4.7 Elektronisch vergaderen en stemmen
Omdat aandeelhouders niet altijd in de gelegenheid zijn fysiek aanwezig te zijn op een algemene vergadering, biedt de wetgever aandeelhouders de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering.
4.7.1 Hybride vergaderen
elektronische handtekening
U kunt in de statuten bepalen dat iedere aandeelhouder bevoegd is om door middel van een elektronisch communicatiemiddel zijn aandeelhoudersrechten uit te oefenen. Via de statuten kunt u voorwaarden stellen aan het gebruik van het communicatiemiddel. Denk bijvoorbeeld aan het voorschrijven van bepaalde software, het gebruik van een elektronische handtekening of over de kosten voor het gebruik van het elektronische communicatiemiddel. Het bestuur van de bv bepaalt welk elektronisch communicatiemiddel ingezet wordt.
Zijn de voorwaarden aan het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel niet in de statuten opgenomen, maar bijvoorbeeld vastgesteld via een besluit van het bestuur? Dan moeten deze voorwaarden bij de oproeping van de vergadering bekendgemaakt worden.
Voor het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel geldt het volgende:
- De aandeelhouder moet kunnen worden geïdentificeerd.
- De aandeelhouder kan rechtstreeks kennisnemen van wat in de vergadering aan de orde komt.
- De aandeelhouder kan zijn stemrecht uitoefenen.
De aandeelhouder hoeft niet noodzakelijk te kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Het staat u overigens vrij in de statuten te bepalen dat aandeelhouders ook langs elektronische weg kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Het hiervoor genoemde is ook van toepassing op andere vergadergerechtigden dan de aandeelhouders (zie hoofdstuk 11).
4.7.2 Fysiek vergadering blijft verplicht
Er moet overigens vooralsnog altijd ook een fysieke algemene vergadering worden gehouden. Hierbij moeten in ieder geval de voorzitter van de vergadering en het bestuur en eventuele commissarissen aanwezig zijn. Tijdens de coronacrisis heeft het kabinet in een tijdelijke wet geregeld dat de algemene vergadering ook digitaal (hybride) mocht plaatsvinden, ook als de statuten deze mogelijkheid niet gaven. Deze regeling liep tot 1 februari 2023. Op 7 december 2022 is wel een wetsvoorstel ter consultatie gepubliceerd dat privaatrechtelijke rechtspersonen de mogelijkheid biedt om volledig digitaal te vergaderen.
4.7.3 Stemmen op afstand
proxy voting
Stemmen op afstand (ook wel ‘proxy voting’ genoemd) is voor aandeelhouders van een bv alleen mogelijk als de statuten daarin voorzien. Dit is geregeld in artikel 227b boek 2 BW. De tekst van dit artikel luidt: ‘De statuten kunnen bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, doch niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.’
Stemmen op afstand zal over het algemeen alleen interessant zijn voor grote ondernemingen met heel veel aandeelhouders. Denk hierbij aan de beursgenoteerde ondernemingen.