3.2 De vergadering

Laatst gewijzigd: mei 2021

beleid

goedkeuring

De algemene ledenvergadering (ook wel: de jaarvergadering) moet minstens één keer per jaar worden gehouden en in elk geval binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Het bestuur legt in deze vergadering rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid. Vaak wordt dit gedaan door een speciaal voor de gelegenheid in het leven geroepen kas- of financiële controlecommissie, die een verklaring afgeeft over de vermogenstoestand van de vereniging. De commissie vraagt dan aan de ALV om daar haar goedkeuring over uit te spreken en een zogenoemd besluit tot decharge te nemen.

Decharge

zwaarwegend

Bij een decharge wordt een bestuurder van verdere verantwoording ontheven. In wezen zeggen de leden (de ALV) met een decharge: ‘We vinden dat jij, de bestuurder, je taak in de voorbije periode naar behoren hebt vervuld.’ Zo’n besluit is zwaarwegend, want het heeft als gevolg dat de betreffende bestuurder in principe ook niet meer aansprakelijk kan worden gesteld voor een handeling die hij in die voorbije periode heeft verricht.

3.2.1 Uitnodiging

bijlagen

Het bestuur roept de leden bijeen voor de algemene ledenvergadering. Let erop dat dit schriftelijk moet gebeuren, tenzij de ALV in eerdere instantie akkoord is gegaan met een oproep per e-mail. Zijn niet alle adressen van de leden bekend, overweeg dan de plaatsing van een advertentie in de (lokale) media. In de uitnodiging vermeldt u wanneer, waar en op welk tijdstip de vergadering zal plaatsvinden. Als bijlagen kunt u toevoegen:

agenda;
jaarrekening;
jaarverslag;
begroting.

De leden kunnen ook tussentijds een vergadering bijeenroepen als ten minste tien procent van de leden dit wenselijk acht. Zij moeten dan schriftelijk een gemotiveerd verzoek doen aan het bestuur. Het bestuur moet de ledenvergadering vervolgens binnen vier weken laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan mogen de leden zélf een vergadering beleggen.

3.2.2 Agendapunten

bestuur

moties

contributie

taakverdeling

Wat komt er aan de orde tijdens de jaarlijkse ALV? Denk aan de volgende punten:

de verkiezing en herbenoeming van het bestuur;
de wijziging of samenstelling van de verschillende commissies (bijvoorbeeld de kascommissie voor het komende jaar);
het gevoerde beleid in het voorbije jaar en het te voeren beleid in het komende jaar;
het algemeen en financieel jaarverslag (de jaarrekening en de begroting);
het verslag van de kascommissie;
de begroting voor het komende jaar met mogelijk moties van de leden;
de wijziging van het huishoudelijk reglement;
de vaststelling van de verenigingscontributie en het inschrijfgeld.

3.2.3 Taakverdeling

De taakverdeling tijdens de jaarlijkse vergadering ziet er meestal als volgt uit:

De voorzitter van de vereniging leidt de vergadering. Hij vertegenwoordigt en spreekt namens het bestuur.
De secretaris biedt ondersteuning, bijvoorbeeld door het opmaken van de notulen.
De penningmeester licht de jaarrekening toe.
De kascommissie presenteert haar conclusies en adviseert de ALV om de financiële verslagen goed of af te keuren.
De voorzitters van de verschillende commissies van de vereniging (barcommissie, technische commissie, onderwijscommissie et cetera) laten hun licht schijnen over hun werkzaamheden van het voorbije jaar. Eventueel brengen zij in de vergadering hun wensen voor het nieuwe jaar onder de aandacht.

Aanvullende informatie over de gang van zaken tijdens de jaarvergadering én over effectief vergaderen vindt u in hoofdstuk 8.

3.2.4 Besluitvorming tijdens de ALV

meerderheid

herstemming

Leden van de vereniging kunnen tijdens de ALV besluiten nemen op basis van hun stemrecht. Besluiten die met een meerderheid van stemmen worden aangenomen zijn bindend. Over de procedure bij een staking van stemmen moet een richtlijn zijn opgenomen in de statuten. In deze situatie is bij een stemming het aantal voor- en tegenstemmen precies in evenwicht. Er moet dan een oplossing voorhanden zijn om het proces weer vlot te trekken, zoals een herstemming op een later tijdstip, een doorslaggevende stem voor de voorzitter of de verwerping van het voorstel als geen gewone meerderheid wordt gehaald.

Met een oneven aantal stemgerechtigden in een vergadering kunt u problemen zoals omschreven bij staking van stemmen eenvoudig voorkomen. Om die reden tellen rechterlijke colleges altijd een oneven aantal leden.

3.2.5 Stemrecht

bepaling

uitsluiten

In principe is elk lid (geschorste leden uitgezonderd) stemgerechtigd, tenzij de statuten een voorbehoud maken. Daarin kan bijvoorbeeld de bepaling zijn opgenomen dat jeugdleden geen stemrecht hebben of slechts een beperkt stemrecht waarin zij uitgesloten zijn van stemming over een bepaald onderwerp, zoals financiën. Als u leden wilt uitsluiten, is het noodzakelijk dit expliciet in de statuten op te nemen, want volgens de wet is er, als het om stemmen gaat, geen sprake van een leeftijdsgrens.

Ook het bestuur heeft stemrecht. Het wordt nog weleens over het hoofd gezien, maar ook de stemmen van de bestuursleden moeten worden meegeteld.

