8.1 Overeenkomen en plannen van de opdracht

opdracht-bevestiging

Voordat er gestart wordt met de assurance-werkzaamheden is het zaak om de opdracht formeel overeen te komen en deze op een goede manier te plannen. De accountant onderbouwt hoe hij verwacht te voldoen aan de randvoorwaarden voor een opdracht, om vervolgens de opdracht schriftelijk overeen te komen middels de opdrachtbevestiging. In deze fase bepaalt hij ook de materialiteit en stemt hij deze tijdens de planningbespreking nader af.

8.1.1 Randvoorwaarden

Het is belangrijk dat een assurance-object bijdraagt aan het beeld dat de gebruikers van de onderneming en haar (duurzaamheids)prestaties hebben. Om hieraan te voldoen, zijn in het Stramien voor assurance-opdrachten de volgende randvoorwaarden gesteld:

• De rollen en verantwoordelijkheden van de geschikte partijen zijn in de omstandigheden passend.
• De opdracht laat de volgende kenmerken zien:
  • Het onderzoeksobject is geschikt.
  • De criteria zijn geschikt.
  • De toegepaste criteria zijn voor de beoogde gebruikers beschikbaar.
  • De accountant verwacht voldoende assurance-informatie te verkrijgen.
  • De conclusie wordt schriftelijk gedeeld.
  • De opdracht dient een rationeel doel.

Motivatie

stakeholder

inschatting

Voorafgaand aan het toetsen van duurzaamheidsinformatie zal de accountant specifieke aandacht besteden aan waarom de opdrachtverstrekker assurance wenst te ontvangen. Volgt dit uit specifieke vereisten van stakeholders? Geeft deze hiermee invulling aan de eigen strategie? Of is er mogelijk sprake van minder duurzame prikkels? De reikwijdte van de opdracht is hierin ook een belangrijk attentiepunt, zeker als niet in alle informatie in een verslag van assurance wordt voorzien. Denk hierbij aan het verslag van een zorginstelling die slechts assurance vraagt bij de milieu-indicatoren en de indicatoren over de sociale thema’s buiten beschouwing wenst te houden. Dit zal een passende verklaring moeten hebben voordat de accountant de opdracht mag accepteren.

Criteria

verifiëren

Ook de criteria op basis waarvan het verslag wordt opgesteld zijn een attentiepunt bij duurzaamheidsinformatie. Hierbij is het van belang te verifiëren of deze algemeen erkend zijn en daarmee voldoen aan de algemene vereisten voor rapportagecriteria: relevantie, volledigheid, betrouwbaarheid, neutraliteit en begrijpelijkheid. Daarnaast moeten de criteria toegankelijk zijn voor de gebruikers van de informatie.

Informatie verkrijgen

Het laatste specifieke attentiepunt voor een opdracht tot het toetsen van duurzaamheidsinformatie vormt de inschatting vooraf in hoeverre voldoende geschikte assurance-informatie kan worden verkregen (zie hoofdstuk 9). Als bij voorbaat al bekend wordt dat de accountant niet tot een goedkeurend oordeel kan komen, moet hij zich nogmaals afvragen hoe rationeel de beoogde opdracht is.

8.1.2 Fundamentele beginselen en onafhankelijkheid

Verordening gedrags- en beroepsregels

zorgvuldigheid

De fundamentele beginselen zijn de gedeelde professionele waarden van het accountantsberoep. Ze geven invulling aan het gedrag dat het maatschappelijk verkeer van accountants verwacht, en deze zijn daarmee onverkort van toepassing bij assurance-opdrachten voor duurzaamheidsinformatie. De fundamentele beginselen zijn vastgelegd in de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants: professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.

