3.3 Werkafspraken
OR-reglement
vaste commissie
agendapunt
Waar de WOR niet voldoende in afspraken voorziet of die onvoldoende uitwerkt, is het de moeite waard om deze afspraken zelf vast te leggen. In het OR-reglement bijvoorbeeld kunt u van alles vastleggen over hoe uw OR reilt en zeilt en welke faciliteiten nodig zijn om goed te functioneren. Vermeld ook de rollen in de OR, het aantal leden, de zittingsperiode, de samenstelling van het dagelijks bestuur, de vaste commissies en een vergadercyclus die een bepaalde hoeveelheid tijd vergt. Dit laat zien hoe uw OR tegen zijn rol aankijkt en die – als het goed is – door de bestuurder onderschreven wordt. Voor werkafspraken kunt u soms aansluiten op bestaande praktijken. Denk aan het koppelen van de frequentie van de overlegvergadering aan het managementoverleg. Werkafspraken zijn er ook over zaken als wie de overlegvergadering voorzit (vaak wisselen uw OR en de bestuurder elkaar af), hoe te vergaderen of het aanleveren van agendapunten. Deze kunt u vastleggen in notulen, besluitenlijstjes of gespreksnotities. Soms volstaat het om een e-mail te sturen waarop de bestuurder akkoord geeft.
Faciliteiten
discussie
Andere afspraken gaan bijvoorbeeld over faciliteiten. In principe bepalen de bestuurder en uw OR jaarlijks hoeveel uren de OR-leden nodig zullen hebben voor de werkzaamheden (artikel 18, lid 1 en 3 WOR). Denk niet alleen aan de tijdsbesteding, maar ook aan vergaderfaciliteiten en digitale middelen waar vertrouwelijke informatie kan worden opgeslagen (artikel 17 WOR), trainingen en bijvoorbeeld een zelfstandig budget. Ook hiervoor geldt dat als er duidelijkheid en eensgezindheid is over de rol van uw OR, er niet snel problemen zullen ontstaan. Maar de praktijk laat zien dat de bestuurder en de OR die duidelijkheid lang niet altijd bereiken, met soms pittige discussies over tijd, voorzieningen en bedragen, en de zeggenschap daarover tot gevolg.
In bijzondere gevallen – zoals bij het regelen van de betrokkenheid van de OR bij de uitvoering van een besluit – kunnen uw bestuurder en uw OR een officiële overeenkomst opstellen: een ondernemingsovereenkomst. Die vindt u terug in artikel 32 van de WOR.
Verstandhouding
achterbanraadpleging
kosten
Werkafspraken over onder andere de inrichting, vergaderfrequenties, faciliteiten voor uw OR en uw commissies en achterbanraadplegingen zijn vaak planbare, budgetteerbare activiteiten. Bij een goede verstandhouding kunt u daarover vrij eenvoudig afspraken maken. Gaan de gesprekken moeilijk, dan ligt er in vrijwel alle gevallen een verschil in opvatting over de rol van de OR aan ten grondslag. Ook als het gaat over kosten ('kan dat niet wat goedkoper?') of tijd ('jullie kunnen toch wel wat efficiënter werken?').