7.3 Rolling forecast
Een rolling forecast is een prognose die, op periodieke momenten (meestal per kwartaal), voor vier of vijf kwartalen vooruit wordt gemaakt. Inmiddels wordt de rolling forecast op grote schaal ingezet, wat wel aangeeft dat de voordelen duidelijk zijn. De methode is daarom ook voor uw onderneming het overwegen waard.
Prognose
langere perioden
De geactualiseerde prognose levert input voor het voortschrijdend budget, dat dan ook voor vier of vijf kwartalen vooruit kan worden gemaakt. In de praktijk komen ook langere perioden voor. De opzet van de rolling forecast is dus heel eenvoudig. De uitvoering kan bewerkelijk zijn (ieder kwartaal alles actualiseren), maar dat is te beheersen.
Soms wordt onderscheid gemaakt tussen rolling budgets, waarbij de budgetten telkens opnieuw worden samengesteld, en rolling forecasts, waar telkens opnieuw voorspellingen worden gemaakt over de nabije toekomst.
7.3.1 Voordelen
management accounting
Traditioneel kijken budgetprocessen tot 31 december, daarna begint een nieuwe periode. In financiële accounting is dit normaal (verplicht zelfs), maar in management accounting is het niet zo handig. Na 31 december treedt er immers geen andere situatie op, alles gaat gewoon door. Daarnaast is het duidelijk dat de omgeving van ondernemingen dynamisch is; er verandert veel. Overheidsregels veranderen, er zijn internationale ontwikkelingen, initiatieven van concurrenten en veranderende wensen van grote klanten.
Omdat het wekelijks of maandelijks veranderen van voorspellingen en budgetten te veel tijd zou vergen van budgetverantwoordelijken, wordt meestal gekozen voor het actualiseren van de voorspelling en het budget per kwartaal.
Strategie
dynamiek
De dynamiek kan ook uit de eigen strategie voortkomen. Veel ondernemingen groeien snel of willen op korte termijn hun koers wijzigen. Ook in ondernemingen in rustiger vaarwater worden soms projecten uitgesteld tot het volgende kwartaal of geschrapt in afwachting van een alternatief. Dan is de traditionele budgettering met zijn blik op 31 december lastig. Het actualiseren per kwartaal maakt koerswijziging en aanpassing mogelijk.
7.3.2 Werklast
rekenmodel
De werklast van kwartaalgewijze aanpassing is te beheersen met het gebruik van rekenmodellen. Excel is het bekendste voorbeeld, maar er zijn ook veel gespecialiseerde modellen. Deze rekenmodellen onthouden de bouwstenen waarop de kwartaalbudgetten gebaseerd zijn. Als u bijvoorbeeld een activiteit die € 9.000 zou kosten ingepland had in maart, maar deze verschuift naar september, hoeft u deze in het model slechts twee kwartalen verder te schuiven.
Flexibeler budgetteren
Vooral als projecten uitgesteld worden, geeft een rolling forecast een beter inzicht. De kosten worden dan niet zozeer verminderd, maar opgeschoven in de tijd. Hetzelfde geldt voor opbrengsten die op zich laten wachten. Traditionele budgettering zou in beide gevallen een verkeerd beeld geven, in een rolling forecast verschijnen ze later.
Rekenmodellen onthouden bijvoorbeeld ook welke nettowinst u op de omzet van afzonderlijke producten of diensten maakt. Als u de omzetvoorspelling van oktober bijstelt, rekent het model de gevolgen voor de nettowinst voor u uit.
7.3.3 Dialoog
aanpassen
Het actualiseren van de forecast gebeurt naar aanleiding van wijzigingen in de planning van de onderneming, ontwikkelingen bij de concurrenten en andere externe ontwikkelingen. Budgetverantwoordelijken worden zo uitgenodigd om hun strategieën continu aan te passen aan de gewijzigde marktsituatie. Hierdoor ontstaat een constante dialoog met de directie. Die kan dan ieder kwartaal een oordeel uitspreken over de resultaten en over de voorgestelde actualisaties.