Onafhankelijkheid

gebruikers

De Verordening inzake onafhankelijkheid accountants bij assurance-opdrachten heeft tot doel een onafhankelijke uitvoering van assurance-opdrachten te waarborgen. Een onafhankelijke uitvoering wordt door het maatschappelijk verkeer en in het bijzonder de gebruikers van een assurance-opdracht als een randvoorwaarde voor de kwaliteit van de uitvoering aangemerkt. Hierbij heeft de accountant aandacht voor zijn onafhankelijkheid in wezen en in schijn. Bij iedere opdracht maakt de accountant een zichtbare vastlegging van hoe deze kan voldoen aan de fundamentele beginselen en hoe deze zijn onafhankelijkheid waarborgt. Hierbij documenteert hij de getroffen waarborgen voor zover sprake is van bedreigingen aan deze zaken.

Vakbekwaamheid

Voor wat betreft de fundamentele beginselen zal de accountant naar verwachting specifieke aandacht hebben voor de vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Dit omdat de meeste accountants vooral financieel zijn opgeleid en duurzaamheidsinformatie een veelvoud aan thema’s kan bevatten. Denk hierbij aan toelichtingen over strategie en actieplannen op het gebied van biodiversiteit door een producent van chemische bestrijdingsmiddelen voor de landbouw.

8.1.3 Opdrachtbevestiging

controle-standaard

voorbeeld-model

De inhoud van de opdrachtbevestiging is grotendeels voorgeschreven vanuit de controlestandaarden. In aanvulling daarop verstrekt de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) voorbeeldmodellen die accountants in de praktijk kunnen toepassen. Door gebruik te maken van de voorbeeldmodellen waarborgt de accountant enerzijds dat hij alle benodigde aspecten (schriftelijk) overeenkomt met de onderneming. Anderzijds geeft het gebruiken van hetzelfde model door alle accountants helderheid aan de ondernemingen die assurance vragen bij duurzaamheidsinformatie.

Doelstelling

verantwoor-delijkheden

De opdrachtbevestiging geeft invulling aan de reikwijdte van de assurance-werkzaamheden en de criteria waarop het assurance-object is gebaseerd. Ook legt deze de verantwoordelijkheden van zowel de accountant als het management van de onderneming vast. Verder komt de accountant in de opdrachtbevestiging de verwachte vorm en inhoud van de rapportage overeen, en meldt hij de relevante omstandigheden die tot afwijking in de rapportage en de beoogde tijdlijn kunnen leiden.

8.1.4 Materialiteit

rapportage

controle

Materialiteit is één van de kernbegrippen bij het uitvoeren van assurance-opdrachten. Daarbij is van belang het onderscheid goed op het netvlies te houden tussen:

• de rapportagematerialiteit die de onderneming gebruikt bij het opstellen van het verslag (zie hoofdstuk 4);
• de controlematerialiteit die de accountant gebruikt bij de assurance-werkzaamheden.

Bij een assurance-opdracht voor duurzaamheidsinformatie verstaat de accountant onder materialiteit het volgende: ‘afwijkingen, met inbegrip van weglatingen, worden verondersteld van materieel belang te zijn indien hiervan, afzonderlijk of gezamenlijk, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat zij een invloed hebben op de besluitvorming of oordeelsvorming van beoogde gebruikers op basis van de duurzaamheidsverslaggeving.’

Materialiteitsgrenzen

afzonderlijke materialiteit

kwalitatieve afweging

Bij de controle van financiële informatie is het gebruikelijk om één algehele materialiteitsgrens te bepalen. Bij duurzaamheidsinformatie zal de accountant veelal voor elk van de materiële thema’s een afzonderlijke materialiteit bepalen, en waarschijnlijk zelfs op het niveau van individuele prestatie-indicatoren. De materialiteit wordt normaliter uitgedrukt in een percentage van de desbetreffende indicator. Verder zal de accountant bij afwijkingen in kwalitatieve informatie ook een kwalitatieve afweging moeten maken in hoeverre de afwijkingen individueel of gezamenlijk materieel zijn op het niveau van het verslag als geheel.