8.4 De bestuursvergadering
fundament
Vergaderen is voor een bestuur een vast onderdeel van de werkzaamheden binnen de vereniging. De bestuursvergadering heeft als fundament drie belangrijke pijlers:
- informatie verstrekken;
- informatie vragen;
- besluiten nemen.
Het is verstandig om vergaderingen waarbij het bestuur of bepaalde bestuursleden aanwezig moeten zijn, ruim van tevoren vast te leggen, bij voorkeur gepland over een heel verenigingsjaar.
Wel of niet openbaar
ter inzage
Vergaderingen van het bestuur zijn in principe niet openbaar, tenzij het huishoudelijk reglement van uw vereniging daarover iets anders meldt. Zorg er in elk geval voor dat de agenda en de notulen van de bestuursvergadering voor alle leden ter inzage liggen. Dit maakt het bestuur transparant en voorkomt een kloof tussen leden en bestuur.
U kunt overwegen om bestuursvergaderingen (of delen daarvan) wel openbaar te maken. Dit vergroot de betrokkenheid van uw leden en kan ook bijdragen aan een betere aanwas van nieuwe bestuursleden.
Wie het bestuur ‘in actie’ ziet, is wellicht (sneller) bereid zich aan te melden als nieuw bestuurslid als de vraag zich op enig moment voordoet.
8.4.1 Agenda bestuursvergadering
structuur
In 8.1 is de agenda al even kort aan bod gekomen. Een goede vergaderagenda brengt structuur aan in het overleg met de medebestuursleden en bevat alle punten die tijdens dat overleg aan bod moeten komen. Daarbij kan ook de maximale tijdsduur per onderwerp worden aangegeven. Dit voorkomt dat discussies eindeloos voortduren of dat u belangrijke punten niet bespreekt tijdens de vergadering. Voor een gestructureerd overleg is het belangrijk om de vergaderagenda puntsgewijs af te werken.
De vaste opbouw van een bestuursvergadering
opbouw
Bestuursvergaderingen kennen meestal een vaste opbouw. Dat is niet voor niets. Deze volgorde zorgt meestal voor een vlot en besluitvaardig overleg:
8.4.2 Spelregels
toelichting
ventileren
reageren
afronden
Zonder een aantal spelregels is effectief vergaderen niet goed mogelijk. De voorzitter is de aangewezen persoon om erop toe te zien dat de deelnemers zich eraan houden. Als vergaderingen steevast ontaarden in aangelegenheden waarbij iedereen door elkaar schreeuwt, mensen zich niet aan de agenda houden of ruim de tijd nemen om hun standpunt kracht bij te zetten, is het tijd om de spelregels wat strenger te maken. Dit kan met het systeem van toelichten, ventileren, reageren en afronden:
- Toelichten: de voorzitter geeft eerst een toelichting. Wat is het probleem? Wat is het doel van de bespreking? Aan welke spelregels moet iedereen zich houden?
- Ventileren: deelnemers aan de vergadering krijgen één voor één spreekrecht van de voorzitter om hun mening te ventileren. De anderen luisteren in stilte toe en maken eventueel aantekeningen.
- Reageren: de voorzitter maakt een tweede ronde langs de deelnemers waarbij elke aanwezige kan reageren op de mening van de anderen. Ook hier luistert de rest toe.
- Afronden: de meningen en aangedragen oplossingen worden door de voorzitter samengevat in een afsluitende conclusie. Hij legt bovendien uit wat er met die conclusie gaat gebeuren.
Hoe lang vergaderen?
pauze
Deskundigen zullen u vertellen dat de meest effectieve vergaderduur anderhalf uur is. Daarna verliezen deelnemers steeds meer hun concentratie. Negentig minuten lijkt kort, maar de grens van negentig minuten kan wel helpen bij effectiever vergaderen. Probeer in elk geval de belangrijkste agendapunten in die anderhalf uur af te handelen. Las dan een korte pauze in en probeer de totale vergaderduur op niet meer dan tweeënhalf uur te houden. Een effectief instrument kan zijn om een vergaderpunt te laten voorbereiden door individuele bestuursleden.