10.2 Tien adviespunten
Om succesvol te kunnen rapporteren in overeenstemming met de CSRD hebben wij tien adviespunten gedefinieerd die bijdragen aan het opstellen van een CSRD-rapportage.
10.2.1 Creëer bewustwording in de hele onderneming
Het belang van ESG moet door de gehele onderneming gedragen worden. Het moet niet het project van de duurzaamheidsmanager of afdeling Finance (omdat het over reporting gaat) worden. Het is van belang dat binnen de onderneming ESG wordt gedragen door alle afdelingen en in het bijzonder op het hoogste niveau binnen het bestuur en toezichthoudend orgaan. Er moet namelijk onder meer ook gerapporteerd worden over governance en strategie, twee zaken die bij uitstek op het bordje van deze gremia liggen.
Om bewustwording te creëren kunt u werksessies over het thema organiseren voor werknemers van verschillende afdelingen. Hierbij kan bijvoorbeeld stilgestaan worden bij hoe elke werknemer een bijdrage levert (of kan leveren) op één van de materiële thema’s.
10.2.2 Perfectie is de vijand van goed
transparant
De regelgeving is nieuw en alle begin is moeilijk: dit geldt ook voor uw eerste CSRD-verslag. Dit is moeilijk en gaat niet zomaar. Daarbij streven naar perfectie is heel mooi, maar daarmee maakt u het zichzelf mogelijk ook onnodig moeilijk. Goed is goed genoeg. Uiteraard moet het verslag voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, maar het hoeft de eerste keer niet perfect. Durf het dus aan om keuzes te maken over wat u wel en wat u (vooralsnog) niet rapporteert, en wees daar transparant over. Het streven naar perfectie op sommige onderdelen kan ten koste gaan van het goed weergeven van andere onderdelen en dan is de consequentie dat u mogelijk niet aan alle vereisten voldoet.
10.2.3 Samen gaat u sneller en staat u sterker
projectgroep
Zoals bij de eerste tip aangegeven, is het belangrijk om de verantwoordelijkheid voor het opstellen van het CSRD-verslag niet bij één werknemer neer te leggen. Uiteraard is het verstandig een projectleider of projectgroep aan te wijzen, maar er is input vanuit alle afdelingen nodig. Daarom is het belangrijk dat er voldoende bewustwording is binnen de onderneming, zodat alle betrokken werknemers het belang inzien van het aanleveren van juiste en volledige gegevens.
Maak duidelijk wat er verwacht wordt van alle afdelingen en zorg ervoor dat iedereen voldoende tijd en middelen heeft om aan deze verwachtingen te voldoen.
10.2.4 Kijk om u heen en leer van de voorlopers
GRI
Grote beursgenoteerde ondernemingen moeten al over boekjaar 2024 rapporteren. Deze verslagen worden begin 2025 gepubliceerd. Een aantal van deze ondernemingen heeft in hun verslagen over boekjaar 2023 al bepaalde toelichtingsvereisten uit de ESRS opgenomen. Daarnaast rapporteren veel van deze ondernemingen al op basis van bestaande raamwerken zoals het Global Reporting Initiative (GRI). Gebruik deze rapportages als voorbeeld voor hoe u een dergelijk verslag opstelt.
10.2.5 Gebruik bestaande communicatieprocessen
stakeholders-interactie
Soms wordt er gedacht dat er voor de stakeholdersinteractie aparte communicatieprocessen opgezet moeten worden. Dit is zeker één van de mogelijkheden, maar niet vereist vanuit de wet- en regelgeving. Elke onderneming heeft interactie met haar stakeholders. Probeer deze reguliere contactmomenten met bijvoorbeeld klanten, de ondernemingsraad (werknemers) en leveranciers te gebruiken om aan ESG gerelateerde onderwerpen te bespreken.
10.2.6 Documenteer uw duurzaamheidsreis
onderbouwing
Als het niet gedocumenteerd is, is het niet gebeurd. Dit is een uitspraak die veel accountants wel bekend in de oren zal klinken. Dit geldt voor ESG-verslaglegging net zo goed als voor de reguliere (financiële) verslaggeving. Leg al bij de start van de duurzaamheidsreis de volgende zaken vast: besluitvorming, notulen van vergadering, onderbouwing van standpunten enzovoort. Zo kunt u later altijd terugkijken waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt én of u deze mogelijk moet herzien. Daarnaast is het in het kader van de verplichte accountantscontrole van belang zaken gedegen vast te leggen, zodat het ook controleerbaar is door uw accountant.
10.2.7 Andere ESG regelgeving
EU Taxonomie
In al het geweld van de CSRD en de ESRS zouden ondernemingen andere ESG-regelgeving gemakkelijk kunnen vergeten. Denk bijvoorbeeld aan de EU Taxonomie: de complexe regelgeving waarin de ESRS naar verwezen wordt. Start u niet tijdig met het classificeren van de activiteiten van uw onderneming conform de technische screeningscriteria van de EU Taxonomie? Dan kan uw onderneming compliant zijn met de ESRS op alle onderdelen, maar niet voor wat betreft de classificatie van de activiteiten en daarmee in algemene zin ook niet compliant zijn.
Er geldt straks ook een digitale rapportageverplichting. Uw onderneming zal over de juiste software moeten beschikken om hieraan te kunnen voldoen. Ga dus tijdig in gesprek met partijen die hierbij kunnen ondersteunen.
anticiperen
Ten slotte is de wet- en regelgeving op het gebied van ESG nog volop in beweging. Houd dit in de gaten of laat u hierover informeren door een adviseur, zodat u en uw onderneming altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en hier tijdig op kunnen anticiperen.
10.2.8 ESG-tooling en IT-oplossingen
Voor goede en betrouwbare ESG-data is het belangrijk dat uw onderneming tijdig investeert in ESG-tooling en andere IT-oplossingen. Dit draagt bij aan de betrouwbaarheid maar zeker ook aan het efficiënt tot stand komen van de CSRD-rapportage. Maak dan ook voldoende tijd om hierin een gedegen keuze te maken.
Laat u niet misleiden door mooie visuele effecten, maar ga na in hoeverre de ESG-tooling u zowel faciliteert in het verzamelen van de data als het gestructureerd vastleggen van de onderliggende overwegingen en documentatie.
10.2.9 Ga nu al in gesprek met uw ketenpartners
ketenpartner
Voor sommige toelichtingsvereisten is het noodzakelijk om informatie uit uw keten te verkrijgen. Start dan ook tijdig de gesprekken met uw ketenpartners hierover. Zo kunnen zij zich ook voorbereiden op een eventuele data-uitvraag die u bij hen neerlegt. Laat ze tijdig weten wat u van hen verwacht en hoe zij aan deze verwachtingen kunnen voldoen.
10.2.10 Betrek uw accountant
DMA
Ten slotte merken we nog op dat het belangrijk is om de controlerend accountant tijdig te betrekken bij alle stappen die uw onderneming doorloopt. Immers, als uw onderneming van mening is dat de DMA goed is uitgevoerd en dat de materiële thema’s die daaruit blijken de juiste thema’s zijn en de accountant is een andere mening toegedaan, dan wilt u dit zo snel mogelijk weten. Immers, als zou blijken dat de gedefinieerde thema’s niet volledig zijn, dan zou dit kunnen betekenen dat er niet gemonitord wordt op alle relevante thema’s. En dit heeft weer gevolgen voor de volledigheid van de op te nemen informatie.