7.1 Activity based budgeting (ABB)

activiteitenanalyse

werkelijk 
gebruik

Bij activity based budgeting wordt via activiteitenanalyses een causaal verband gelegd tussen indirecte kosten en kostenobjecten, zoals eindproducten of klanten. Dit verband is nodig door de sterke groei van indirecte kosten (zoals IT, kantoor en stafafdelingen), die onbeheersbaar dreigden te worden. Door indirecte kosten op basis van werkelijk gebruik door te belasten aan hun gebruikers, worden die kosten inzichtelijk en beheersbaar. Deze gebruikers moeten immers een afweging maken of ze de doorbelaste kosten wel willen of kunnen dragen. Met activity based costing berekent u de kostprijzen van de bedrijfsactiviteiten.

Open discussie

doorbelasten

Met ABB worden kosten met verrekentarieven doorbelast aan hun gebruikers, zodat deze goed gaan nadenken over hun werkelijk gebruik. Budgetteren verandert hierdoor van een politiek onderhandelingsproces tussen de directie en hoofden van indirecte afdelingen (gebaseerd op macht) in een open discussie tussen klanten en dienstverleners.

7.1.1 Operationele planning

verwachte vraag

interviews

capaciteit

Bij ABB wordt het budgetproces in vijf stappen doorlopen. Het begint met de stappen van de operationele planning, die later vertaald worden in financiële gevolgen:

In de operationele ‘loop’ van activity based budgetting (ABB) wordt dus alleen gerekend met aantallen en niet met geld.

7.1.2 Financiële planning

verrekenprijs

inkrimping

complicatie

In de financiële fase van ABB worden de financiële gevolgen van de operationele loop doorgerekend. Er wordt een verrekenprijs berekend op basis van de verwachte totale afname. Vervolgens vernemen de (vaak interne) klanten deze prijs en bepalen of en hoeveel zij willen afnemen. Vervolgens wordt een financieel totaalbeeld gemaakt. Hierbij zullen onvermijdelijk problemen optreden:

• De vraag van gebruikers naar diensten en leveringen is bekend en dat kan capaciteitsuitbreiding of -inkrimping betekenen. Soms is dit niet op korte termijn mogelijk, vanwege langlopende contracten. Dan beslist de directie.
• Een tweede mogelijke complicatie treedt op als gebruikers hun verwachte vraag niet kunnen inschatten.

Met ABB bepaalt u dus budgetten op basis van verwacht gebruik van diensten; vaste kosten worden flexibel gemaakt.