U bent hier

De vereniging en haar leden
…
4. Taken delegeren aan commissies4.3 Soorten commissies
Voor De vereniging en haar leden

4.3 Soorten commissies

Laatst gewijzigd: mei 2021

delegeren

Bestuursleden kunnen hun taken in zo veel mogelijk deeltaken delegeren naar aparte commissies. De lijst is in principe onuitputtelijk, maar over het algemeen zijn ze te scharen onder één van de volgende vier soorten:

  • De uitvoeringscommissie: een commissie die verantwoordelijk is voor het regelen en de uitvoering van een bepaalde activiteit. Bijvoorbeeld een opleidingscommissie die cursussen en workshops organiseert voor de leden van de vereniging.

  • De ledencommissie: een commissie die zich volledig richt op het voorbereiden van verenigingsbesluiten en/of op het toezicht op bestuur. Bijvoorbeeld de kascommissie (zie elders in dit hoofdstuk).
  • De beleidsadviescommissie: een commissie die als taak heeft het bestuur te adviseren over het te voeren beleid op een bepaald terrein. Bijvoorbeeld de automatiseringscommissie die adviseert over de aanleg van de digitale infrastructuur van de vereniging.
  • De bestuurlijke commissie: een commissie die gevormd wordt door verschillende bestuursleden, eventueel aangevuld met externe deskundigen zoals een jurist of accountant. Zulke commissies voeren specifieke bestuurlijke taken uit. Bijvoorbeeld de bestuurlijke commissie die zich bezighoudt met het opstellen van het jaarverslag.

    • Voorbeelden van commissies

    budget

    jeugd

    Bekende andere voorbeelden van verenigingscommissies zijn de volgende:

    • Accommodatiecommissie: regelt alle zaken die met het onderkomen van uw vereniging te maken hebben, zorgt voor het onderhoud, beheert het materiaal dat daarvoor is bestemd en controleert het budget. Sportclubs hebben meestal een materiaalcommissaris die niet alleen verantwoordelijk is voor het clubhuis, maar ook voor de conditie van de sportvelden.
    • Sponsorcommissie: zet zich in voor de werving van nieuwe sponsors, onderhoudt contacten met bestaande sponsors en behartigt de belangen van uw vereniging in het (lokale) bedrijfsleven.
    • Jeugdcommissie: adviseert het bestuur over alle zaken die met de jeugd in de vereniging te maken hebben, zorgt voor de uitvoering van het jeugdbeleid en begeleidt nieuwe jeugdleden.
    • Barcommissie: is verantwoordelijk voor het bijhouden van de voorraad, stelt prijzen vast van de consumpties voor de leden, registreert de inkoop, controleert of deze klopt ten opzichte van de verkoop, deelt de bardiensten in en stelt het alcoholbeleid op.
    • Opleidingscommissie: geeft, gevraagd en ongevraagd, advies over opleidingen voor leden aan het bestuur, bewaakt de kwaliteit van de opleidingen uit het programma van de vereniging en draagt zorg voor trainingen en workshops voor leden.

    De lijst kan nog worden aangevuld met een jubileumcommissie, ledencommissie, ballotagecommissie, marketingcommissie et cetera.

    decharge

    De wettelijk verplichte kascommissie mag alleen door de algemene ledenvergadering worden benoemd. Ontslag van de kascommissie of een kascommissielid door het bestuur is dus niet mogelijk. Zie paragraaf 4.3.1.

    4.3.1 De kascommissie

    balans

    inlichtingen

    Hoewel het Nederlandse wetboek niet letterlijk rept van een ‘kascommissie’, is een vereniging wettelijk verplicht een commissie in het leven te roepen die ‘de balans en de staat van baten en lasten’ onderzoekt en over haar bevindingen verslag uitbrengt aan de algemene ledenvergadering. Het Burgerlijk Wetboek voegt daar aan toe (Boek 2, artikel 48:2): ‘Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen’.

    Taken

    controleren

    verslag

    Deze verplichte commissie – algemeen aangeduid als een kascommissie – heeft dus zeer belangrijke taken. Leden van de kascommissie (minimaal twee, zoals wettelijk voorgeschreven):

    • controleren de financiële administratie van de vereniging, op een dusdanige manier dat zij kunnen oordelen over de opgestelde balans en exploitatierekening over het voorbije boekjaar;
    • brengen verslag uit van het verrichte onderzoek aan de algemene ledenvergadering;
    • adviseren over het vaststellen van de balans en de exploitatierekening.

    Het is prettig als de kascommissie, naast haar wettelijk vastgelegde taken, ook in staat is om het bestuur en de algemene ledenvergadering te adviseren over belangrijke financiële aangelegenheden.

    Decharge

    Een kascommissie doet dus méér dan geld tellen en nagaan of de penningmeester alle contributies heeft geïnd. Een goede commissie verricht diepgravend onderzoek, iets wat alleen mogelijk is als zij de beschikking krijgt over alle boeken, documenten en notulen. Waar het uiteindelijk om gaat, is dat de commissieleden kunnen beoordelen of de algemene ledenvergadering aan het bestuur decharge kan verlenen voor het gevoerde beleid. In dat geval (zie ook het voorgaande hoofdstuk) wordt het bestuur ontslagen van interne aansprakelijkheid.