen

voorschot

personeelsdossier

Werkprocessen waarvoor u zich moet verantwoorden en daarmee als archiefwaardig zijn te beschouwen zijn:

• Processen op de financiële afdeling:
  • inkoop van goederen en diensten;
  • beheer van debiteuren;
  • beheer van crediteuren;
  • beheer van financiële claims;
  • beheer van budgetten;
  • beheer van betaling declaraties;
  • ondersteunen bij opstellen van de jaarrekening;
  • controle op projecten.
• Processen op de HR-afdeling en de salarisadministratie voor bijvoorbeeld:
  • werving en selectie van werknemers;
  • inhuren van werknemers op tijdelijke basis;
  • werknemers met een vast contract;
  • werknemers met tijdelijk contract;
  • inhuren van extern personeel;
  • afhandelen van verlofaanvragen;
  • registratie van ziekteverzuim;
  • bijhouden van re-integratie dossiers;
  • beheer van pensioenen;
  • bewaren van beoordelingsgesprekken;
  • betaling van salarissen;
  • betaling van vakantiegeld;
  • betaling van opleidingen;
  • afdracht van sociale premies;
  • betaling van bonussen;
  • opstellen en indienen van belastingaangiftes.
  • beheer van aanvragen en betaling van voorschotten;
  • beheer van mobiliteitsregeling per werknemer;
  • afhandelen van boetes;
  • opbouw van een ontslagdossier bij een lopend arbeidsconflict;
  • afsluiten van personeelsdossiers bij beëindiging dienstverband.