7.3 Betrokken partijen
Als het gaat om privacyaspecten tijdens het re-integratietraject, zijn er verschillende partijen die een rol spelen. Niet iedere partij mag dezelfde informatie verzamelen, verwerken of delen.
7.3.1 De bedrijfsarts of arbodienst
begeleiding
Een gecertificeerde arbodienst, waarbij een geregistreerde bedrijfsarts werkzaam moet zijn, is een instelling die onder meer de taak heeft om de werkgever te helpen bij begeleiding van zieke werknemers.
Informatie
voortgang
De arbodienst verwerkt veel informatie over de gezondheid van zieke werknemers. Het gaat daarbij onder andere om informatie over de aard en de oorzaak van de ziekte, de voortgang van de behandeling en (privé)omstandigheden die van invloed zijn op de re-integratie van de werknemer.
Actieplan bij langdurig verzuim
frequent kort verzuim
Is er naar verwachting van de arbodienst sprake van dreigend langdurig ziekteverzuim, dan is het zaak dat de werkgever binnen zes weken een oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst ontvangt over het ziektegeval. Een oordeel van de bedrijfsarts is ook vereist wanneer na zes weken blijkt dat de ziekte alsnog dreigend langdurig is of als het frequent kortdurend verzuim betreft. Verder is in de wet vastgelegd dat de werkgever ervoor zorgt dat de bedrijfsarts of arbodienst de werknemer regelmatig hoort over het verloop van de ziekte en dat de werkgever een oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst vraagt als dit noodzakelijk is om het plan van aanpak bij te stellen.
Beperken
grondslag
De bedrijfsarts of arbodienst moet zich hierbij beperken tot de gegevens die de werkgever nodig heeft om een beslissing te kunnen nemen over loondoorbetaling en verzuimbegeleiding of re-integratie van zieke werknemers. De juridische grondslag voor de verwerking is immers de wettelijke taak die aan de bedrijfsarts of arbodienst – de verwerkingsverantwoordelijke – is opgedragen. De verwerking zal dus binnen de grenzen van het vervullen van die wettelijke taak moeten blijven.
7.3.2 Gegevensverstrekking
arbeidsongeschikt
De bedrijfsarts of arbodienst mag aan de werkgever de volgende gegevens over de gezondheid van de langdurig zieke werknemer verstrekken:
- de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
- de verwachte duur van het verzuim;
- de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
- eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
Niet noodzakelijk
Alle overige gegevens over de gezondheid van werknemers zijn voor de werkgever niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting, noch voor de re-integratie en verzuimbegeleiding.
subjectief
situationeel
Deze gegevens vallen dan ook onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag deze gegevens niet aan de werkgever verstrekken. Het gaat onder meer om de volgende gegevens:
- diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
- eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
- gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d.;
- overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden;
- verhuizing, overlijden partner of scheiding.
7.3.3 Toestemming
arbeidsrelatie
Een organisatie moet met het gebruik van toestemming als grondslag voor gegevensverwerking in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend omgaan. Toestemming die een werknemer heeft gegeven met het oog op de verwerking van persoonsgegevens kan hij op ieder moment intrekken. Het gevolg daarvan is dat de verwerking moet worden gestaakt. Grote kans dat de gegevens dan moeten worden gewist.
In vrijheid gegeven
instemming
Daarnaast eist de AVG dat de toestemming in vrijheid is gegeven. Als een werknemer (mogelijk) het gevoel heeft dat hij toestemming niet kan of mag weigeren is zijn instemming niet in vrijheid gegeven.
De bewijslast ligt altijd bij de werkgever: deze zal moeten aantonen dat de werknemer zonder enige vorm van dwang heeft ingestemd met de verwerking van zijn persoonsgegevens.
Negatieve gevolgen
consequenties
Soms zijn er geen negatieve gevolgen te verwachten voor de werknemer, of heeft deze juist voordeel bij het doorgeven van de gegevens. Het is essentieel dat de werknemer de consequenties van de door hem gegeven toestemming kan overzien. Hierbij geldt dat de werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer zich van eventuele consequenties bewust is geweest.
Uitzonderingen bevestigen de regels
expliciet vragen
Er zijn enkele uitzonderlijke situaties denkbaar waarin de bedrijfsarts op grond van toestemming van de zieke werknemer gegevens over zijn gezondheid aan de werkgever kan verstrekken. Bijvoorbeeld als de werknemer zelf expliciet vraagt om de werkgever te laten weten dat hij met COPD kampt en wat de werkgever moet doen in noodsituaties.
7.3.4 Gegevensverstrekking aan UWV
taakuitvoering
De bedrijfsarts of arbodienst is wettelijk verplicht om op verzoek van UWV gegevens van de zieke werknemer te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van UWV. Om de persoonsgegevens van de zieke werknemer te beschermen, mag de bedrijfsarts of arbodienst alleen (strikt) noodzakelijke gegevens over de gezondheid verstrekken.