2.5 Power BI versus Excel

vervanging

budget

Misschien vraagt u zich af of Power BI een vervanging is van Excel. Het antwoord hier op is ja en nee. De flexibiliteit waarmee u in Excel de invoer van bepaalde input kunt wijzigen, zoals het invoeren van een budget, ontbreekt op dit moment in Power BI. Met behulp van externe hulpmiddelen zoals Power Apps en Sharepoint-lijsten kunt u er wel voor zorgen dat gebruikers input kunnen leveren.

De flexibiliteit die Excel heeft, is tegelijkertijd een nadeel en een valkuil. U zult ongetwijfeld weleens hebben meegemaakt dat een Excel-bestand niet meer werkt, omdat iemand per ongeluk een onbedoelde wijziging had aangebracht.

Formules

foutgevoelig

Een ander groot nadeel van Excel is dat de formules veelal doorgetrokken moeten worden als u een nieuw bereik wilt bepalen, omdat er nieuwe data beschikbaar zijn. Dit is tijdrovend en bovenal foutgevoelig. Power BI kent alleen rij- en kolomverwijzingen bij formules.

Werken met grote hoeveelheden

Power 
Query editor

handmatig

Hoewel Excel sinds 2016 standaard de Power Query editor- functionaliteit heeft, worden nog veel rapportages in Excel zonder deze editor gemaakt. Dit betekent dat het opschonen en toevoegen van nieuwe data (bijvoorbeeld voor het genereren van maandrapportages) veel handmatige acties vereist. Dit is foutgevoelig en neemt kostbare tijd in beslag.

Rekenkracht

laadtijd

Daarnaast zult u merken dat de rekenkracht van Power BI efficiënter is. Dit is vooral het geval als u werkt met databronnen die miljoenen rijen bevatten. In zulke gevallen heeft Excel langere laadtijden en meer rekenkracht nodig. Hierdoor moet u langer wachten tot een bewerking is uitgevoerd of het rapport is geladen. Bij Power BI zult u altijd de Power Query editor moeten gebruiken om de data in te laden. In hoofdstuk 4 kunt meer hierover lezen.

Het visualiseren

PowerPoint

Omdat Excel werkt met een structuur die gebaseerd is op cellen, kost het relatief veel moeite om een goed ogend dashboard te ontwikkelen. Power BI werkt met een canvas en lijkt daarmee veel meer op PowerPoint. U zou kunnen stellen dat Power BI ook wel PowerPoint is voor uw data. Naast een mooi ogende dashboard is het aanmaken van draaitabellen en grafieken in Power BI erg gebruikersvriendelijk.

Toegangsbeheer data en rapportages

online 
omgeving

beheren

Als u met Excel werkt en de rapportages in Excel deelt, zult u bestanden per e-mail of in een gedeelde map opslaan. Er is geen eenvoudige manier om een ‘alleen-lezen’-gedeelte te creëren. Het voordeel van Power BI is dat u gebruikers toegang kunt geven tot een kopie van het rapport in een online omgeving. Zij hebben geen directe toegang tot de data en kunnen niet bij het oorspronkelijk rapport. Daarnaast kunt u het datamodel centraal beheren en hergebruiken, waardoor u meerdere rapporten kunt ontwikkelen op basis van hetzelfde uitgangspunt (Single Source of Truth-principe).