2.3 Organisatie van de vereniging
gekozen leden
aftreden en benoeming
Het bestuur van de vereniging wordt gevormd door gekozen leden. Het bestuur van een stichting wordt vanuit het bestuur benoemd (zie hoofdstuk 3). In de statuten moet een duidelijke regeling staan over de manier van aftreden en benoeming van de bestuurders. De statuten van de vereniging kunnen bijvoorbeeld bepalen dat er buiten de leden ook externe bestuurders mogen worden benoemd.
2.3.1 Benoeming en ontslag bestuur
lidmaatschap
stemming
De algemene ledenvergadering benoemt het bestuur van de vereniging. Met het lidmaatschap van de vereniging krijgen de leden ook stemrecht. Alle leden moeten de mogelijkheid hebben om aan de stemming deel te nemen. Als andere personen dan de leden via de statuten het recht krijgen om één of meer bestuursleden te benoemen, dan moet het aantal bestuurders dat op deze wijze kan worden gekozen minder zijn dan de helft. Bovendien moeten die personen deel uitmaken van een ander bestaand orgaan van de vereniging.
Stemrecht belangengroepen
belangen-groepen
bindende voordracht
In de statuten kan worden opgenomen dat een specifiek orgaan hiervoor kan worden opgericht, waarin die personen zijn verenigd. Hiermee kunnen bijvoorbeeld aan de vereniging gelieerde belangengroepen stemrecht krijgen, zonder formeel lid te hoeven zijn. Ook kan door een belangengroep een bindende voordracht voor de bezetting van een bestuurspost worden gedaan. Die voordracht kan de ledenvergadering met een tweederdemeerderheid afstemmen.
U kunt in de statuten bepalen dat voor de rechtsgeldigheid van een besluit een minimaal aantal leden aanwezig moet zijn. Dit is het zogeheten quorum. Dit quorum mag weer niet groter zijn dan twee derde van het totaal aantal leden van de vereniging.
Ontslag bestuur
ontslag
functioneren
gekwalificeerde meerderheid
Het orgaan dat de bestuurder heeft benoemd, kan hem ook weer ontslaan. Dit zal in de meeste gevallen ook weer de algemene ledenvergadering zijn. Bij grote verenigingen met afzonderlijke afdelingen kunnen de statuten bepalen dat deze afdelingen ieder één bestuurslid mogen benoemen en dus ook weer ontslaan. Dit geldt dan alleen voor hun eigen bestuurslid. Wettelijk kan de algemene ledenvergadering een bestuurder zonder opgave van redenen ontslaan. De bestuurder moet zich wel, schriftelijk of mondeling, kunnen verweren. De meest voorkomende reden is het niet goed functioneren of niet juist handelen van de betreffende bestuurder. In eerste instantie kan een goed gesprek met de betrokkene uitkomst bieden, waarbij de bestuurder de eer aan zichzelf houdt en ontslag neemt. Bij een ontslag bepalen de statuten vaak dat een gekwalificeerde meerderheid van stemmen is vereist.
Medebestuurders kunnen de algemene ledenvergadering verzoeken een bestuurder te ontslaan in verband met zijn onvoldoende functioneren. Ook dan heeft de betreffende bestuurder recht op verweer.
2.3.2 Bijeenroepen algemene ledenvergadering
bijeenroepen
huishoudelijk reglement
Als bestuur moet u minstens één keer per jaar de algemene ledenvergadering bijeenroepen om verantwoording af te leggen over het beleid in het afgelopen jaar. Ook de leden kunnen om een algemene vergadering verzoeken, met of zonder voorkennis van het bestuur. Meestal is hiervoor een minimumaantal stemgerechtigde leden voorgeschreven in de statuten of het huishoudelijk reglement.
schriftelijke uitnodiging
De wijze waarop u alle leden moet informeren over een komende vergadering moet vermeld staan in de statuten. Dit kan door middel van een advertentie in het clubblad of met een schriftelijke uitnodiging. Alleen bij uitzondering zal dit mondeling gebeuren. Ook hoelang van tevoren dit moet gebeuren, moet u opnemen in de statuten. De leiding van de bijeenkomst ligt meestal in handen van de voorzitter van de vereniging en de secretaris maakt de notulen.
