8.6 De algemene ledenvergadering
orgaan
In hoofdstuk 3 heeft u kunnen lezen dat de algemene ledenvergadering (ALV) zowel de aanduiding is van het meest centrale orgaan van de vereniging (waarin alle leden vertegenwoordigd zijn) als de letterlijke vergadering die het verenigingsbestuur minimaal één keer per jaar bijeen moet roepen. Planning en organisatie van de ALV (of jaarvergadering) vergen meer inspanning dan die van een bestuursvergadering. U moet meer mensen bij elkaar roepen en wellicht een grotere vergaderruimte regelen. Verenigingen doen vaak extra hun best om genoeg leden naar de ALV te trekken, bijvoorbeeld door extra activiteiten, kinderopvang of gastsprekers te regelen.
Het grote aantal aanwezigen tijdens de jaarvergadering doet ook een groter beroep op de voorzitter. Hij zal alle zeilen moeten bijzetten bij het bewaken van de tijd en het verdelen van de spreekbeurten onder de deelnemers.
8.6.1 Agenda ALV
begroting
Het verloop van de ALV en vooral de besluitvorming (stemmen) staan uitvoerig beschreven in hoofdstuk 3. Dit geldt ook voor de invulling van de agenda, waarvan de belangrijkste punten hieronder nog eens staan opgesomd. De volgende zaken kunnen aan de orde komen tijdens de jaarlijkse ALV:
- de verkiezing en herbenoeming van het bestuur;
- de wijziging of samenstelling van commissies (bijvoorbeeld de kascommissie voor het komende jaar);
- het gevoerde beleid in het voorbije jaar en het te voeren beleid in het komende jaar;
- het algemeen en financieel jaarverslag;
- het verslag van de kascommissie;
- de begroting voor het komende jaar met mogelijk moties van de leden;
- de wijziging van het huishoudelijk reglement;
- de vaststelling van de contributie en het inschrijfgeld.
Vergaderstukken
Let erop dat tijdens de jaarvergadering alle deelnemers moeten kunnen beschikken over de vergaderstukken. Het gaat dan in elk geval om de volgende stukken:
- het jaarverslag;
- de jaarrekening;
- de begroting.
Afwijken van de agenda?
agendapunten
zorgvuldigheid
In de praktijk komt het vaak genoeg voor dat tijdens de vergadering nieuwe agendapunten worden aangedragen. Dit is vaak niet te vermijden. Maar waak ervoor dat er over die nieuwe punten ook besluiten worden genomen. Hanteer als uitgangspunt altijd dat over punten die niet op de agenda staan in geen enkel geval een besluit kan vallen. Dit zou in strijd zijn met de zorgvuldigheid: er wordt dan immers geen rekening gehouden met wettelijke en statutaire termijnen.
Afwezig in de opsomming van agendapunten hierboven is het beruchte w.v.t.t.k., oftewel: wat verder ter tafel komt. Het is aan te raden om dit helemaal weg te laten. Meestal wordt dit agendapunt misbruikt om terug te komen op eerdere besluiten (en deze aan te vechten) of om nieuwe agendapunten aan te dragen.