6.2 De functioneringscyclus
plannen maken
De POP-cyclus van voortgangs- en evaluatiegesprekken lijkt sterk op de ‘traditionele’ functioneringscyclus die een deel van de organisaties nog altijd uitvoert. Leidinggevenden houden bijvoorbeeld twee keer per jaar gesprekken met al hun teamleden. In het ene gesprek maken ze plannen voor het komend jaar, in het andere evalueren ze de voortgang van de afgelopen tijd. Het ligt voor de hand om de POP-gesprekken in deze cyclus in te bedden, maar dit heeft in de praktijk zowel voordelen als nadelen.
6.2.1 Inhoudelijke overeenkomsten
focus
Feitelijk heeft een leidinggevende het natuurlijk zowel bij een functioneringsgesprek als bij een POP-gesprek over het functioneren van de werknemer. Toch ligt de focus anders. Bij het POP gaat het om een ontwikkeling met één gericht doel. Bij het functioneringsgesprek gaat het over het gehele functioneren van de werknemer in zijn huidige baan.
Onderscheid
voorbereiden
Het is belangrijk om dit onderscheid duidelijk te maken als je deze twee gesprekken in één keer wilt laten voeren. Maak bijvoorbeeld van de voortgang van het POP-traject een apart onderdeel in het functioneringsgesprek. Vraag de werknemer ook vooraf om dit apart voor te bereiden.
Zorg je niet voor een goede afbakening en aparte voorbereiding, dan is de kans groot dat het ondergesneeuwd raakt tussen alle andere zaken waar de leidinggevende het nodig over moet hebben. Zo loop je het risico dat de begeleiding van het POP-traject alsnog te wensen overlaat.
6.2.2 Tijdsinvestering
twee vliegen
snel en voordelig
langer duren
Door POP-gesprekken deel uit te laten maken in de functioneringscyclus, sla je natuurlijk twee vliegen in één klap. Die functioneringsgesprekken (of voortgangsgesprekken) worden toch al gevoerd. Een leidinggevende hoeft dan voor het POP geen apart gesprek in te plannen en geen extra tijd te investeren in de voorbereiding. Snel en voordelig! Maar verkijk je hier niet op. Het deel van het gesprek dat over het POP gaat, vergt van de werknemer én van de leidinggevende alsnog een zorgvuldige voorbereiding. Bovendien is het belangrijk dat er binnen het gesprek voldoende tijd wordt uitgetrokken voor het POP. Het is dus mogelijk dat de gesprekken wat langer duren dan normaal gesproken.
Rekensommetje van de tijdsbesteding
voorbereidingstijd
Stel, een leidinggevende begeleidt 15 werknemers. Hij voert met ieder van hen in ieder geval twee POP-gesprekken van een uur per jaar. Bovendien is hij aan ieder gesprek nog een uur voorbereidingstijd kwijt. De begeleiding van POP-trajecten kost hem dan in ieder geval 4 × 15 = 60 uur per jaar. En dan zijn eventuele tussentijdse gesprekken nog niet eens meegerekend. Het kan dus aanlokkelijk zijn om deze gesprekken onder te brengen bij de functioneringscyclus, die hem mogelijk ongeveer evenveel tijd kost. Bedenk uiteraard wel dat daardoor de voorbereiding én de gesprekken waarschijnlijk langer duren. Stel dat de leidinggevende aan zowel voorbereiding als gesprek nu anderhalf uur kwijt is. Dan kosten de gecombineerde gesprekken per jaar alsnog 90 uur.
6.2.3 Aansluiting bij tijdspad POP
inplannen
tussentijds
Een ander punt is dat de planning van POP-gesprekken om aandacht vraagt. Deze gesprekken zullen in de praktijk lang niet altijd aansluiten bij de tijdstippen van de functioneringsgesprekken. Als er periodiek gesprekken zijn voor het POP, zal dit weinig problemen opleveren. De leidinggevende kan deze netjes gelijk inplannen met de functioneringsgesprekken. Is er een voorkeur voor een hogere frequentie van POP-gesprekken, dan kunnen er altijd tussentijds één of meer aparte POP-gesprekken ingepland worden.
wringen
Wil je de POP-gesprekken liever laten aansluiten bij specifieke stappen of fasen in het ontwikkelingsplan, dan wordt een aansluiting bij functioneringsgesprekken lastig. Deze worden immers vaak periodiek ingepland. De samenvoeging van de gesprekken kan dan wringen, waardoor de POP-bespreking niet het gewenste resultaat heeft.
Je kunt dit probleem misschien ondervangen door voldoende gelegenheid te creëren voor tussentijdse voortgangsgesprekken over het POP. Dan is het wel weer mogelijk dat een leidinggevende weinig te bespreken heeft over het POP bij een functioneringsgesprek.