1.2 Afhandeling uitdiensttreding
een goed einde
Bij het vertrek van een werknemer komt uiteraard meer kijken dan alleen de arbeidsrechtelijke regels over hoe de arbeidsovereenkomst tot een goed einde komt. Zo moet u een eindafrekening maken en zijn er diverse praktische aandachtspunten.
Stille aftocht of groots afscheidsfeest?
vanuit de organisatie
Het afscheid van een werknemer op zich vraagt ook om aandacht. Hoe worden bijvoorbeeld de collega’s geïnformeerd over het vertrek van de werknemer? En wordt er vanuit de organisatie iets voor hem georganiseerd of gekocht? Eén en ander kan afhangen van de verstandhouding met de werknemer, hoelang hij al in dienst was bij uw onderneming en wat de reden is van zijn vertrek. Bedenk dat een afscheidscadeau of -feest voor u ook een fiscaal aandachtspunt met zich meebrengt!
Financieel
correct verwerken
vergoeding
Als een werknemer uw organisatie verlaat, krijgt u met diverse financiële aandachtspunten te maken. Zo moet u niet alleen berekenen op hoeveel loon de werknemer nog recht heeft, denk ook aan nog openstaande vakantiedagen die u moet uitbetalen of aan een lening of studiekosten die de werknemer u mogelijk moet terugbetalen. Al deze zaken moet u natuurlijk ook correct verwerken voor de loonheffingen, net zoals een eventuele transitie- of andere vertrekvergoeding die de werknemer vanwege zijn vertrek bij uw onderneming ontvangt. In paragraaf 10.1 wordt de eindafrekening bij uitdiensttreding uitgebreid behandeld.
Administratief
juiste manier
U zult het einde van het dienstverband met een werknemer op de juiste manier in de aangifte loonheffingen moeten opnemen. Verder moet u diverse instanties op de hoogte stellen van het vertrek van de werknemer, zoals de pensioenuitvoerder van uw organisatie en de verzekeringsmaatschappij (zie ook paragraaf 10.2).
stopzetten of overzetten
Bedenk ook dat als er bepaalde abonnementen op naam van de werknemer via uw organisatie liepen – zoals een krant of vakliteratuur – u die moet (laten) stopzetten of op naam van een andere werknemer moet (laten) overzetten.
Uw fiscale bewaarplicht na uitdiensttreding
Let goed op welke gegevens u van de ex-werknemer moet of mag weggooien. Bedenk dat uw bewaarplicht ook doorloopt na eventueel vervallen van uw inhoudingsplicht!
zeven jaar
Voor de zogeheten basisgegevens zoals de loonadministratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar na verlies van actualiteitswaarde. Zaken als de door de werknemer aangeleverde gegevens voor de loonheffingen, kopie van het identiteitsbewijs en aangeleverde beschikkingen moet u minstens vijf jaar na het kalenderjaar van uitdiensttreding bewaren. En speciale bedingen zolang ze van kracht zijn.
zo snel mogelijk verwijderen
Persoonsgegevens die u niet meer nodig heeft en die niet onder de bewaarplicht vallen, moet u zo snel mogelijk uit uw administratie verwijderen. En zaken als de officiële administratie rond het ontslag, het contract en wijzigingen daarop, verslagen van functioneringsgesprekken en verzuimgegevens mag u hooguit twee jaar na einde dienstverband bewaren. Dit mag langer na toestemming van de werknemer of in het belang van een lopende rechtszaak.
Praktisch
inleveren
toegang opgeheven
Bij het vertrek van een werknemer spelen ook diverse praktische zaken. Denk bijvoorbeeld aan het moeten inleveren van de sleutel of toegangspas tot het bedrijfsgebouw en parkeergarage, eventuele parkeerkaart en creditcard van de zaak. Of denk aan het moeten inleveren van de mobiele telefoon, laptop of auto (eventueel inclusief tankpas) die de werknemer van uw onderneming ter beschikking had. Als de werknemer de auto van de zaak mag blijven gebruiken of die voordelig van uw organisatie overneemt, is het aan u om dit fiscaal juist te verwerken! Ook moet de toegang van de werknemer tot uw applicaties worden opgeheven. En bedenk hoe wordt omgegaan met e-mail of post die na zijn vertrek nog voor hem binnenkomt. Zorg dat de afspraken rond dit soort zaken duidelijk zijn voor alle betrokken partijen.
Getuigschrift voor vertrekkende werknemer
alleen op verzoek
Het kan zijn dat u een getuigschrift voor de werknemer moet opstellen. Dit is alleen nodig op zijn verzoek. De werknemer kan hier tot een halfjaar na vertrek om vragen. In een getuigschrift moet in elk geval het volgende staan:
- welke periode de werknemer bij u heeft gewerkt;
- wat zijn arbeidsduur per dag of week was;
- wat de aard van zijn werkzaamheden was.
niet te positief of negatief
Alleen als de werknemer erom vraagt, moet u in het getuigschrift ook vermelden hoe hij heeft gefunctioneerd en hoe het dienstverband is geëindigd. Verder kan de werknemer u vragen om verbeteringen of aanvullingen aan te brengen. Zorg dat u het getuigschrift niet te positief of negatief insteekt. U kunt namelijk schadeplichtig worden als de werknemer of zijn nieuwe werkgever hierdoor schade lijdt. Op Rendement.nl/salarisdossier vindt u een handige maatwerkbrief voor het opstellen van een getuigschrift.