8.1 De vergadering voorbereiden

ogisitiek

De voorbereiding van de vergadering is een taak van de voorzitter, in samenwerking met de secretaris. De voorzitter stelt het doel van de vergadering en de verschillende onderdelen ervan vast in een agenda; de secretaris verzorgt het administratieve gedeelte en logistieke traject: van het prikken van een datum tot het vaststellen en gereedmaken van de vergaderlocatie.

8.1.1 Vaststellen van datum, tijd en plaats

factoren

Stel ruim voor de vergadering een datum, plaats en tijd vast. U heeft dikwijls te maken met mensen met een volle agenda. Hoe eerder zij weten wanneer de vergadering plaats zal vinden, hoe groter de kans is dat zij aanwezig kunnen zijn. Kies in elk geval nooit blind voor een datum, maar houd rekening met de volgende factoren:

• Kan iedereen op de voorgestelde datum?
• Is iedereen in staat om op tijd de locatie te bereiken?
• Is de locatie beschikbaar op de voorgenomen datum en tijd?
• Valt de datum van vergaderen niet vlak voor of na een vrije dag?

Wat die laatste factor betreft: vrijdagavond vergaderen kán minder effectief zijn, omdat de deelnemers dan al met hun hoofd bij het weekend zijn. Dit neemt niet weg dat er onder deskundigen geen consensus bestaat over wat nu het beste vergadertijdstip is. Het lijkt vooral af te hangen van de deelnemers zélf: sommige mensen zijn in de ochtenduren scherp, maar er zijn ook mensen die in de avonduren het best functioneren.

8.1.2 Uitnodiging versturen

afmelden

Na vaststelling van de definitieve vergaderdatum, moet u de deelnemers uitnodigen met een officiële uitnodiging – in vergadertermen de convocatie. Hierin staat vermeld wie er deelnemen aan de vergadering, waar en wanneer er wordt vergaderd en wat het onderwerp is. Geef ook aan bij wie deelnemers zich eventueel kunnen afmelden. U kunt de agenda en eventuele stukken meteen meesturen, maar later verzenden kan ook. Die nazending is dan weer een (slimme) herinnering aan de vergadering. Meld wel duidelijk wanneer de ontvanger de agenda en de stukken uiterlijk mag verwachten en wacht er niet te lang mee.

8.1.3 Agenda opstellen

onderwerpen

voorbereiden

Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingen, is het opstellen van de agenda. De onderwerpen die tijdens de vergadering aan bod komen, moet u puntsgewijs opsommen. Zo kunnen deelnemers zich optimaal voorbereiden. Als er stukken bij bepaalde agendapunten horen, stuurt u deze uiteraard mee met de agenda. Ook dit moet ruim op tijd gebeuren, zodat iedereen zich voldoende kan voorbereiden. Immers, niet alleen de algemene voorbereiding moet in orde zijn, maar ook de deelnemers horen zich voor te kunnen bereiden.

8.1.4 Locatie

De stelregel is dat de voorzitter en de deelnemers tijdens de vergadering aan niets anders hoeven te denken dan aan de vergadering. Dit betekent dat de materiële voorbereiding in orde moet zijn. Er is (voldoende) te drinken, alle benodigde papieren zijn aanwezig en eventueel benodigde audiovisuele apparatuur is geregeld en werkt naar behoren.