4.5 Verantwoordelijkheden en valkuilen

onduidelijk

onderscheid

aard

bevoegdheden

verantwoording

Een commissie instellen, betekent verantwoordelijkheden uit handen geven. Dit gaat niet altijd goed. In de praktijk maken verenigingen namelijk wel eens fouten bij het instellen van een commissie of zijn er onduidelijke afspraken gemaakt over het functioneren. Veel gemaakte fouten zijn:

• Er is geen duidelijk onderscheid tussen bestuurlijke verantwoordelijkheid en uitvoeringsverantwoordelijkheid.
• Het bestuur communiceert te weinig over de taken van een commissie en over de positie die de commissie binnen de organisatie van de vereniging inneemt.
• Het lukt de leden van een commissie niet om onderscheid te maken tussen hun rol als commissielid en de eventuele andere rollen die zij binnen de vereniging hebben.

Valkuilen vermijden

• Bedenk goed wat de aard van de commissie is. Het kan zijn dat er in feite sprake is van een gemengde vorm (leden en bestuursleden in één commissie). Leg in dat geval duidelijk vast wat de opdracht van de commissie is en welke taken en verantwoordelijkheden de commissie heeft.
• Kijk naar de bevoegdheden van de commissie. Mag de commissie alleen adviseren of kan de commissie ook zelf besluiten nemen, bijvoorbeeld op basis van een mandaat of een gedelegeerde bevoegdheid?
• Bepaal hoe en aan wie de commissie verantwoording moet afleggen.
• Overleg als bestuur regelmatig met de commissie over de stand van zaken.