8.3 Workspace App
alleen-lezen
De Workspace App is een kopie van de werkruimte met als belangrijkste verschil dat deze omgeving alleen-lezen is. Voor de app kunt u opnieuw aangeven wie er toegang moet krijgen. Dit kunnen dus andere mensen zijn dan de gebruikers die toegang hebben tot de werkruimte. Zo kunt u bijvoorbeeld een hele organisatie, beveiligingsgroepen en individuele e-mailadressen toegang geven.
eindgebruiker
filteren
De app is bedoeld voor de eindgebruiker. Dit zijn de personen die het rapport of dashboard willen inzien, maar geen bewerkingen uitvoeren in het rapport. Uiteraard kan de eindgebruiker het rapport wel beïnvloeden door bijvoorbeeld te filteren of te klikken op een visual. Zij hebben echter geen toegang tot de achterliggende datasets en kunnen verder geen permanente aanpassingen uitvoeren.
8.3.1 Het aanmaken van een app
Ga voor het aanmaken van een app naar de werkruimte die u wilt delen met uw eindgebruikers. Klik vervolgens op de knop ‘Create app’ rechts bovenaan het scherm. U kunt dan diverse zaken instellen voordat u de app publiceert.
8.3.2 Setup
verwijzing
U kunt de naam van de app aanpassen door te klikken op ‘Setup’. Deze titel krijgt de eindgebruiker ook te zien. U kunt ook een verwijzing naar een uitlegpagina opnemen onder ‘Support Site’. Onder ‘Contact Information’ kunt u aangeven welke naam/e-mailadres getoond moet worden als contactpersoon. Eindgebruikers die vragen hebben weten dan bij wie ze terechtkunnen.
8.3.3 Navigation
tabblad- structuur
Het is mogelijk om extra menu-items (1) toe te voegen en de volgorde van uw tabbladstructuur te wijzigen (2) of tabbladen (3) te verbergen. U kunt bijvoorbeeld ook een link naar een instructievideo opnemen als extra menu-item. In tegenstelling tot Power BI Desktop worden de tabbladen getoond als menu aan de linkerzijde van het scherm.
8.3.4 Permissions
groepen
Azure AD
automatisch
Onder Permission kunt u aangeven wie als eindgebruiker toegang heeft tot de inhoud van de app (1). U heeft de keuze om groepen, individuele personen of iedereen toegang te geven (Entire Organization). Groepen zijn speciale lijsten die u kunt aanmaken vanuit Azure AD beveiligingsgroep en distributielijsten of op basis van Microsoft 365 Groups. Gebruikers die toegang hebben tot de werkruimte, krijgen automatisch toegang tot de app. Deze hoeft u dus niet apart uit te nodigen.
kopie maken
zichtbaar
Schakel de optie onder ‘Allow everyone who has app access to’ (2) uit, als u niet wilt dat deze gebruikers eigen rapporten kunnen maken op basis van de onderliggende datasets. Met deze optie kunnen gebruikers zelf een kopie van het rapport maken en plaatsen in de My Workspace-omgeving of in een gedeelde werkruimte waar men toegang toe heeft. Het is aan te raden om de optie ‘Install this app automatically’ (3) aan te vinken. Hiermee hoeven de eindgebruikers geen extra stap te doorlopen om de app zichtbaar te krijgen.
8.3.5 Welke onderdelen publiceren?
niet publiceren
Als u alle instellingen heeft doorlopen, kunt u de app publiceren door op de knop ‘Publish App’ (4) te klikken. Alle rapporten en dashboards die aanwezig zijn in de werkruimte worden toegankelijk voor de eindgebruikers. Eventueel kunt u ervoor kiezen om bepaalde rapportages nog niet te publiceren in de app-omgeving, bijvoorbeeld omdat deze nog in ontwikkeling zijn. U gaat hiervoor naar de werkruimte en zet onder het kopje ‘Include in app’ de schakelaar op ‘Yes’.