1.1 Indiensttreding
dienstbetrekking
Als een arbeidskracht bij uw organisatie komt werken, moet u allereerst bepalen of er een dienstbetrekking met hem bestaat. Elk van de mogelijke soorten dienstbetrekkingen heeft specifieke gevolgen voor de loonheffingen (zie hoofdstuk 2).
Verplichtingen
identificatie
gebruik speciale regeling
Kwalificeert de arbeidskracht als werknemer, dan moet u bepaalde gegevens van hem vastleggen. Welke gegevens dat precies zijn en wanneer u hierover moet beschikken, leest u in hoofdstuk 3. Één van de verplichtingen bij indiensttreding is de identificatieplicht. Deze plicht – die uit drie onderdelen bestaat – komt aan bod in hoofdstuk 4. U heeft voor een nieuwe werknemer nog vele andere administratieve verplichtingen. Zo moet u hem onder andere een nummer inkomstenverhouding toekennen, een loonstaat voor hem aanmaken en bij de eerste loonbetaling een loonstrook verstrekken (zie hoofdstuk 5). U kunt ook met bijzondere administratieve verplichtingen te maken krijgen, vanwege gebruikmaking van een speciale regeling (zie hoofdstuk 6). Bovendien moet u niet vergeten de nieuwe werknemer aan te melden bij instanties zoals uw pensioenuitvoerder en verzekeraars waar uw onderneming collectieve verzekeringen heeft lopen (zie hoofdstuk 7).
Het kan zijn dat de in dienst getreden werknemer fiscaal niet als ‘nieuwe’ werknemer geldt omdat er sprake is van opvolgend werkgeverschap. Let op de speciale regels waarmee u dan te maken heeft (zie hoofdstuk 8).
Reglement
werkplek
Naast de administratieve en fiscale aandachtspunten die in dit dossier worden behandeld, komen er bij een nieuwe werknemer ook zaken kijken als:
- aanmaken van een personeelsdossier;
- beschikbaar maken van een werkplek;
- kopiëren van relevante diploma’s;
- opstellen van een gebruiksovereenkomst voor apparatuur;
- regelen van een toegangspas en een inlogcode;
- uitreiken van een bedrijfsreglement;
- uitreiken van een veiligheidsplan;
- vastleggen van het bankrekeningnummer;
- vastleggen van contactgegevens bij calamiteiten.