8.2 De vergadering leiden

voorzitter

leider

eisen

De voorzitter opent de vergadering met een welkomstwoord, herinnert de deelnemers aan het doel van de samenkomst en doet huishoudelijke mededelingen. Het goede verloop van de vergadering hangt daarna voor een groot deel af van zijn kwaliteiten als leider. Hij zal de regie in handen moeten houden en tegelijkertijd voldoende ruimte moeten bieden aan de deelnemers. Zij verwachten van de voorzitter een actieve rol en hij mag aannemen dat hij daarvoor ook een mandaat heeft. De meeste mensen hebben daarom bij vergaderingen een voorkeur voor een sterke leiding van de voorzitter.

Eisen aan de voorzitter

Samengevat moet de voorzitter:

• consequent het vergaderproces bewaken;
• per agendapunt de doelstelling formuleren en inleiden;
• waar nodig een samenvatting of conclusie formuleren;
• besluiten en acties correct samenvatten;
• de tijd bewaken;
• de spreekbeurten redelijk onder de deelnemers verdelen;
• gesprekken en discussies in goede banen leiden;
• lastige situaties bezweren;
• deelnemers stimuleren;
• voorstellen doen;
• niet overmatig zelf aan het woord zijn;
• niet te veel de eigen zin doordrukken.