2.3.3 Wijziging van de statuten
statuten-wijziging
tegenvoorstel
Het is verstandig in de statuten vast te leggen hoe u moet handelen bij een statutenwijziging. Bijvoorbeeld wat u moet doen in het geval dat leden tegenvoorstellen indienen of slechts akkoord zijn met een deel van de wijzigingen. Als u de wijziging openbaar moet maken, is het verstandig dat u in de statuten opneemt wat u moet doen als daar geen of onvoldoende tijd voor is. De wet zegt hier niets over en in de praktijk leidt dit vaak tot onenigheid onder de leden.
Oproep statutenwijziging
quorumeis
Wilt u de statuten wijzigen, dan moet de oproep minstens zeven dagen van tevoren bij de leden bekend zijn. De wijziging zelf moet minstens vijf dagen voor de algemene ledenvergadering ter inzage liggen voor de leden, bijvoorbeeld in het clubgebouw of op kantoor. Wettelijk moet er voor een statutenwijziging een meerderheid van twee derde van de aanwezige stemmen zijn, maar u kunt hier in de statuten van afwijken door een quorumeis vast te stellen.
Het is mogelijk dat u het wijzigen van de statuten in de statuten zelf uitsluit. Maar als alle leden het met een statutenwijziging eens zijn, is de wijziging wettelijk toch toegestaan. In dat geval moet het wel een unanieme beslissing zijn van een voltallig aanwezige ledenvergadering.
2.3.4 Huishoudelijk reglement
huishoudelijk reglement
taken en bevoegdheden
De meeste praktische zaken neemt u op in het huishoudelijk reglement. U kunt de regels met betrekking tot het reilen en zeilen van de organisatie tot in detail noteren. Het reglement is ook makkelijk te wijzigen, in tegenstelling tot de statuten. Er zijn weinig voorschriften voor het huishoudelijk reglement. In ieder geval moet het op schrift zijn gesteld en algemeen toepasbaar zijn voor alle leden. In het algemeen wordt het volgende in het reglement opgenomen:
- de specifieke rechten en plichten van leden;
- de procedure op de algemene ledenvergadering;
- de taken en bevoegdheden van het bestuur;
- het doel en de samenstelling van commissies.
royement
De regelingen die u hierin opneemt, zijn bindend voor het bestuur en de leden. U kunt verder bepalen of een lid contributie moet betalen, wie actief stemrecht heeft, hoe het reglement gewijzigd kan worden, wat de activiteitencommissie doet, welke taak een bestuurslid voor externe contacten heeft en hoe een lid geschorst of zelfs geroyeerd kan worden.
Wel is het zo dat een genomen besluit dat in strijd is met het reglement door de rechter kan worden vernietigd, tenzij dit weer in strijd is met de redelijkheid en billijkheid.
Decharge van penningmeester
In het reglement staat dat een penningmeester aanwezig moet zijn bij de algemene ledenvergadering om decharge te kunnen krijgen. De dag voor de vergadering krijgt hij echter een ongeluk en belandt in het ziekenhuis. Tijdens de vergadering stelt de voorzitter toch voor om decharge aan hem te verlenen, gezien het feit dat de administratie er keurig uitziet. De kascommissie bevestigt dat alles klopt. In feite handelt de algemene vergadering in strijd met het reglement en zou er om vernietiging van de verantwoordelijkheid gevraagd kunnen worden. Gezien het feit dat de penningmeester niet aanwezig kon zijn en hij zijn taken goed had volbracht, zal een rechter hier alleen niet snel toe overgaan.
Afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw vereniging kunt u het reglement uitbreiden of beperkt houden. Het is uw keuze wat u wilt regelen en wat niet. In het reglement kunt u het aantal commissies opnemen die het bestuur bijstaan bij de gang van zaken binnen de vereniging.
2.3.5 Commissies en werkgroepen
kascommissie
Voor bepaalde taken kunt u een commissie of werkgroep instellen. Dit kunnen voorbereidende, adviserende of praktische taken zijn. Afhankelijk van de taak ligt de eindverantwoordelijkheid bij het bestuur, de algemene ledenvergadering of de RvT. Belangrijk is dat u de taak van de commissie of werkgroep goed omschrijft en duidelijk aangeeft wie de ‘opdrachtgever’ is. Er zijn tijdelijke commissies – voor het organiseren van een jubileum en dergelijke – en vaste commissies, zoals de meest bekende commissie: de kascommissie. Veel taken in commissies worden door vrijwilligers gedaan. Voorbeelden van commissies en werkgroepen zijn:
- PR & communicatie;
- onderwijs en opleidingen;
- financiën;
- activiteitencommissie;
- ballotagecommissie;
- evenementencommissie;
- jeugdcommissie;
- technische commissie;
- werkgroepen voor bepaald onderzoek.