3.2.6 Aanwezigheid

rechtsgeldig

hoeveelheid

vervallen

In de statuten van de vereniging moet een bepaling zijn opgenomen met een aanwezigheidseis. Dit wil zeggen dat de ALV alleen rechtsgeldige besluiten kan nemen als ten minste een x-aantal stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Dit zogenoemde quorumvereiste (quorum = hoeveelheid) voorkomt dat op een slecht bezochte vergadering besluiten worden genomen over fundamentele kwesties. Spijtig voor de leden die wél aanwezig zijn, maar het hoeft niet te leiden tot een chronische onmacht om knopen door te hakken. Weliswaar moet er een nieuwe vergadering worden uitgeschreven, maar in deze tweede bijeenkomst kunnen wel besluiten worden genomen omdat het quorumvereiste dan expliciet komt te vervallen (zie het kader hierna).

Een tweede vergadering

rechtsgeldig

termijn

Zijn er te weinig leden op de ALV om rechtsgeldige besluiten te nemen, waardoor er niet is voldaan aan het quorumvereiste, dan moet er een tweede vergadering worden uitgeschreven. Daarin kunnen wél besluiten worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Het komt vaak voor dat verenigingen die tweede vergadering nog dezelfde avond houden, een handigheidje om alsnog een besluit over een kwestie te nemen. Maar is het rechtsgeldig? Over het algemeen zullen de statuten reppen over de termijn waarop een vergadering bijeen moet worden geroepen. Dat die termijn een paar uur beslaat, is nauwelijks voorstelbaar. Besluiten die genomen zijn tijdens een tweede vergadering op dezelfde avond zullen dus vaak ongeldig zijn.

3.2.7 Stemprocedure

vastleggen

Op welke wijze moeten de leden stemmen tijdens de ALV? De wet laat zich er niet over uit. U kunt daarom zelf de stemprocedure vastleggen in de statuten of dit overlaten aan de voorzitter. Over het algemeen geldt:

over personen wordt schriftelijk gestemd (via een stembriefje of -formulier);
over zaken wordt mondeling gestemd (handopsteking of acclamatie).

bindende  uitspraak

Daarna doet de voorzitter een bindende uitspraak over de uitslag van de stemming (denk aan de gevleugelde uitspraak ‘Ik stel voor aldus te besluiten…’). Zijn oordeel is volgens de wet beslissend, zie ook het Burgerlijk Wetboek (Boek 2, artikel 13, lid 3). Hierin is opgenomen: ‘Tenzij de statuten anders bepalen, is het in de vergadering van een orgaan van een rechtspersoon uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.’

statuut- voorbeeld

Slaat de voorzitter de plank mis als het gaat om zijn uitspraak over de stemming, omdat hij bijvoorbeeld een verkeerde samenvatting geeft? Dan kan dit alleen in de vergadering zelf worden betwist en niet meer in een latere procedure en/of volgende vergadering.

Statuutvoorbeeld ALV-stemming

Statuten spelen een belangrijke rol in de stemprocedure op de algemene ledenvergadering. Daarin staan immers de regels beschreven die gelden voor de stemprocedure. Vragen die erin aan bod kunnen komen zijn:

Mag iedereen stemmen of zijn er uitzonderingen?
Hoe wordt er gestemd?
Wat zal de gang van zaken zijn bij het staken van de stemmen?

Om te weten waarop u moet letten, wordt dit hoofdstuk besloten met een voorbeeldartikel uit de statuten van een vereniging.

Het uitgeschreven artikel is slechts een voorbeeld. Aan de regels in uw eigen statuten kunt u, met inachtneming van de wet, een eigen invulling geven. Meer over de statuten en reglementen leest u in hoofdstuk 5.

BESLUITVORMING DOOR DE ALGEMENE

LEDENVERGADERING

(voorbeeldartikel uit de statuten)

Over alle voorstellen betreffende zaken, welke in de algemene ledenvergadering en in de vergaderingen van het dagelijks bestuur en het bestuur aan de orde komen en voor zover in deze statuten niet anders is bepaald, wordt een besluit genomen met gewone meerderheid van stemmen van de in de vergadering aanwezige en vertegenwoordigde leden, ongeacht hun aantal. Blanco, niet ingevulde stembiljetten en ongeldige stemmen tellen niet mee voor de besluitvorming maar tellen wel mee voor het bepalen van een in deze statuten voorgeschreven quorum.

Bij staken van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

nieuwe  stemming

Wanneer door het bestuur een enkelvoudige voordracht is gedaan is deze persoon gekozen, wanneer de meerderheid van de vergadering hiermee kan instemmen. Wanneer er sprake is van een dubbeltal en ingeval van het indienen van een tegenkandidaat dan is diegene gekozen die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen. Mocht bij stemming over de verkiezing van personen bij eerste stemming geen meerderheid worden verkregen dan zal een nieuwe stemming plaats hebben tussen de twee personen die het grootste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen. Indien ook bij deze tweede stemming de stemmen staken, wordt de oudste van beiden geacht te zijn gekozen.

Als de stemmen staken over een voorstel dat niet gaat over de verkiezing van personen, is het voorstel verworpen.

Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter of ten minste drie leden vóór de stemming laat of laten weten een schriftelijke stemming te verlangen. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten stembriefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk tenzij een lid hoofdelijke stemming verlangt.

Onder stemmen wordt in dit artikel verstaan geldig uitgebrachte stemmen, met inachtneming van het in lid 1 bepaalde. Als zodanig komen niet in aanmerking blanco of met de naam van het stemmend lid ondertekende stemmen.

Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering.

Als in een vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen – mits met algemene stemmen – geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, ook al is het onderwerp niet of niet op de voorgeschreven wijze bij de oproeping aangekondigd.

U bent hier